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Importar documentos por correo electrónico: conectar el buzón, archivar adjuntos automáticamente
Las facturas llegan por correo electrónico – y se quedan en el buzón. Cómo la importación automática de correos lleva los adjuntos directamente al archivo de documentos.
Importar documentos por correo electrónico significa: conectas una vez los buzones de tu empresa por IMAP – y los adjuntos entrantes como facturas, albaranes o contratos se incorporan a partir de entonces automáticamente al archivo de documentos, se leen y se clasifican. El proceso manual de «guardar adjunto, renombrar, ordenar» desaparece; el contexto del correo (remitente, asunto, fecha de recepción) se conserva en el documento como contexto de verificación.
Por qué el buzón es la mayor laguna documental
Hoy la mayor parte de los comprobantes de negocio llega por correo electrónico – y justamente ahí suele quedarse. Pero el buzón no es un archivo: los adjuntos no están clasificados, no se pueden buscar por contenido ni se conservan de forma protegida. Los correos se borran, los buzones se eliminan con los cambios de personal, y al buscar una factura de hace dos años empieza el desplazamiento sin fin. Por eso, quien quiera automatizar su archivo de comprobantes hace bien en empezar por el buzón – en ningún otro sitio la palanca es mayor.
Así configuras la importación
En webRichtung documents, la importación de correo se conecta en tres pasos:
- Conectar el buzón (por IMAP) y elegir las carpetas relevantes – una, varias o todas.
- Establecer fecha de inicio: a partir de ahí se ejecuta primero la importación histórica y después la sincronización continua.
- Listo. A partir de ahora los nuevos adjuntos llegan solos al archivo.
Conviene saber: el periodo histórico lo puedes ampliar más tarde de forma retroactiva, sin necesidad de volver a conectar el buzón – práctico si tras el inicio quieres incorporar también años anteriores. Los buzones de tu organización los gestionas de forma centralizada; por cada buzón defines quién es responsable y quién puede verlo.
Qué se importa – y qué no
- Se importan los adjuntos, no los textos completos de los correos como documento propio.
- El contexto del correo (remitente, asunto, fecha de recepción) se conserva como contexto de búsqueda y verificación.
- Los documentos importados llegan primero al área de trabajo y pasan por el procesamiento normal: leer, clasificar, hacer que se puedan buscar.
Después encuentras cada comprobante por contenido, tipo de documento, fecha o importe – y archivas lo finalizado en el archivo GoBD con Object Lock durante 6, 8 o 10 años.
Qué buzones deberías conectar
Empieza con los buzones funcionales por los que llegan los comprobantes: factura@, contabilidad@, entrada@ o info@. Los buzones personales vienen después si hace falta – más importante es la regla de equipo de que los proveedores envíen las facturas a la dirección funcional. Así surge un flujo de comprobantes que funciona sin intervención diaria.
Consejos para un inicio limpio
- Empezar poco a poco: conecta primero el buzón de facturas, observa el resultado durante una semana y luego añade más buzones.
- Elegir la fecha de inicio con criterio: para empezar suele bastar el comienzo del año – los periodos más antiguos los incorporas más tarde de forma retroactiva.
- Seleccionar carpetas de forma específica: si un buzón contiene también boletines y asuntos internos, importa solo las carpetas relevantes.
- Comprobar la clasificación con muestras: especialmente en los primeros días vale la pena revisar si el tipo, la fecha y el importe se reconocen correctamente.
El punto de vista legal
Los adjuntos de correo como las facturas son comprobantes sujetos a la obligación de conservación; el buzón en sí, por regla general, no cumple los requisitos de una conservación ordenada e inalterable. La importación automática cierra precisamente esa laguna. Qué correos deben conservarse además lo explica el artículo Archivar correos electrónicos conforme a GoBD.
Este artículo tiene carácter meramente informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal.
FAQ
¿Cómo funciona la importación de documentos por correo electrónico?
Conectas un buzón por IMAP y eliges las carpetas relevantes. A partir de entonces, los adjuntos entrantes se importan, leen y clasifican automáticamente.
¿Se importan los correos completos o solo los adjuntos?
Se importan los adjuntos. El contexto del correo – remitente, asunto, fecha de recepción – se conserva en el documento como contexto de búsqueda y verificación.
¿Puedo importar también correos más antiguos de forma retroactiva?
Sí. Mediante una fecha de inicio se ejecuta primero la importación histórica y después la sincronización continua. El periodo puedes ampliarlo más tarde de forma retroactiva, sin necesidad de volver a conectar el buzón.
¿Qué buzones son adecuados para la importación?
Sobre todo los buzones funcionales por los que llegan los comprobantes: factura@, contabilidad@, info@. Quién puede ver el buzón lo defines por cada buzón.
¿Qué ocurre con los documentos importados?
Llegan al área de trabajo, pasan por el procesamiento normal y después se pueden encontrar por contenido, tipo, fecha e importe – archivables en el archivo GoBD.