Wiedza · documents

Archiwizacja e-maili zgodnie z GoBD: co jest obowiązkowe

Które e-maile musisz przechowywać, kiedy sama wiadomość staje się dokumentem księgowym i jak automatycznie zabezpieczyć załączniki, takie jak faktury, zgodnie z GoBD.

E-maile muszą być archiwizowane zgodnie z GoBD, jeśli mają znaczenie podatkowe – czyli służą jako pismo handlowe lub dokument księgowy, na przykład w przypadku ofert, potwierdzeń zamówień lub faktur w załączniku. Nie każda wiadomość jest objęta obowiązkiem: czysto transportowe wiadomości („w załączeniu nasza faktura") bez własnej treści handlowej z reguły nie podlegają obowiązkowi przechowywania – w przeciwieństwie do ich załącznika.

Które e-maile musisz przechowywać

Decyduje funkcja, a nie medium. E-mail zazwyczaj podlega obowiązkowi przechowywania, jeśli

• przygotowuje, zawiera, realizuje lub anuluje transakcję (pismo handlowe/biznesowe),
• sam służy jako dokument księgowy lub dokumentuje warunki, ceny i zobowiązania,
• przenosi załącznik podlegający obowiązkowi przechowywania – wtedy musi zostać zabezpieczony przynajmniej załącznik.

Newslettery, wewnętrzne ustalenia terminów czy spam nie są nim objęte. Trudniejsze są przypadki mieszane: jeśli w mailu z załączoną fakturą widnieje jeszcze „zgodnie z ustaleniami udzielamy 5% rabatu", sama wiadomość ma znaczenie handlowe i należy ją również umieścić w archiwum.

Dlaczego skrzynka pocztowa nie jest archiwum

Zwykła skrzynka pocztowa sama w sobie ledwie spełnia wymagania GoBD: maile można usuwać, przenosić, a skrzynki się zapełniają lub zostają usunięte przy zmianach personalnych. GoBD wymagają natomiast niezmienności, kompletności i uporządkowanej możliwości odnalezienia przez lata. Potrzebujesz więc procesu, który przenosi istotne treści ze skrzynki do chronionego miejsca przechowywania.

Praktyczna droga: automatyczne zabezpieczanie załączników

Dla większości małych firm najważniejszym elementem jest przepływ dokumentów przez e-mail – przede wszystkim faktury przychodzące. Tę część możesz w pełni zautomatyzować: webRichtung documents łączy się przez IMAP ze skrzynkami pocztowymi Twojej firmy i automatycznie importuje przychodzące załączniki. Obowiązuje przy tym:

• Importowane są załączniki, a kontekst maila (nadawca, temat, data otrzymania) pozostaje zachowany jako kontekst wyszukiwania i kontroli.
• Data początkowa steruje importem historycznym – możesz więc uporządkować dane także wstecz.
• Zaimportowane dokumenty przechodzą zwykłe przetwarzanie: odczyt, klasyfikacja, umożliwienie wyszukiwania – a następnie trafiają do archiwum GoBD z Object Lock na 6, 8 lub 10 lat.

Jak dokładnie wygląda konfiguracja, opisuje artykuł Importowanie dokumentów przez e-mail; dokumentację techniczną znajdziesz pod docs.webrichtung.de/documents.

Prosta zasada dla zespołu

Aby w codziennej pracy możliwie nic nie zostało pominięte, pomaga jasna konwencja: korespondencja o znaczeniu handlowym przebiega przez zdefiniowane skrzynki firmowe (np. rechnung@, info@), a nie przez adresy prywatne – ponieważ tylko podłączone skrzynki są automatycznie zabezpieczane. To, co przychodzi jako załącznik, trafia samo do miejsca przechowywania; maile z własną treścią umowną dodatkowo świadomie odkładasz.

Krótki check dla Twojej firmy

• Czy faktury i potwierdzenia zamówień przychodzą przez zdefiniowane skrzynki firmowe?
• Czy załączniki są automatycznie przejmowane do chronionego miejsca przechowywania – czy zależy to od jednej osoby?
• Czy zarchiwizowane dokumenty da się odnaleźć po treści, dacie i kwocie?
• Czy uregulowane jest, co dzieje się ze starymi mailami przy usuwaniu skrzynek i zmianach personalnych?

Jeśli na któreś pytanie odpowiadasz „nie", to jest miejsce, od którego powinieneś zacząć – zwykle wystarczy na to jedno popołudnie konfiguracji zamiast całego projektu.

Niniejszy artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej.

Markdown · Text