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Archivado conforme a las GoBD: esto es lo que debes cumplir
Qué significa el archivado conforme a las GoBD: inalterabilidad, integridad, trazabilidad, y cómo implementar los requisitos en la práctica.
El archivado conforme a las GoBD significa: los documentos relevantes a efectos fiscales se almacenan de forma íntegra, inalterable, ordenada y trazable durante el plazo legal de conservación, de manera que, en caso de una inspección, puedan hacerse legibles en un tiempo razonable y evaluarse de forma automatizada. Lo determinante es el escrito de las GoBD del Ministerio Federal de Hacienda, que concreta las obligaciones legales derivadas del Código Tributario y del Código de Comercio.
Los requisitos esenciales de un vistazo
De las GoBD pueden derivarse, sobre todo, estos requisitos para el archivado:
- Integridad: Todos los comprobantes sujetos a conservación están registrados, sin lagunas en el inventario.
- Inalterabilidad: Los documentos archivados no pueden modificarse ni eliminarse de forma inadvertida; los cambios deben quedar registrados.
- Orden y localizabilidad: Los comprobantes están archivados de forma sistemática y pueden localizarse de manera específica.
- Trazabilidad: El recorrido de un comprobante desde su entrada hasta el archivo está documentado (palabra clave: documentación de procedimientos).
- Registro a su debido tiempo: Los comprobantes se registran con prontitud, no recién meses después.
- Fidelidad de formato: Los documentos recibidos electrónicamente, como las facturas electrónicas, se conservan en su formato original.
Por qué la carpeta de archivos normal no es suficiente
Una carpeta compartida en el servidor o en la nube, por sí sola, normalmente no cumple los requisitos: allí los archivos pueden sobrescribirse, moverse y eliminarse sin que nadie pueda rastrearlo. Por eso, los sistemas orientados a las GoBD recurren a mecanismos técnicos de protección contra escritura. En webRichtung documents esto lo asume un archivo conforme a las GoBD con Object Lock: los documentos archivados quedan bloqueados contra sobrescritura y eliminación durante 6, 8 o 10 años, según el plazo de conservación correspondiente.
Así implementas en la práctica el archivado conforme a las GoBD
- Concentrar las vías de entrada: Define cómo entran los comprobantes en el sistema: escáner para el papel, importación por correo electrónico para las facturas digitales, carga para el resto.
- Registrar con prontitud: Cuanto más corto sea el camino desde la entrada hasta el registro, menos se pierde.
- Clasificar y revisar: documents lee cada documento durante el procesamiento, lo clasifica y te muestra el resultado para su control, incluido un filtro por tipo, fecha e importe.
- Archivar con plazo: Los documentos finalizados pasan a la conservación a largo plazo; el almacenamiento del archivo está incluido en el modelo actual.
- Documentar el proceso: Recoge en una documentación de procedimientos cómo es tu flujo de trabajo: eso aporta claridad para los inspectores y para el equipo.
Delimitación: la conformidad con las GoBD es una interacción
Importante de entender: el software por sí solo no "es" conforme a las GoBD; la conformidad surge de la interacción entre la técnica y el proceso que se vive en la práctica. Un buen sistema de archivo te resuelve los requisitos técnicos (inalterabilidad, registro, localizabilidad); el lado organizativo —registro íntegro, documentación de procedimientos— recae en ti. Lo que se esconde tras el término a menudo mencionado de "a prueba de auditoría" lo explica el artículo Archivado a prueba de auditoría.
Errores habituales en la práctica
- Comprobantes en buzones personales: Lo que solo está en una cuenta de correo no está ni ordenado ni protegido, y desaparece al cambiar de personal.
- "Archivo" en el servidor de archivos: Sin protección contra escritura no hay inalterabilidad; cualquier archivo podría intercambiarse de forma inadvertida.
- Registro acumulado al final del trimestre: Infringe el registro a su debido tiempo y produce comprobantes perdidos.
- Falta de documentación de procedimientos: Incluso un buen proceso resulta débil en una inspección si nadie lo ha descrito.
Quien aborde estos cuatro puntos habrá recorrido la mayor parte del camino hacia un archivado conforme a las GoBD.
Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento jurídico ni fiscal.
FAQ
¿Qué significa archivado conforme a las GoBD?
Los documentos relevantes a efectos fiscales se conservan de forma íntegra, inalterable, ordenada y trazable durante el plazo legal, y son localizables en un tiempo razonable y evaluables de forma automatizada en caso de una inspección.
¿Basta una carpeta normal en la nube para la conformidad con las GoBD?
Por regla general no por sí sola: las carpetas habituales no protegen contra la sobrescritura o la eliminación. Los archivos orientados a las GoBD aseguran la inalterabilidad de forma técnica, por ejemplo mediante Object Lock.
¿A qué documentos afecta el archivado según las GoBD?
A toda la documentación relevante a efectos fiscales, por ejemplo facturas, comprobantes contables, contratos con relevancia fiscal, cartas comerciales y los correos electrónicos correspondientes junto con sus anexos.
¿Qué es una documentación de procedimientos?
Una descripción de cómo se generan, procesan, archivan y protegen los comprobantes en tu empresa. Hace que el proceso sea trazable para los inspectores.
¿Son las GoBD una ley?
No, las GoBD son un escrito del Ministerio Federal de Hacienda que concreta la interpretación administrativa de las obligaciones legales existentes derivadas del Código Tributario y del Código de Comercio.