Importar documentos por correo electrónico: Adjuntos automáticos

Importar documentos por correo electrónico significa: conectas una sola vez los buzones correspondientes de tu empresa y los adjuntos entrantes como facturas, albaranes o contratos se transfieren automáticamente al almacén de documentos. Se elimina el tedioso «guardar adjunto, renombrar, clasificar»; la entrada continua de documentos se convierte en un espacio de trabajo sostenido. documents es la puerta de entrada al repositorio de conocimientos compartido: nuevos comprobantes siguen una entrada fiable en lugar de terminar como archivos individuales en diferentes buzones.

Por qué la bandeja de entrada suele ser una brecha de comprobantes

Hoy en día, muchos comprobantes comerciales llegan por correo electrónico y es fácil que se queden allí. Pero la bandeja de entrada no es un almacén de documentos: los adjuntos no forman parte del fondo de archivo compartido y deben buscarse en largos historiales. Los correos pueden eliminarse o los buzones pueden cerrarse cuando cambia el personal. Por lo tanto, si deseas automatizar tu almacén de comprobantes, el flujo continuo de la bandeja de entrada representa un área de trabajo claramente delimitada y un primer paso evidente.

Así es como configuras la importación

En webRichtung documents configuras la importación de correo electrónico en tres pasos:

1. Conecta el buzón a través del cual llegan los documentos relevantes.
2. Define la entrada continua: determina claramente qué comprobantes pertenecen al almacén.
3. Verifica el resultado: los nuevos adjuntos se guardan en documents y se procesan allí.

Puedes recuperar fondos existentes posteriormente mediante carga o procesamiento por lotes. Lo decisivo es inicialmente la entrada continua: una vez establecida la regla, documents asume este trabajo recurrente y mantiene el resultado disponible en el almacén. Así el primer paso se mantiene claramente definido. No necesitas limpiar todo el fondo antiguo de antemano ni cambiar varios caminos de entrada simultáneamente antes de que la nueva capacidad funcione en la práctica diaria.

Qué se importa y qué no

• El foco principal son los adjuntos de documentos que se transfieren desde la bandeja de entrada al almacén.
• La entrada continua sigue la regla establecida en lugar de almacenamiento manual diario.
• Los documentos importados van al área de trabajo y se procesan allí.

Después, los comprobantes permanecen accesibles a través de la búsqueda de archivo y puedes transferir lo completado al fondo de archivo. Carga, importación de correo electrónico y procesamiento por lotes llevan así al mismo área de documentos. Las estadísticas te ayudan a mantener el fondo bajo control; en el caso de comprobantes contables, la compatibilidad con DATEV documentada se conecta al siguiente flujo de trabajo.

Qué buzones debes conectar

Comienza con los buzones funcionales a través de los cuales fluyen los comprobantes: factura@, contabilidad@, entrada@ o info@. Los buzones personales pueden seguir si es necesario, pero lo más importante es la regla del equipo de que los proveedores envíen facturas a la dirección funcional. Así documents asume la entrada recurrente sin que nadie tenga que archivar cada adjunto individualmente.

Consejos para un comienzo limpio

• Empieza en pequeño: conecta primero el buzón de facturas, observa el resultado durante una semana, luego agrega más buzones.
• Trata el fondo antiguo por separado: recuperas documentos antiguos más tarde mediante carga o procesamiento por lotes.
• Delimita la entrada de forma específica: si un buzón también contiene boletines informativos e información interna, formula una regla clara para documentos relevantes.
• Verifica el procesamiento mediante muestreo: especialmente al principio, vale la pena verificar si los comprobantes necesarios llegan al almacén.

La perspectiva legal

Los adjuntos de correo electrónico como facturas son comprobantes sujetos a retención obligatoria; la bandeja de entrada en sí generalmente no cumple con los requisitos de almacenamiento ordenado e inmutable. La importación automática cierra exactamente esta brecha. El artículo Archivar correos electrónicos de conformidad con GoBD explica qué correos electrónicos deben archivarse además.

Este artículo proporciona información general y no reemplaza el asesoramiento legal o fiscal.