Belgeleri E-posta ile İçe Aktarma: Ekler Otomatik Olarak

Belgeleri e-posta ile içe aktarmak şu demektir: Şirketinizin ilgili posta kutularını bir kez bağlarsınız – ve gelen ekler, faturalar, sevk irsaliyeleri veya sözleşmeler gibi belgeler bundan sonra otomatik olarak belge depolamasına alınır. El ile “eki kaydet, yeniden adlandır, sınıflandır” yapılması ortadan kalkar; devam eden belge girişi bir desteklenmiş çalışma alanı haline gelir. documents, paylaşılan bilgi deposunun kapısıdır: Yeni belgeler güvenilir bir giriş izler, bunun yerine çeşitli posta kutularında tek dosya olarak kalmamazlar.

Posta kutusunun neden sık belge boşluğu olduğu

Birçok ticari belge bugün e-posta yoluyla gelir – ve tam orada kalırlar. Ancak posta kutusu bir belge depolaması değildir: Ekler paylaşılan arşiv stokunun parçası değildirler ve uzun akışlarda aranmalıdır. E-postalar silinebilir veya personel değişikliklerinde posta kutuları kapatılabilir. Belge depolamasını otomatikleştirmek isteyen kişi, devam eden posta kutusu girişinde net olarak ayrılmış bir ilk çalışma alanı bulur.

İçe aktarmayı nasıl ayarlarsınız

webRichtung documents içinde e-posta içe aktarmasını üç adımda ayarlarsınız:

1. Posta kutusunu bağlayın, ilgili belgeler bunun aracılığıyla gelir.
2. Devam eden girişi belirleyin: Hangi belgelerin depolama alanına ait olduğunu açık bir şekilde belirleyin.
3. Sonucu kontrol edin: Yeni ekler bundan sonra documents içinde iner ve orada işlenir.

Mevcut stoklarını daha sonra yükleme veya toplu işleme yoluyla alabilirsiniz. Kararı veren şey ilk olarak devam eden giriştir: Kural bir kez ayarlandığında, documents bu tekrarlanan işi üstlenir ve sonucu depolama alanında hazır tutar. Böylece ilk adım dar kalır. Ne tüm eski stokunuzu önceden temizlemeniz ne de yeni çalışma gücü günlük işte taşınmadan önce birden çok giriş yolunu aynı anda değiştirmeniz gerekir.

Ne içe aktarılır – ve ne olmaz

• Merkezde, posta kutusundan depolama alanına alınan belge ekleri yer alır.
• Devam eden giriş, günlük el ile depolama yerine bir kez ayarlanan kuralı izler.
• İçe aktarılan belgeler çalışma alanına gelir ve orada daha sonra işlenir.

Bundan sonra belgeler arşiv araması yoluyla bulunabilir kalır ve tamamlanmış olanları arşiv stoğuna aktarabilirsiniz. Yükleme, e-posta içe aktarması ve toplu işleme böylece aynı belge alanına yönlendirilir. İstatistik, stoku göz önünde tutmanıza yardımcı olur; muhasebe belgeleri için, belgelendirilen DATEV desteği daha ileri iş akışına bağlanır.

Hangi posta kutularını bağlamalısınız

Belgeler bunun aracılığıyla akan fonksiyonel posta kutularıyla başlayın: rechnung@, buchhaltung@, eingang@ veya info@. Kişisel posta kutuları gerektiğinde takip eder – daha önemli olan, tedarikçilerin faturaları fonksiyonel adrese göndermesi için ekip kuralıdır. Böylece documents, devam eden girişi üstlenir, başka hiç kimse her eki ayrı ayrı depolamak zorunda kalmaz.

Temiz bir başlangış için ipuçları

• Küçük başlayın: Önce fatura posta kutusunu bağlayın, sonuç bir hafta boyunca izleyin, daha sonra başka posta kutuları ekleyin.
• Eski stoğu ayrı şekilde ele alın: Eski belgeler daha sonra yükleme veya toplu işleme yoluyla alır.
• Girişi hedefli olarak sınırlandırın: Bir posta kutusu haber bülteni ve iç belgeler de içeriyorsa, ilgili belgeler için açık bir kural formüle edin.
• İşlemeyi örneklemeli kontrol edin: Özellikle başlangıçta, gerekli belgelerin depolama alanına ulaşıp ulaşmadığını görmek faydalıdır.

Yasal bakış açısı

E-posta ekleri, faturalar gibi saklama yükümlülüğü olan belgelerdir; posta kutusu kendisi, kural olarak düzenli, değişmez saklama gereksinimlerini karşılamaz. Otomatik içe aktarma tam bu boşluğu kapatır. Hangi e-postaların ötesinde saklanması gerektiğini, E-postaları GoBD Uyumlu Olarak Arşivleme makalesi açıklar.

Bu makale genel bilgi sağlar ve hukuki veya vergi danışmanlığının yerini almaz.