Wiedza · mail

Automatyczne archiwizowanie załączników e-mail: faktury i paragony bez ręcznej pracy

Jak automatycznie archiwizować załączniki ze skrzynek e-mail: połącz skrzynkę, wybierz foldery – faktury i paragony trafiają do archiwum sklasyfikowane.

Automatyczne archiwizowanie załączników e-mail oznacza: jednorazowo łączysz swoją skrzynkę pocztową z archiwum dokumentów – od tego momentu przychodzące załączniki, takie jak faktury, dowody dostawy i umowy, są automatycznie importowane, odczytywane, klasyfikowane i udostępniane do przeszukiwania. Najbardziej podatny na błędy etap organizacji biura, czyli ręczne zapisywanie i sortowanie, znika całkowicie.

Dlaczego ręczne archiwizowanie zawodzi

Większość dokumentów biznesowych dociera dziś jako załączniki e-mail – przede wszystkim faktury. Stojący za tym ręczny łańcuch czynności jest długi i dziurawy: otworzyć maila, zapisać załącznik, sensownie go nazwać, umieścić we właściwym folderze, oznaczyć maila jako załatwiony. Każdy z tych kroków może zostać pominięty, a wystarczy jeden: faktura zostaje w skrzynce kolegi i pod koniec miesiąca brakuje jej w księgowości. Problem skaluje się wraz z wolumenem – im więcej dokumentów, tym pewniej coś zaginie.

Jak działa automatyczny import

Przy imporcie e-mail w webRichtung documents konfiguracja przebiega w trzech krokach:

1. Połącz skrzynkę i wybierz odpowiednie foldery – jeden, kilka lub wszystkie.
2. Ustal datę początkową: od niej najpierw uruchamia się import historyczny, a potem bieżąca synchronizacja. Okres historyczny możesz później rozszerzyć wstecz, bez ponownego łączenia skrzynki.
3. Gotowe – nowe załączniki od teraz trafiają automatycznie do documents i przechodzą to samo przetwarzanie co każdy inny upload: odczyt, klasyfikacja, udostępnienie do przeszukiwania.

Dwie cechy są przy tym ważne: importowane są tylko załączniki, a nie treści maili jako osobne dokumenty – to utrzymuje porządek w archiwum. A kontekst maila (nadawca, temat, data otrzymania) pozostaje zachowany jako kontekst wyszukiwania i weryfikacji: fakturę odnajdziesz później także po nadawcy.

Które skrzynki się nadają

Największe efekty przynoszą skrzynki o wysokim udziale dokumentów:

• buchhaltung@ / rechnung@ – klasyka: faktury od dostawców trafiają w pełni automatycznie do archiwum
• info@ – zbiornik, w którym dokumenty inaczej gubią się wśród zapytań
• skrzynki wejściowe poszczególnych działów – np. potwierdzenia zamówień w zakupach

Skrzynki Twojej organizacji są zarządzane centralnie w core w sekcji Administracja → Integracje: tam łączy się je przez IMAP, z osobami odpowiedzialnymi i widocznością dla każdej skrzynki. Tych samych skrzynek używasz następnie w webRichtung mail do czytania i odpowiadania – import i praca zespołowa korzystają z tego samego połączenia.

Od załącznika do zarchiwizowanego dokumentu

Po imporcie dokumenty trafiają najpierw do obszaru roboczego i są przetwarzane: platforma odczytuje każdy dokument, klasyfikuje go (np. jako fakturę lub umowę) i udostępnia do przeszukiwania według treści, typu, daty, a nawet kwoty. Jeśli przy tym rozpozna termin lub konieczne zadanie, przygotowuje je i umieszcza do zatwierdzenia w Twojej skrzynce odbiorczej – z przesłanego mailem terminu wypowiedzenia powstaje przygotowane przypomnienie zamiast niespodzianki.

Do przechowywania documents oferuje archiwum zgodne z GoBD z Object Lock i okresami 6, 8 lub 10 lat; przetwarzanie zaczyna się od 0,09 € za dokument (0,06 € w trybie wsadowym). Szczegóły konfiguracji znajdziesz w dokumentacji, a całościowy obraz w artykule Podłącz skrzynkę, automatycznie archiwizuj załączniki.

Niniejszy artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej.

Markdown · Text