Bilgi · mail

E-posta eklerini otomatik arşivleme: Faturalar ve fişler elle uğraşmadan

E-posta kutularından eklerin nasıl otomatik arşivleneceği: Posta kutusunu bağla, klasörü seç – faturalar ve fişler sınıflandırılmış olarak arşive düşer.

E-posta eklerini otomatik arşivlemek şu demektir: Posta kutunu bir kez belge arşivinle bağlarsın – ardından faturalar, irsaliyeler ve sözleşmeler gibi gelen ekler kendiliğinden içe aktarılır, okunur, sınıflandırılır ve aranabilir hale getirilir. Ofis organizasyonunun en hataya açık adımı, yani manuel kaydetme ve sınıflandırma tamamen ortadan kalkar.

Manuel arşivleme neden başarısız olur

Günümüzde ticari belgelerin büyük kısmı e-posta eki olarak geliyor – özellikle faturalar. Bunun arkasındaki manuel zincir uzun ve gediklidir: Postayı aç, eki kaydet, anlamlı bir şekilde adlandır, doğru klasöre koy, postayı tamamlandı olarak işaretle. Her adım atlanabilir ve bir tanesi yeter: Fatura bir meslektaşın posta kutusunda asılı kalır ve ay sonunda muhasebede eksik kalır. Sorun hacimle birlikte büyür – ne kadar çok fiş varsa, bir şeyin kaybolması o kadar kesindir.

Otomatik içe aktarma nasıl çalışır

webRichtung documents'te e-posta içe aktarımında kurulum üç adımda ilerler:

1. Posta kutusunu bağla ve ilgili klasörleri seç – birini, birkaçını veya tümünü.
2. Başlangıç tarihini belirle: Buradan itibaren önce geçmiş içe aktarım, ardından devam eden senkronizasyon çalışır. Geçmiş zaman aralığını daha sonra, posta kutusunu yeniden bağlamadan geriye dönük olarak genişletebilirsin.
3. Bitti – yeni ekler artık kendiliğinden documents'e düşer ve her diğer yükleme gibi aynı işleme tabi tutulur: okuma, sınıflandırma, aranabilir hale getirme.

Burada iki özellik önemlidir: Yalnızca ekler içe aktarılır, posta metinleri ayrı belgeler olarak değil – bu, arşivi temiz tutar. Ve posta bağlamı (gönderen, konu, alınma tarihi) arama ve denetim bağlamı olarak korunur: Faturayı daha sonra gönderen üzerinden de bulursun.

Hangi posta kutuları uygundur

En büyük etkiyi yüksek fiş oranına sahip posta kutuları sağlar:

• buchhaltung@ / rechnung@ – klasik: Tedarikçi faturaları tam otomatik olarak arşive akar
• info@ – fişlerin başka türlü taleplerin arasında kaybolduğu toplama havuzu
• Tek tek bölümlerin gelen posta kutuları – örneğin satın almada sipariş onayları

Organizasyonunun posta kutuları core'da Yönetim → Entegrasyonlar altında merkezi olarak yönetilir: Orada IMAP üzerinden, posta kutusu başına sorumlular ve görünürlükle bağlanır. Aynı posta kutularını ardından webRichtung mail içinde okumak ve yanıtlamak için kullanırsın – içe aktarım ve ekip çalışması aynı bağlantıya erişir.

Ekten arşivlenmiş belgeye

İçe aktarımdan sonra belgeler önce çalışma alanına düşer ve işlenir: Platform her belgeyi okur, sınıflandırır (örn. fatura veya sözleşme olarak) ve içerik, tür, tarih ve hatta tutar üzerinden aranabilir hale getirir. Bu sırada bir süre ya da gerekli bir görev tespit ederse, bunu hazırlar ve onayın için Inbox'a koyar – e-postayla gelen bir fesih süresi, bir sürpriz yerine hazırlanmış bir hatırlatmaya dönüşür.

Saklama için documents, Object Lock ve 6, 8 veya 10 yıllık sürelerle bir GoBD arşivi sunar; işleme belge başına 0,09 €'dan (Batch'te 0,06 €) başlar. Kuruluma ilişkin ayrıntıları dokümantasyonda, genel resmi ise Posta kutusunu bağla, ekleri otomatik arşivle makalesinde bulursun.

Bu makale genel bilgi verir ve hukuki ya da vergi danışmanlığının yerini tutmaz.

Markdown · Text