Connaissances documents
Recevoir et archiver correctement les factures électroniques
Organisez la réception et l’archivage des factures électroniques étape par étape : définir une boîte mail, préserver l’original et le conserver conformément aux GoBD.
Pour recevoir correctement des factures électroniques, utilisez une boîte mail fixe et archivez-les en conservant le jeu de données structuré sans altération pendant toute la durée légale. Le principe essentiel est le suivant : pour une facture électronique, le fichier XML constitue l’original. Une impression ou une représentation PDF ne le remplace pas.
Étape 1 : organiser proprement la réception
Une boîte mail suffit juridiquement à la réception. Une structure claire évite toutefois le désordre :
- Une adresse fixe réservée aux factures reçues, par exemple rechnung@deine-firma.de
- La communiquer à tous les fournisseurs afin que les factures ne se dispersent pas dans les boîtes personnelles
- Clarifier la responsabilité : qui vérifie la réception et qui valide ?
Étape 2 : transférer automatiquement la boîte mail vers le classement
L’enregistrement manuel des pièces jointes est l’étape la plus exposée aux erreurs. Il est préférable de relier directement la boîte des factures au classement documentaire. webRichtung documents importe automatiquement les pièces jointes reçues et prend ainsi en charge la réception documentaire courante. Vous pouvez ajouter les fonds existants par téléversement ou traitement par lots. L’article Importer des documents par e-mail présente le fonctionnement détaillé.
Étape 3 : conserver l’original sans altération
Les factures électroniques sont des pièces comptables qui doivent en principe être conservées huit ans au regard de la TVA. Deux exigences sont centrales :
- Inaltérabilité : le jeu de données structuré doit être préservé tel qu’il a été reçu.
- Facilité de recherche : en cas de contrôle, vous devez pouvoir présenter les factures dans un délai raisonnable.
documents soutient ce domaine avec le classement, l’importation par e-mail et la recherche d’archives. Vous intégrez la conservation concrète à votre processus opérationnel documenté et clarifiez les cas particuliers ou les durées plus longues avec votre conseiller fiscal.
Étape 4 : retrouver plutôt que chercher
L’archivage ne représente que la moitié du travail : vous souhaitez aussi retrouver les factures lorsque votre conseiller fiscal les demande. L’analyse par IA exploite les documents reçus et la recherche d’archives maintient le fonds accessible. Le classement devient une mémoire de connaissances fiable plutôt qu’une nouvelle collection de fichiers.
Liste de vérification pour commencer
- Boîte mail fixe pour les factures configurée et communiquée aux fournisseurs
- Boîte reliée au classement documentaire avec importation automatique des pièces jointes
- Responsabilités de vérification et de validation clarifiées
- Archivage configuré avec la durée légale adaptée à votre situation
- Test effectué : une facture électronique reçue a été retrouvée
Si vous pouvez valider ces cinq points, votre réception est prête pour la facture électronique ; la suite relève du fonctionnement courant.
Erreur fréquente : ne conserver que le PDF
Pour les factures ZUGFeRD, beaucoup de personnes ne voient que le PDF et oublient que le fichier XML intégré constitue la partie déterminante. Conservez donc toujours le fichier original tel qu’il a été reçu, et non une version convertie ou imprimée. Vous trouverez les principes généraux sous Archivage conforme aux GoBD.
Cet article fournit des informations générales et ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal.
Questions fréquentes
Comment recevoir correctement des factures électroniques ?
Une boîte mail suffit juridiquement pour la réception. Il est pertinent de définir une adresse réservée aux factures, de la communiquer aux fournisseurs et de la raccorder à votre classement.
Dois-je conserver le fichier XML original ?
Oui. Pour une facture électronique, le jeu de données structuré constitue l’original. Il doit rester intact pendant toute la durée de conservation ; une impression ne suffit pas.
Puis-je supprimer l’e-mail si la pièce jointe est sauvegardée ?
Lorsque la facture elle-même est archivée intégralement et sans altération, l’e-mail sert généralement uniquement de moyen de transport. S’il contient des informations pertinentes pour la facture ou l’activité, il devrait également être conservé.
Combien de temps faut-il conserver les factures électroniques ?
Les factures électroniques sont des pièces comptables soumises aux durées fiscales de conservation. Les durées légales du code fiscal et du code de commerce allemands sont déterminantes.
Que signifie un archivage inaltérable ?
La partie structurée de la facture électronique reste intacte dans sa forme d’origine et peut être présentée de manière traçable pendant toute la durée de conservation.