Importer des documents par e-mail : automatiser les pièces jointes

Importer des documents par e-mail consiste à raccorder une fois les boîtes mail appropriées de votre entreprise. À partir de ce moment, les pièces jointes reçues, telles que factures, bons de livraison ou contrats, rejoignent automatiquement le classement documentaire. Les opérations manuelles consistant à enregistrer, renommer et classer la pièce jointe disparaissent ; la réception courante des documents devient un domaine de travail pris en charge. documents ouvre ainsi la porte à la mémoire de connaissances commune : les nouveaux justificatifs suivent un canal fiable au lieu de finir comme fichiers isolés dans plusieurs boîtes de réception.

Pourquoi la boîte mail constitue souvent une lacune documentaire

De nombreux justificatifs commerciaux arrivent aujourd’hui par e-mail et y restent facilement. Or une boîte mail n’est pas un classement documentaire : les pièces jointes ne font pas partie des archives communes et doivent être recherchées dans de longs échanges. Des messages peuvent être supprimés et des boîtes fermées lors du départ d’un collaborateur. Pour automatiser le classement des justificatifs, la réception courante par e-mail constitue donc un premier domaine de travail clairement délimité.

Configurer l’importation

Dans webRichtung documents, vous raccordez l’importation par e-mail en trois étapes :

1. Raccorder la boîte mail dans laquelle arrivent les documents concernés.
2. Définir la réception courante : préciser clairement quels justificatifs doivent rejoindre le classement.
3. Vérifier le résultat : les nouvelles pièces jointes arrivent ensuite dans documents et y sont traitées.

Vous pourrez ajouter ultérieurement les fonds existants par téléversement ou traitement par lots. La réception courante est prioritaire : une fois la règle définie, documents prend en charge ce travail récurrent et conserve le résultat dans le classement. La première étape reste ainsi étroitement limitée. Vous n’avez pas à nettoyer l’ensemble des archives ni à modifier simultanément plusieurs canaux avant que la nouvelle force de travail ne soit utile au quotidien.

Ce qui est importé et ce qui ne l’est pas

• L’importation porte en premier lieu sur les documents joints transférés de la boîte mail vers le classement.
• La réception courante suit la règle définie plutôt qu’un classement manuel quotidien.
• Les documents importés rejoignent l’espace de travail et y poursuivent leur traitement.

Les justificatifs restent ensuite accessibles grâce à la recherche d’archives et vous pouvez transférer les éléments terminés vers les archives. Téléversement, importation par e-mail et traitement par lots mènent donc au même domaine documentaire. Les statistiques vous aident à suivre le fonds ; pour les pièces comptables, la prise en charge attestée de DATEV se raccorde à la suite du flux.

Les boîtes mail à raccorder

Commencez par les boîtes fonctionnelles dans lesquelles arrivent les justificatifs : rechnung@, buchhaltung@, eingang@ ou info@. Les boîtes personnelles peuvent suivre si nécessaire. La règle d’équipe demandant aux fournisseurs d’envoyer leurs factures à l’adresse fonctionnelle est plus importante. documents prend ainsi en charge la réception récurrente sans exiger le classement individuel de chaque pièce jointe.

Conseils pour bien commencer

• Commencer modestement : raccordez d’abord la boîte des factures, observez le résultat pendant une semaine, puis ajoutez d’autres boîtes.
• Traiter les archives séparément : ajoutez plus tard les anciens documents par téléversement ou traitement par lots.
• Délimiter précisément la réception : si une boîte contient aussi des lettres d’information et des messages internes, définissez une règle claire pour les documents pertinents.
• Vérifier ponctuellement le traitement : au début, contrôlez que les justificatifs nécessaires arrivent bien dans le classement.

Le point de vue juridique

Les pièces jointes telles que les factures sont des justificatifs soumis à conservation ; la boîte mail elle-même ne satisfait généralement pas aux exigences d’une conservation ordonnée et inaltérable. L’importation automatique comble précisément cette lacune. L’article Archiver les e-mails conformément aux GoBD explique quels autres messages devraient être conservés.

Cet article fournit des informations générales et ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal.