Importowanie dokumentów przez e-mail: automatyczne załączniki

Importowanie dokumentów przez e-mail oznacza: łączysz odpowiednie skrzynki pocztowe swojej firmy raz – a przychodzące załączniki, takie jak faktury, listy przewozowe czy umowy, są od tego momentu automatycznie przejmowane do magazynu dokumentów. Ręczne „zapisanie załącznika, zmiana nazwy, posortowanie” odpada; bieżący przepływ dokumentów staje się zarządzanym obszarem roboczym. documents jest tu drzwiami do wspólnego magazynu wiedzy: nowe dowody podążają za niezawodnym przepływem, zamiast kończyć się jako pojedyncze pliki w różnych skrzynkach pocztowych.

Dlaczego skrzynka pocztowa to częsta luka w dokumentach dowodów

Wiele dokumentów biznesowych trafia dziś drogą e-mail – i łatwo tam pozostają. Skrzynka pocztowa nie jest jednak magazynem dokumentów: załączniki nie stanowią części wspólnego zasobu archiwalnego i muszą być przeszukiwane w długich sekwencjach. E-maile mogą być usunięte, a skrzynki pocztowe rozwiązane przy zmianie personelu. Kto chce zautomatyzować swoją dokumentację dowodów, znajduje w bieżącym przepływie skrzynki pocztowej wyraźnie wytyczoną pierwszą strefę pracy.

Tak ustawiasz import

W webRichtung documents włączasz import e-mail w trzech krokach:

1. Łączysz skrzynkę pocztową, przez którą przychodzą odpowiednie dokumenty.
2. Określasz bieżący przepływ: Jasno definiujesz, które dowody powinny trafiać do magazynu.
3. Sprawdzasz wynik: Nowe załączniki trafiają następnie do documents i są tam przetwarzane.

Istniejące zasoby możesz później uzupełnić poprzez upload lub przetwarzanie wsadowe. Kluczowy jest na początek bieżący przepływ: gdy reguła zostanie ustanowiona, documents przejmuje tę powtarzającą się pracę i utrzymuje wynik w magazynie. Pierwszy krok pozostaje ściśle ograniczony. Nie musisz wcześniej oczyszczać całego starego zasobu ani jednocześnie przechodzić na kilka ścieżek wejścia, zanim nowa moc robocza pracuje na co dzień.

Co jest importowane – i co nie

• W centrum znajdują się załączniki dokumentów, które są przejmowane ze skrzynki pocztowej do magazynu.
• Bieżący przepływ podąża za ustaloną raz regułą zamiast codziennego ręcznego magazynowania.
• Importowane dokumenty trafiają do obszaru roboczego i są tam dalej przetwarzane.

Następnie dowody pozostają dostępne w wyszukiwaniu archiwum i możesz przenieść dokończone do zasobu archiwalnego. Upload, import e-mail i przetwarzanie wsadowe prowadzą zatem do tego samego obszaru dokumentów. Statystyka pomaga Ci śledzić zasób; w przypadku dowodów księgowych obsługa DATEV przepisana na dokumencie łączy się z dalszym procesem pracy.

Które skrzynki pocztowe powinieneś łączyć

Zacznij od skrzynek funkcyjnych, przez które przepływają dowody: rechnung@, buchhaltung@, eingang@ lub info@. Osobiste skrzynki pocztowe następują w razie potrzeby – ważniejsza jest zasada zespołu, że dostawcy wysyłają faktury na adres funkcyjny. W ten sposób documents przejmuje bieżący przepływ, bez konieczności ręcznego odkładania każdego załącznika przez kogoś.

Wskazówki dla czystego startu

• Zacznij małymi krokami: Najpierw połącz skrzynkę pocztową faktur, obserwuj wynik przez tydzień, następnie dodaj dalsze skrzynki.
• Oddzielnie traktuj stary zasób: Starsze dokumenty uzupełniasz później poprzez upload lub przetwarzanie wsadowe.
• Wyraźnie ogranicz przepływ: Jeśli skrzynka pocztowa zawiera również biuletyny i dokumenty wewnętrzne, sformułuj jasną regułę dla odpowiednich dokumentów.
• Sprawdzaj przetwarzanie na podstawie próby: Szczególnie na początek warto sprawdzić, czy wymagane dowody trafiają do magazynu.

Perspektywa prawna

Załączniki e-mail, takie jak faktury, to dowody podlegające obowiązkowi przechowywania; sama skrzynka pocztowa zazwyczaj nie spełnia wymagań dotyczących uporządkowanego, niezmiennego przechowywania. Automatyczny import zamyka dokładnie tę lukę. Które e-maile powinny być przechowywane w inny sposób, wyjaśnia artykuł Archiwizowanie e-maili zgodnie z GoBD.

Artykuł zawiera informacje ogólne i nie zastępuje porad prawnych ani podatkowych.