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Archivar correos electrónicos conforme a la GoBD: qué es obligatorio
Qué correos electrónicos debes conservar, cuándo el propio correo se convierte en comprobante y cómo aseguras automáticamente adjuntos como facturas conforme a la GoBD.
Los correos electrónicos deben archivarse conforme a la GoBD cuando son relevantes a efectos fiscales, es decir, cuando sirven como carta comercial o comprobante contable, por ejemplo en el caso de presupuestos, confirmaciones de pedido o facturas adjuntas. No todos los correos se ven afectados: los mensajes que son meros vehículos de transporte («adjuntamos nuestra factura») sin contenido comercial propio, por lo general, no están sujetos a la obligación de conservación, pero sí su adjunto.
Qué correos electrónicos debes conservar
Lo que decide es la función, no el medio. Un correo electrónico suele estar sujeto a la obligación de conservación cuando
- prepara, cierra, ejecuta o revoca un negocio (carta comercial/mercantil),
- sirve por sí mismo como comprobante contable o documenta condiciones, precios y compromisos,
- transporta un adjunto sujeto a la obligación de conservación; en ese caso debe asegurarse al menos el adjunto.
Los boletines, los acuerdos internos sobre citas o el spam no entran en esta categoría. Más complicados son los casos mixtos: si en el correo con la factura adjunta también dice «como acordamos, concedemos un 5 % de descuento», el propio correo es relevante a efectos comerciales y debe incluirse en el archivo.
Por qué el buzón no es un archivo
Un buzón normal apenas cumple por sí solo los requisitos de la GoBD: los correos se pueden borrar, mover y los buzones se llenan o se eliminan al cambiar de empleado. La GoBD, en cambio, exige inalterabilidad, integridad y localización ordenada durante años. Por tanto, necesitas un proceso que traslade los contenidos relevantes del buzón a un almacenamiento protegido.
La vía práctica: asegurar los adjuntos automáticamente
Para la mayoría de las pequeñas empresas, la palanca más importante es el flujo de comprobantes por correo electrónico, sobre todo las facturas de entrada. Esta parte la puedes automatizar por completo: webRichtung documents se conecta mediante IMAP con los buzones de tu empresa e importa automáticamente los adjuntos entrantes. Para ello rige lo siguiente:
- Se importan los adjuntos, mientras que el contexto del correo (remitente, asunto, fecha de recepción) se conserva como contexto de búsqueda y comprobación.
- Una fecha de inicio controla la importación histórica, por lo que también puedes ordenar de forma retroactiva.
- Los documentos importados pasan por el procesamiento habitual: leer, clasificar, hacer que sean buscables, y luego van a parar al archivo GoBD con Object Lock durante 6, 8 o 10 años.
Cómo es la configuración en detalle se describe en el artículo Importar documentos por correo electrónico; la documentación técnica la encuentras en docs.webrichtung.de/documents.
Una regla sencilla para el equipo
Para que en el día a día no quede nada pendiente en lo posible, ayuda una convención clara: la correspondencia relevante a efectos comerciales pasa por buzones de empresa definidos (p. ej. rechnung@, info@), no por direcciones privadas, ya que solo los buzones conectados se aseguran automáticamente. Lo que entra como adjunto va a parar al almacenamiento por sí mismo; los correos con contenido contractual propio los archivas además de forma consciente.
Chequeo rápido para tu empresa
- ¿Entran las facturas y confirmaciones de pedido a través de buzones de empresa definidos?
- ¿Se trasladan los adjuntos automáticamente a un almacenamiento protegido, o depende de una persona?
- ¿Se pueden volver a encontrar los comprobantes archivados por contenido, fecha e importe?
- ¿Está regulado qué ocurre con los correos antiguos al eliminar buzones y cambiar de personal?
Si respondes que no a alguna pregunta, ese es el punto por el que deberías empezar; normalmente basta una tarde de configuración en lugar de un proyecto.
Este artículo informa de forma general y no sustituye el asesoramiento jurídico ni fiscal.
FAQ
¿Deben archivarse todos los correos electrónicos?
No. Están sujetos a la obligación de conservación los correos que sirven como carta comercial o comprobante contable, por ejemplo presupuestos, confirmaciones de pedido o facturas. Los correos que son meros vehículos de transporte sin contenido propio, por lo general, no lo están.
¿Cuándo es un correo electrónico una carta comercial?
Cuando prepara, cierra, ejecuta o revoca un negocio, por ejemplo cuando contiene detalles del contrato, condiciones o compromisos vinculantes.
¿Basta con asegurar el adjunto de la factura y borrar el correo?
Si el correo sirve únicamente como vía de transporte y el adjunto está archivado de forma íntegra e inalterada, esto se considera mayoritariamente suficiente. Si el propio correo contiene afirmaciones relevantes a efectos comerciales, también debería conservarse.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los correos electrónicos comerciales?
Según la función del correo electrónico, rigen los plazos legales para cartas comerciales o comprobantes contables del Código de Comercio y de la Ordenanza Tributaria.
¿Cumple el buzón normal los requisitos?
La mayoría de las veces no: en los buzones habituales los correos se pueden borrar y editar. La conservación orientada a la GoBD exige protección frente a modificaciones durante todo el plazo.