Bilgi · documents
E-Faturaları alma ve doğru şekilde arşivleme
E-faturaların alınmasını ve arşivlenmesini şu şekilde düzenlersin: posta kutusu belirleme, orijinali güvene alma, GoBD'ye uygun saklama – adım adım.
E-faturaları sabit bir e-posta posta kutusu üzerinden doğru şekilde alırsın – ve yapılandırılmış veri kümesini yasal saklama süresi boyunca değiştirmeden güvene alarak arşivlersin. En önemli ilke: Bir e-faturada XML orijinaldir. Bir çıktı ya da bir PDF görüntüsü onun yerini tutmaz.
Adım 1: Almayı düzgün organize et
Alma için yasal olarak bir e-posta posta kutusu yeterlidir. Bundan bir kaosa dönüşmemesi için açık bir yapı yardımcı olur:
- Sadece gelen faturalar için sabit bir adres (örn. rechnung@firman.de)
- Tüm tedarikçilere bildir, böylece faturalar kişisel posta kutuları üzerinden dağılmadan gelmesin
- Sorumluluğu netleştir: Gelenleri kim kontrol eder, kim onaylar?
Adım 2: Posta kutusundan otomatik olarak arşive
En hata yapmaya açık adım, eklerin elle kaydedilmesidir. Daha iyisi, fatura posta kutunu doğrudan belge arşiviyle bağlamandır: webRichtung documents gelen ekleri otomatik olarak içe aktarır, e-posta bağlamı (gönderen, konu, alınma tarihi) arama ve denetim bağlamı olarak korunur. Bir başlangıç tarihinden itibaren geçmişe yönelik bir içe aktarma da mümkündür – geriye dönük düzenleme yapmak istediğinde faydalıdır. Bunun ayrıntılı olarak nasıl çalıştığını Belgeleri e-posta ile içe aktarma makalesi gösterir.
Adım 3: Orijinali değiştirilemez şekilde sakla
E-faturalar muhasebe belgeleridir ve vergisel saklama sürelerine tabidir. İki gereksinim merkezidir:
- Değiştirilmemişlik: Yapılandırılmış veri kümesi, geldiği gibi korunmalıdır.
- Bulunabilirlik: Bir denetimde faturaları makul bir süre içinde sunabilmelisin.
Teknik olarak documents bunu Object Lock'lu bir GoBD arşivi üzerinden çözer: Arşivlenen belgeler 6, 8 veya 10 yıl boyunca üzerine yazılmaya ve silinmeye karşı kilitlenir. Arşiv deposu mevcut modelde dahildir; işlenen belge başına 0,09 €'dan (toplu işlemede 0,06 €) hesaplanır.
Adım 4: Aramak yerine bulmak
Arşivleme işin yalnızca yarısıdır – mali müşavir sorduğunda faturaları yeniden bulmak da istersin. Her belge işlenirken okunduğu ve sınıflandırıldığı için, documents'ta yalnızca dosya adına göre değil, içeriğe, belge türüne, tarihe ve hatta tutar (başlangıç/bitiş) aralığına göre arama yaparsın. Platform bir belgede bir süre tanırsa, bir görev hazırlar – onay senden gelir.
Başlangıç için kontrol listesi
- Sabit fatura posta kutusu kurulmuş ve tedarikçilere bildirilmiş
- Posta kutusu belge arşiviyle bağlanmış (otomatik ek içe aktarımı)
- Kontrol ve onay için sorumluluk netleştirilmiş
- Uygun süre (6, 8 veya 10 yıl) ile arşivleme etkin
- Örnek yapılmış: alınan bir e-fatura deneme amaçlı yeniden bulunmuş
Bu beş maddeyi işaretleyebiliyorsan, e-fatura için giriş tarafın hazırdır – gerisi süregelen işletmedir.
Sık yapılan hata: yalnızca PDF'i güvene almak
ZUGFeRD faturalarında birçok kişi yalnızca PDF'i görür ve gömülü XML'in belirleyici kısım olduğunu unutur. Bu nedenle her zaman orijinal dosyayı geldiği gibi güvene al – dönüştürülmüş ya da çıktısı alınmış bir sürümü değil. Temel kuralların bir özetini GoBD'ye uygun arşivleme altında bulabilirsin.
Bu makale genel bilgi verir ve hukuki ya da vergisel danışmanlığın yerini tutmaz.
FAQ
E-faturaları nasıl doğru şekilde alırım?
Alma için bir e-posta posta kutusu yeterli sayılır. Sabit bir adres, ancak tedarikçilere ilettiğin ve arşivinle bağladığın faturalar için mantıklıdır.
XML orijinalini saklamak zorunda mıyım?
Evet. E-faturalarda yapılandırılmış veri kümesi orijinaldir. Tüm saklama süresi boyunca değiştirilmeden korunmalıdır – bir çıktı yeterli değildir.
Ek güvene alındıysa e-postayı silebilir miyim?
Faturanın kendisi eksiksiz ve değiştirilmeden arşivlenmişse, e-posta çoğu zaman yalnızca taşıma yolu olarak hizmet eder. E-postanın kendisi fatura veya iş açısından önemli içerikler barındırıyorsa, o da saklanmalıdır.
E-faturalar ne kadar süre saklanmalıdır?
E-faturalar muhasebe belgeleridir ve vergisel saklama sürelerine tabidir. Belirleyici olan, Vergi Usul Kanunu ve Ticaret Kanunu'ndaki yasal sürelerdir.
Değiştirilemez arşivleme ne anlama gelir?
Belge, arşivlendikten sonra saklama süresi dolana kadar artık üzerine yazılamaz veya silinemez – teknik olarak örneğin arşiv deposundaki Object Lock üzerinden.