Bilgidocuments
E-Fatura Alma ve Doğru Şekilde Arşivleme
E-fatura alma ve arşivlemeyi nasıl organize edersiniz: Posta kutusunu belirleyin, orijinali güvence altına alın, GoBD uyumlu şekilde saklayın – adım adım.
E-faturalarını sabit bir e-posta posta kutusu üzerinden doğru şekilde alırsınız ve yapılandırılmış veri setini yasal saklama süresi boyunca değiştirilmeden güvence altına alarak arşivlersiniz. En önemli ilke: E-faturada XML orijinaldir. Bir baskı veya PDF kopyası onu değiştirmez.
Adım 1: Alımı düzenli şekilde organize etmek
Hukuki açıdan alım için e-posta posta kutusu yeterlidir. Bundan bir karmaşa çıkmaması için açık bir yapı yardımcı olur:
- Sabit bir adres yalnızca gelen faturalar için (örneğin rechnung@deine-firma.de)
- Tüm tedarikçilere bildirin böylece faturalar kişisel posta kutularına dağılmaz
- Sorumluluğu açıklığa kavuşturun: Alımı kim kontrol eder, kim onay verir?
Adım 2: Posta kutusundan otomatik olarak arşive
En hata yapılan adım eklerin manuel kaydedilmesidir. Daha iyisi, fatura posta kutunuzu doğrudan belge arşivine bağlamaktır: webRichtung documents gelen ekleri otomatik olarak içe aktarır ve böylece devam eden belge alımını üstlenir. Mevcut stokları yükleme veya toplu işleme yoluyla getirebilirsiniz. Bunun detaylı olarak nasıl çalıştığını E-posta yoluyla belgeleri içe aktar makalesi gösterir.
Adım 3: Orijinali değiştirilmez şekilde saklamak
E-faturalar muhasebe belgeleridir ve vergi açısından temelde sekiz yıl saklanmalıdır. İki gereksinim merkezi öneme sahiptir:
- Değiştirilmezlik: Yapılandırılmış veri seti geldiği şekilde korunmalıdır.
- Bulunabilirlik: Denetim durumunda faturaları makul bir süre içinde sunabilmelisiniz.
documents bu çalışma alanını arşiv, e-posta içe aktarma ve arşiv arama ile destekler. Somut saklama işlemini belgelendirilmiş işletme sürecine dahil edersiniz; özel durumlar veya daha uzun süreler için muhasebe danışmanınızla açıklığa kavuşturursunuz.
Adım 4: Arama yerine bulma
Arşivleme yalnızca işin yarısıdır – muhasebe danışmanı sorduğunda faturaları da bulabilmek istersiniz. YI değerlendirmesi gelen belgeleri ortaya çıkarır ve arşiv arama deposu erişilebilir tutar. Böylece arşiv başka bir dosya koleksiyonu yerine güvenilir bir bilgi deposuna dönüşür.
Başlangıç Kontrol Listesi
- Sabit fatura posta kutusu kuruldu ve tedarikçilere iletildi
- Posta kutusu belge arşivine bağlandı (otomatik ek içe aktarma)
- Kontrol ve onay sorumluluğu açıklığa kavuşturuldu
- Arşivleme sizin durumunuza uygun yasal süre ile kuruldu
- Deneme yapıldı: alınan bir e-fatura başarıyla yeniden bulundu
Beş noktanın tamamını işaretleyebiliyorsanız, gelen tarafınız e-fatura için hazırdır – gerisi devam eden işletmedir.
Sık yapılan hata: yalnızca PDF’yi kaydetmek
ZUGFeRD faturalarında birçok kişi yalnızca PDF’yi görür ve gömülü XML’in belirleyici kısım olduğunu unutur. Bu nedenle her zaman orijinal dosyayı geldiği gibi kaydedin – dönüştürülmüş veya basılmış bir sürüm değil. Temel kuralların bir genel görünümünü GoBD uyumlu arşivleme altında bulabilirsiniz.
Bu makale genel bilgi amaçlı olup, hukuk veya vergi danışmanlığının yerini almaz.
Sık sorulan sorular
E-faturalarını doğru şekilde nasıl alırım?
E-posta posta kutusu alım için yeterli kabul edilir. Sabit bir adres yalnızca tedarikçilere ilettiğiniz ve arşivlemelerinizle bağladığınız faturalar için mantıklıdır.
XML orijinalini saklamak zorunda mıyım?
Evet. E-faturalarda yapılandırılmış veri seti orijinaldir. Saklama süresinin tamamında değiştirilmeden korunması gerekir – bir baskı yeterli değildir.
Eki kaydettikten sonra e-postayı silebilir miyim?
Fatura kendisi tamamen ve değiştirilmeden arşivlenmişse, e-posta çoğunlukla yalnızca taşıma yöntemi olarak hizmet eder. E-postanın kendisi fatura veya işletmeyle ilgili içerik taşıyorsa, o da saklanmalıdır.
E-faturalar ne kadar süre saklanmalıdır?
E-faturalar muhasebe belgeleridir ve vergisel saklama sürelerine tabidir. Belirleyici olan, Vergi Usul Kanunu ve Ticaret Kanunundaki yasal sürelerdir.
Değiştirilemeyen arşivleme ne anlama gelir?
E-faturanın yapılandırılmış kısmı orijinal halinde sağlam kalır ve saklama süresi boyunca denetlenebilir şekilde sunulabilir.