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E-Rechnungen empfangen und richtig archivieren
So organisierst du Empfang und Archivierung von E-Rechnungen: Postfach festlegen, Original sichern, GoBD-konform aufbewahren – Schritt für Schritt.
E-Rechnungen empfängst du korrekt über ein festes E-Mail-Postfach – und archivierst sie, indem du den strukturierten Datensatz unverändert über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sicherst. Der wichtigste Grundsatz: Bei einer E-Rechnung ist das XML das Original. Ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild ersetzt es nicht.
Schritt 1: Den Empfang sauber organisieren
Für den Empfang reicht rechtlich ein E-Mail-Postfach. Damit daraus kein Chaos wird, hilft eine klare Struktur:
- Eine feste Adresse nur für Eingangsrechnungen (z. B. rechnung@deine-firma.de)
- An alle Lieferanten kommunizieren, damit Rechnungen nicht über persönliche Postfächer verstreut eingehen
- Verantwortung klären: Wer prüft den Eingang, wer gibt frei?
Schritt 2: Vom Postfach automatisch in die Ablage
Der fehleranfälligste Schritt ist das manuelle Speichern von Anhängen. Besser, du verbindest dein Rechnungspostfach direkt mit der Dokumentenablage: webRichtung documents importiert eingehende Anhänge automatisch, der Mail-Kontext (Absender, Betreff, Empfangsdatum) bleibt als Such- und Prüfkontext erhalten. Auch ein historischer Import ab einem Startdatum ist möglich – nützlich, wenn du rückwirkend aufräumen willst. Wie das im Detail funktioniert, zeigt der Artikel Dokumente per E-Mail importieren.
Schritt 3: Das Original unveränderbar aufbewahren
E-Rechnungen sind Buchungsbelege und unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Zwei Anforderungen sind zentral:
- Unverändertheit: Der strukturierte Datensatz muss so erhalten bleiben, wie er eingegangen ist.
- Auffindbarkeit: Bei einer Prüfung musst du Rechnungen in angemessener Zeit vorlegen können.
Technisch löst documents das über ein GoBD-Archiv mit Object Lock: Archivierte Dokumente sind für 6, 8 oder 10 Jahre gegen Überschreiben und Löschen gesperrt. Der Archiv-Speicher ist im aktuellen Modell inklusive; abgerechnet wird pro verarbeitetem Dokument ab 0,09 € (0,06 € im Batch).
Schritt 4: Finden statt suchen
Archivierung ist nur die halbe Miete – du willst Rechnungen auch wiederfinden, wenn die Steuerberatung nachfragt. Da jedes Dokument bei der Verarbeitung gelesen und klassifiziert wird, suchst du in documents nicht nur nach Dateinamen, sondern nach Inhalt, Dokumenttyp, Datum und sogar nach Betrag von/bis. Erkennt die Plattform in einem Dokument eine Frist, bereitet sie eine Aufgabe vor – freigegeben wird sie von dir.
Checkliste für den Start
- Festes Rechnungspostfach eingerichtet und an Lieferanten kommuniziert
- Postfach mit der Dokumentenablage verbunden (automatischer Anhang-Import)
- Verantwortlichkeit für Prüfung und Freigabe geklärt
- Archivierung mit passender Frist (6, 8 oder 10 Jahre) aktiv
- Stichprobe gemacht: eine empfangene E-Rechnung testweise wiedergefunden
Wenn du alle fünf Punkte abhaken kannst, ist deine Eingangsseite für die E-Rechnung gerüstet – der Rest ist laufender Betrieb.
Häufiger Fehler: nur das PDF sichern
Bei ZUGFeRD-Rechnungen sehen viele nur das PDF und vergessen, dass das eingebettete XML der maßgebliche Teil ist. Sichere deshalb grundsätzlich die Originaldatei, wie sie eingegangen ist – nicht eine konvertierte oder ausgedruckte Fassung. Eine Übersicht der Grundregeln findest du unter GoBD-konforme Archivierung.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wie empfange ich E-Rechnungen korrekt?
Ein E-Mail-Postfach gilt für den Empfang als ausreichend. Sinnvoll ist eine feste Adresse nur für Rechnungen, die du an Lieferanten kommunizierst und mit deiner Ablage verbindest.
Muss ich das XML-Original aufbewahren?
Ja. Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz das Original. Er muss unverändert über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben – ein Ausdruck genügt nicht.
Darf ich die E-Mail löschen, wenn der Anhang gesichert ist?
Wenn die Rechnung selbst vollständig und unverändert archiviert ist, dient die E-Mail meist nur als Transportweg. Enthält die Mail selbst rechnungs- oder geschäftsrelevante Inhalte, sollte auch sie aufbewahrt werden.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen sind Buchungsbelege und unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Maßgeblich sind die gesetzlichen Fristen aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch.
Was bedeutet unveränderbare Archivierung?
Das Dokument kann nach der Ablage nicht mehr überschrieben oder gelöscht werden, bis die Aufbewahrungsfrist abläuft – technisch etwa über Object Lock im Archivspeicher.