Automatyczne odkładanie załączników e-mail: bez pracy ręcznej

Automatyczne odkładanie załączników e-mail oznacza: łączysz swoją skrzynkę raz ze swoim magazynem dokumentów – od tego momentu przychodzące załączniki, takie jak faktury, dokumenty wysyłkowe i umowy, są automatycznie importowane i przygotowywane do dalszego przetwarzania. Powtarzające się ręczne zapisywanie i sortowanie staje się w ten sposób wspieranym obszarem roboczym. Istotne nie jest samo narzędzie importu, lecz rezultat: dokumenty przechodzą z ulotnej skrzynki do wspólnego zasobu dokumentów, który Twój zespół znajduje za pośrednictwem wyszukiwania w archiwum.

Dlaczego ręczne odkładanie zawodzi

Wiele biznesowych dokumentów przychodzi dziś jako załącznik e-mail – zwłaszcza faktury. Łańcuch czynności, jaki się za tym kryje, jest długi i pełny luk: otworzyć e-mail, pobrać załącznik, sensownie go nazwać, umieścić w odpowiednim folderze, oznaczyć e-mail jako wykonany. Każdy krok może być pominięty, a jeden wystarczy: faktura pozostaje w skrzynce kolegi i brakuje jej przy następnym przebiegu księgowości. Wraz ze wzrostem liczby dokumentów wzrasta również wysiłek odkładania.

Jak działa automatyczny import

W przypadku importu e-mail w webRichtung documents konfiguracja przebiega w trzech krokach:

1. Połącz skrzynkę, z której przychodzą odpowiednie dokumenty.
2. Określ bieżący napływ: wyraźnie zdecyduj, które dokumenty powinny trafiać do documents.
3. Sprawdź wynik – nowe załączniki trafiają następnie automatycznie do magazynu i są tam dalej przetwarzane.

Najważniejszy efekt leży w wyniku: z powtarzającego się zapisywania i sortowania powstaje wspierany obszar roboczy. Import e-mail przejmuje załączniki dokumentów z bieżącego napływu, podczas gdy wyszukiwanie w archiwum pozwala Ci znaleźć zasoby. Obok importu e-mail pozostają przesyłanie przez przeglądarkę i przetwarzanie wsadowe jako dodatkowe, udokumentowane drogi wejścia. Dzięki temu możesz prowadzić bieżące dokumenty i istniejące zasoby do tego samego magazynu wiedzy, bez tworzenia dla nich oddzielnych magazynów.

Które skrzynki się nadają

Efekt jest szczególnie wyraźny w przypadku skrzynek z wysokim udziałem dokumentów:

• buchhaltung@ / rechnung@ – klasyk: faktury od dostawców trafiają całkowicie automatycznie do archiwum
• info@ – zbiornik, w którym dokumenty giną między zapytaniami
• Skrzynki przychodzące poszczególnych działów – na przykład potwierdzenia zamówień w dziale zakupów

Skrzynki Twojej organizacji łączysz centralnie poprzez integracje w core. Te same skrzynki osiągasz w webRichtung inbox razem z połączonymi kanałami komunikacji. core stanowi przy tym wspólne jądro danych, inbox pracuje z e-mailem i komunikacją, a documents zajmuje się przejętym napływem dokumentów. Moduły pozostają własnymi wejściami, ale pracują w kierunku tego samego kontekstu biznesowego.

Od załącznika do zarchiwizowanego dokumentu

Po imporcie dokumenty trafiają najpierw do obszaru roboczego i są tam przetwarzane. Platforma otwiera je dla zasobu dokumentów i utrzymuje ukończone w dostępności poprzez wyszukiwanie w archiwum. Z rozproszonego załącznika e-mail powstaje w ten sposób niezawodnie dostępna wiedza przedsiębiorstwa zamiast pliku pozostającego w skrzynce. Statystyka w documents uzupełnia przegląd tego obszaru roboczego. W przypadku dokumentów księgowych dostępne są również udokumentowana obsługa DATEV i przyporządkowanie do partii.

Do przechowywania documents oferuje zasób archiwum z wyszukiwaniem w archiwum. Konto jest bezpłatne i bez opłaty podstawowej; po samorejestracji masz dostęp do 7,5 Credits budżetu testowego, następnie płacisz za wykonaną pracę. Jeden Credit odpowiada jednemu euro netto. Szczegóły dotyczące konfiguracji znajdziesz w dokumentacji, a całościowy obraz w artykule Połącz skrzynkę, automatycznie odkładaj załączniki.

Ten artykuł dostarcza informacji ogólnych i nie zastępuje porad prawnych ani podatkowych.