Archivar automáticamente adjuntos de correo electrónico: sin trabajo manual

Archivar automáticamente adjuntos de correo electrónico significa: conectas tu buzón una sola vez con tu archivo documental – a partir de entonces, los adjuntos entrantes como facturas, albaranes y contratos se importan automáticamente y se preparan para su posterior procesamiento. Con esto, el almacenamiento manual recurrente y la clasificación se convierte en un área de trabajo sostenida. Lo decisivo no es la función de importación individual, sino el resultado: los comprobantes pasan del buzón temporal a un acervo documental compartido que tu equipo recupera a través de la búsqueda de archivos.

Por qué el archivo manual falla

Hoy en día, muchos documentos comerciales llegan como adjuntos de correo – sobre todo facturas. La cadena manual detrás de esto es larga y tiene agujeros: abrir correo, guardar adjunto, ponerle nombre significativo, colocar en la carpeta correcta, marcar correo como completado. Cada paso puede omitirse, y uno es suficiente: la factura permanece en el buzón de un colega y falta en la siguiente pasada contable. Con el volumen creciente de comprobantes, aumenta también el esfuerzo de archivo.

Así funciona la importación automática

En la importación de correo electrónico en webRichtung documents, la configuración se realiza en tres pasos:

1. Conectar el buzón desde el que llegan los documentos relevantes.
2. Definir la entrada continua: determina claramente qué comprobantes pertenecen a documents.
3. Verificar el resultado – los nuevos adjuntos se colocan automáticamente en el archivo y se procesan allí posteriormente.

El efecto más importante radica en el resultado: del almacenamiento recurrente y la clasificación surge un área de trabajo sostenida. La importación de correo electrónico se encarga de los adjuntos de documentos de la entrada continua, mientras que recuperas el acervo archivado a través de la búsqueda. Además de la importación de correo electrónico, se mantienen la carga por navegador y el procesamiento por lotes como otras formas documentadas de entrada. De este modo, puedes llevar comprobantes continuos y acervos existentes al mismo almacén de conocimiento sin crear archivos separados.

Qué buzones son adecuados

El efecto es especialmente claro en buzones con alto volumen de comprobantes:

• contabilidad@ / factura@ – el clásico: las facturas de proveedores se archivan completamente automático
• info@ – el receptáculo común donde los comprobantes se pierden entre las consultas
• Buzones de entrada de áreas individuales – por ejemplo, confirmaciones de pedidos en compras

Conectas los buzones de tu organización centralmente a través de las integraciones en core. Estos mismos buzones los accedes en webRichtung inbox junto con tus canales de mensajería conectados. core gestiona el núcleo de datos compartido, inbox trabaja con correo electrónico y mensajería, y documents gestiona la entrada documentos importada. Los módulos siguen siendo puertas independientes, pero funcionan hacia un mismo contexto operativo.

Del adjunto al documento archivado

Después de la importación, los documentos se colocan primero en el área de trabajo y se procesan. La plataforma los indexa para el acervo documental y mantiene lo completado recuperable a través de la búsqueda de archivos. De un adjunto disperso de correo surge así conocimiento empresarial confiablemente disponible en lugar de un archivo que permanece en el buzón. La estadística en documents completa la visión general de esta área de trabajo. Para comprobantes contables, también están disponibles la asistencia DATEV documentada y la asignación de lotes.

Para la retención, documents proporciona un acervo archivado con búsqueda de archivos. La cuenta es gratuita y sin cuota base; después del autorregistro, dispones de 7,5 Credits de presupuesto de prueba, posteriormente pagas por el trabajo realizado. Un Credit corresponde a un euro neto. Los detalles de configuración los encontrarás en la documentación, la visión general en el artículo Conectar buzón, archivar automáticamente adjuntos.

Este artículo es de carácter informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal.