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Recibir y archivar correctamente las facturas electrónicas
Así organizas la recepción y el archivo de facturas electrónicas: definir un buzón, asegurar el original, conservar conforme a la GoBD, paso a paso.
Las facturas electrónicas las recibes correctamente a través de un buzón de correo electrónico fijo, y las archivas asegurando el conjunto de datos estructurados sin modificaciones durante el plazo legal de conservación. El principio más importante: en una factura electrónica, el XML es el original. Una impresión o una imagen en PDF no lo sustituye.
Paso 1: Organizar la recepción de forma ordenada
Para la recepción basta legalmente con un buzón de correo electrónico. Para que no se convierta en un caos, ayuda una estructura clara:
- Una dirección fija solo para facturas de entrada (p. ej. factura@tu-empresa.de)
- Comunicarla a todos los proveedores, para que las facturas no lleguen dispersas por buzones personales
- Aclarar responsabilidades: ¿Quién revisa la entrada, quién da la aprobación?
Paso 2: Del buzón al archivo de forma automática
El paso más propenso a errores es el guardado manual de los adjuntos. Es mejor que conectes tu buzón de facturas directamente con el archivo de documentos: webRichtung documents importa automáticamente los adjuntos entrantes, y el contexto del correo (remitente, asunto, fecha de recepción) se conserva como contexto de búsqueda y verificación. También es posible una importación histórica a partir de una fecha de inicio, útil si quieres poner orden de forma retroactiva. Cómo funciona esto en detalle lo muestra el artículo Importar documentos por correo electrónico.
Paso 3: Conservar el original de forma inalterable
Las facturas electrónicas son comprobantes contables y están sujetas a los plazos fiscales de conservación. Dos requisitos son fundamentales:
- Inalterabilidad: El conjunto de datos estructurados debe conservarse tal como se recibió.
- Localizabilidad: En una inspección debes poder presentar las facturas en un tiempo razonable.
Técnicamente, documents lo resuelve mediante un archivo conforme a la GoBD con Object Lock: los documentos archivados quedan bloqueados contra sobrescritura y borrado durante 6, 8 o 10 años. El almacenamiento de archivo está incluido en el modelo actual; se factura por documento procesado a partir de 0,09 € (0,06 € en lote).
Paso 4: Encontrar en lugar de buscar
El archivo es solo la mitad del trabajo: también quieres volver a encontrar las facturas cuando la asesoría fiscal pregunte. Como cada documento se lee y se clasifica durante el procesamiento, en documents no buscas solo por el nombre del archivo, sino por contenido, tipo de documento, fecha e incluso por importe desde/hasta. Si la plataforma detecta un plazo en un documento, prepara una tarea, que tú apruebas.
Lista de comprobación para empezar
- Buzón de facturas fijo configurado y comunicado a los proveedores
- Buzón conectado con el archivo de documentos (importación automática de adjuntos)
- Responsabilidad de revisión y aprobación aclarada
- Archivo con el plazo adecuado (6, 8 o 10 años) activo
- Prueba realizada: volver a encontrar a modo de prueba una factura electrónica recibida
Si puedes marcar los cinco puntos, tu lado de entrada está preparado para la factura electrónica; el resto es operación continua.
Error frecuente: asegurar solo el PDF
En las facturas ZUGFeRD muchos ven solo el PDF y olvidan que el XML incrustado es la parte determinante. Por eso asegura siempre el archivo original tal como se recibió, no una versión convertida o impresa. Una visión general de las reglas básicas la encuentras en Archivo conforme a la GoBD.
Este artículo informa de forma general y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal.
FAQ
¿Cómo recibo correctamente las facturas electrónicas?
Un buzón de correo electrónico se considera suficiente para la recepción. Es razonable usar una dirección fija solo para las facturas que comunicas a los proveedores y vinculas con tu archivo.
¿Debo conservar el original en XML?
Sí. En las facturas electrónicas, el conjunto de datos estructurados es el original. Debe conservarse sin modificaciones durante todo el plazo de conservación; una impresión no basta.
¿Puedo borrar el correo electrónico si el adjunto está asegurado?
Si la propia factura está archivada de forma completa e inalterada, el correo electrónico suele servir solo como vía de transporte. Si el propio correo contiene contenidos relevantes para la factura o el negocio, también debería conservarse.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas son comprobantes contables y están sujetas a los plazos fiscales de conservación. Son determinantes los plazos legales del Código Tributario y del Código de Comercio.
¿Qué significa archivo inalterable?
El documento no puede sobrescribirse ni borrarse tras su archivo hasta que expire el plazo de conservación, técnicamente, por ejemplo, mediante Object Lock en el almacenamiento de archivo.