Conocimiento · mail

Archivar automáticamente los adjuntos de correo electrónico: facturas y comprobantes sin trabajo manual

Cómo archivar automáticamente los adjuntos de los buzones de correo: conecta el buzón, elige carpetas: las facturas y los comprobantes llegan clasificados al archivo.

Archivar automáticamente los adjuntos de correo electrónico significa: conectas tu buzón una vez con tu archivo de documentos y, a partir de entonces, los adjuntos entrantes como facturas, albaranes y contratos se importan, leen, clasifican y se hacen consultables por sí solos. El paso más propenso a errores de la organización de la oficina, el guardado y la clasificación manual, desaparece por completo.

Por qué fracasa el archivo manual

La mayor parte de los documentos comerciales llegan hoy como adjuntos de correo, sobre todo las facturas. La cadena manual que hay detrás es larga y llena de huecos: abrir el correo, guardar el adjunto, nombrarlo de forma sensata, colocarlo en la carpeta correcta, marcar el correo como hecho. Cualquier paso puede omitirse, y basta con uno: la factura se queda en el buzón de un compañero y falta en la contabilidad a fin de mes. El problema escala con el volumen: cuantos más comprobantes, más seguro es que algo se pierda.

Así funciona el import automático

En el import de correo electrónico en webRichtung documents, la configuración se realiza en tres pasos:

1. Conectar el buzón y elegir las carpetas relevantes: una, varias o todas.
2. Establecer una fecha de inicio: a partir de ahí se ejecuta primero el import histórico y después la sincronización continua. Puedes ampliar el periodo histórico más tarde de forma retroactiva, sin volver a conectar el buzón.
3. Listo: los nuevos adjuntos llegan a partir de ahora por sí solos a documents y pasan por el mismo procesamiento que cualquier otra subida: leer, clasificar, hacer consultable.

Dos características son importantes aquí: solo se importan los adjuntos, no los textos de los correos como documentos propios, lo que mantiene el archivo limpio. Y el contexto del correo (remitente, asunto, fecha de recepción) se conserva como contexto de búsqueda y comprobación: también encuentras la factura más tarde a través del remitente.

Qué buzones son adecuados

Los mayores efectos los aportan los buzones con alta proporción de comprobantes:

• buchhaltung@ / rechnung@ – el clásico: las facturas de proveedores llegan totalmente automáticas al archivo
• info@ – el cajón de sastre en el que los comprobantes suelen perderse entre consultas
• buzones de entrada de áreas concretas – por ejemplo, confirmaciones de pedidos en compras

Los buzones de tu organización se gestionan de forma centralizada en core en Administración → Integraciones: allí se conectan por IMAP, con responsables y visibilidad por buzón. Los mismos buzones los usas luego en webRichtung mail para leer y responder; el import y el trabajo en equipo acceden a la misma conexión.

Del adjunto al documento archivado

Tras el import, los documentos llegan primero al área de trabajo y se procesan: la plataforma lee cada documento, lo clasifica (p. ej., como factura o contrato) y lo hace consultable por contenido, tipo, fecha e incluso importe. Si al hacerlo detecta un plazo o una tarea necesaria, la prepara y te la deja para su aprobación en la bandeja de entrada: de un plazo de cancelación enviado por correo surge un recordatorio preparado en lugar de una sorpresa.

Para la conservación, documents ofrece un archivo conforme a la GoBD con Object Lock y plazos de 6, 8 o 10 años; el procesamiento comienza a partir de 0,09 € por documento (0,06 € en Batch). Encontrarás detalles sobre la configuración en la documentación, y el panorama general en el artículo Conectar el buzón, archivar adjuntos automáticamente.

Este artículo informa de forma general y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal.

Markdown · Text