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Recibir y archivar correctamente facturas electrónicas
Así organizas la recepción y el archivo de facturas electrónicas: establece un buzón, asegura el original, conserva conforme a GoBD – paso a paso.
Recibes facturas electrónicas correctamente a través de un buzón de correo electrónico fijo – y las archivas asegurando que el conjunto de datos estructurado se mantenga sin cambios durante todo el período de conservación legal. El principio más importante: en una factura electrónica, el XML es el original. Un impreso o una copia en PDF no lo reemplaza.
Paso 1: Organizar la recepción de manera limpia
Legalmente, un buzón de correo electrónico es suficiente para la recepción. Para que no se convierta en caos, ayuda una estructura clara:
- Una dirección fija solo para facturas de entrada (p. ej. factura@tu-empresa.es)
- Comunica a todos tus proveedores para que las facturas no se dispersen en buzones personales
- Aclara responsabilidades: ¿Quién verifica la recepción, quién aprueba?
Paso 2: Del buzón automáticamente al archivo
El paso más propenso a errores es guardar manualmente los archivos adjuntos. Es mejor que conectes tu buzón de facturas directamente con el archivo de documentos: webRichtung documents importa automáticamente los archivos adjuntos entrantes e incorpora así el ingreso continuo de documentos. Puedes recuperar los fondos existentes mediante carga o procesamiento por lotes. El artículo Importar documentos por correo electrónico muestra cómo funciona en detalle.
Paso 3: Conservar el original de manera inmodificable
Las facturas electrónicas son comprobantes de contabilidad y, en principio, deben conservarse ocho años según la normativa de impuesto sobre el volumen de ventas. Dos requisitos son centrales:
- Integridad: El conjunto de datos estructurado debe conservarse exactamente como se recibió.
- Localización: En caso de inspección, debes poder presentar facturas en un tiempo razonable.
documents respalda esta área de trabajo con archivo, importación por correo electrónico y búsqueda en archivo. La conservación específica la integras en tu proceso operativo documentado; aclara casos especiales o plazos más largos con tu asesor fiscal.
Paso 4: Encontrar en lugar de buscar
El archivo es solo la mitad del trabajo – quieres encontrar facturas también cuando tu asesor fiscal lo solicite. La evaluación mediante IA abre documentos recibidos, y la búsqueda en archivo mantiene el fondo accesible. Así el archivo se convierte en un repositorio de conocimiento confiable en lugar de otra colección de archivos.
Lista de verificación para empezar
- Buzón de facturas fijo configurado y comunicado a proveedores
- Buzón conectado al archivo de documentos (importación automática de archivos adjuntos)
- Responsabilidad por verificación y aprobación aclarada
- Archivo configurado con el plazo legal apropiado para tu caso
- Prueba realizada: una factura electrónica recibida encontrada nuevamente como prueba
Si puedes marcar los cinco puntos, tu lado de entrada está listo para la factura electrónica – lo demás es operación continua.
Error frecuente: guardar solo el PDF
Con facturas ZUGFeRD, muchos ven solo el PDF y olvidan que el XML incrustado es la parte decisiva. Por lo tanto, asegura siempre el archivo original tal como se recibió – no una versión convertida o impresa. Encontrarás una descripción general de las reglas básicas en Archivo conforme a GoBD.
Este artículo proporciona información general y no reemplaza el asesoramiento legal o fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Cómo recibo correctamente facturas electrónicas?
Un buzón de correo electrónico es suficiente para la recepción. Tiene sentido una dirección fija solo para facturas que comuniques a tus proveedores y que vincules con tu archivo.
¿Debo conservar el original en XML?
Sí. En las facturas electrónicas, el conjunto de datos estructurado es el original. Debe conservarse sin cambios durante todo el período de conservación – un impreso no es suficiente.
¿Puedo eliminar el correo electrónico una vez que el archivo adjunto está asegurado?
Si la factura en sí está completamente archivada sin cambios, el correo electrónico generalmente solo actúa como medio de transporte. Si el correo contiene contenido relevante para la factura o los negocios, también debe conservarse.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas son comprobantes de contabilidad y están sujetas a los plazos de conservación fiscal. Son decisivos los plazos legales de la Ordenanza Tributaria y el Código de Comercio.
¿Qué significa archivo inmodificable?
La parte estructurada de la factura electrónica se mantiene íntegra en su forma original y puede presentarse de manera trazable durante el período de conservación.