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E-Rechnungen empfangen und richtig archivieren
So organisierst du Empfang und Archivierung von E-Rechnungen: Postfach festlegen, Original sichern, GoBD-konform aufbewahren – Schritt für Schritt.
E-Rechnungen empfängst du korrekt über ein festes E-Mail-Postfach – und archivierst sie, indem du den strukturierten Datensatz unverändert über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sicherst. Der wichtigste Grundsatz: Bei einer E-Rechnung ist das XML das Original. Ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild ersetzt es nicht.
Schritt 1: Den Empfang sauber organisieren
Für den Empfang reicht rechtlich ein E-Mail-Postfach. Damit daraus kein Chaos wird, hilft eine klare Struktur:
- Eine feste Adresse nur für Eingangsrechnungen (z. B. rechnung@deine-firma.de)
- An alle Lieferanten kommunizieren, damit Rechnungen nicht über persönliche Postfächer verstreut eingehen
- Verantwortung klären: Wer prüft den Eingang, wer gibt frei?
Schritt 2: Vom Postfach automatisch in die Ablage
Der fehleranfälligste Schritt ist das manuelle Speichern von Anhängen. Besser, du verbindest dein Rechnungspostfach direkt mit der Dokumentenablage: webRichtung documents importiert eingehende Anhänge automatisch und übernimmt damit den laufenden Dokumenteneingang. Bestehende Bestände kannst du per Upload oder Stapelverarbeitung nachziehen. Wie das im Detail funktioniert, zeigt der Artikel Dokumente per E-Mail importieren.
Schritt 3: Das Original unveränderbar aufbewahren
E-Rechnungen sind Buchungsbelege und umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Zwei Anforderungen sind zentral:
- Unverändertheit: Der strukturierte Datensatz muss so erhalten bleiben, wie er eingegangen ist.
- Auffindbarkeit: Bei einer Prüfung musst du Rechnungen in angemessener Zeit vorlegen können.
documents unterstützt diesen Arbeitsbereich mit Ablage, E-Mail-Import und Archivsuche. Die konkrete Aufbewahrung ordnest du in deinen dokumentierten betrieblichen Prozess ein; besondere Fälle oder längere Fristen klärst du mit deiner Steuerberatung.
Schritt 4: Finden statt suchen
Archivierung ist nur die halbe Miete – du willst Rechnungen auch wiederfinden, wenn die Steuerberatung nachfragt. Die KI-Auswertung erschließt eingegangene Dokumente, und die Archivsuche hält den Bestand zugänglich. So wird aus der Ablage ein verlässlicher Wissensspeicher statt einer weiteren Dateisammlung.
Checkliste für den Start
- Festes Rechnungspostfach eingerichtet und an Lieferanten kommuniziert
- Postfach mit der Dokumentenablage verbunden (automatischer Anhang-Import)
- Verantwortlichkeit für Prüfung und Freigabe geklärt
- Archivierung mit der für deinen Fall passenden gesetzlichen Frist eingerichtet
- Stichprobe gemacht: eine empfangene E-Rechnung testweise wiedergefunden
Wenn du alle fünf Punkte abhaken kannst, ist deine Eingangsseite für die E-Rechnung gerüstet – der Rest ist laufender Betrieb.
Häufiger Fehler: nur das PDF sichern
Bei ZUGFeRD-Rechnungen sehen viele nur das PDF und vergessen, dass das eingebettete XML der maßgebliche Teil ist. Sichere deshalb grundsätzlich die Originaldatei, wie sie eingegangen ist – nicht eine konvertierte oder ausgedruckte Fassung. Eine Übersicht der Grundregeln findest du unter GoBD-konforme Archivierung.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wie empfange ich E-Rechnungen korrekt?
Ein E-Mail-Postfach gilt für den Empfang als ausreichend. Sinnvoll ist eine feste Adresse nur für Rechnungen, die du an Lieferanten kommunizierst und mit deiner Ablage verbindest.
Muss ich das XML-Original aufbewahren?
Ja. Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz das Original. Er muss unverändert über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben – ein Ausdruck genügt nicht.
Darf ich die E-Mail löschen, wenn der Anhang gesichert ist?
Wenn die Rechnung selbst vollständig und unverändert archiviert ist, dient die E-Mail meist nur als Transportweg. Enthält die Mail selbst rechnungs- oder geschäftsrelevante Inhalte, sollte auch sie aufbewahrt werden.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen sind Buchungsbelege und unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Maßgeblich sind die gesetzlichen Fristen aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch.
Was bedeutet unveränderbare Archivierung?
Der strukturierte Teil der E-Rechnung bleibt unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten und kann während der Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar vorgelegt werden.