E-Mail-Eklerini Otomatik Arşivleme: Elle Çalışma Olmadan

E-Mail eklerini otomatik olarak arşivlemek şu anlama gelir: Posta kutunuzu belge depolamanızla bir kez bağlarsınız – bundan sonra faturalar, sevk irsaliyeleri ve sözleşmeler gibi gelen ekler otomatik olarak içe aktarılır ve ileri işleme hazır hale getirilir. Tekrarlanan manuel kaydetme ve sınıflandırma böylece ortak bir çalışma alanı haline gelir. Önemli olan tek içe aktarma işlevi değil, sonuçtur: Belgeler geçici posta kutusundan ekibinizin arşiv araması yoluyla bulabileceği ortak bir belge deposuna geçer.

Neden manuel arşivleme başarısız olur

Birçok işletme belgesi günümüzde e-mail eki olarak gelir – özellikle faturalar. Bunun arkasındaki manuel zincir uzun ve eksiklikleriyle doludur: E-postaları aç, eki kaydet, mantıklı bir şekilde adlandır, doğru klasöre koy, e-postayı tamamlandı olarak işaretle. Her adım atlanabilir ve birisi yeterlidir: Fatura bir meslektaşın posta kutusunda kalır ve bir sonraki muhasebe döneminde eksik kalır. Belge miktarı arttıkça arşivleme çalışması da artar.

Otomatik içe aktarım nasıl çalışır

webRichtung documents’da e-mail içe aktarımı üç adımda ayarlanır:

1. Posta kutusunu bağla, ilgili belgelerin geldiği yerden.
2. Devam eden girişi belirle: Hangi belgelerin documents’a ait olduğunu açıkça belirle.
3. Sonucu kontrol et – yeni ekler bundan sonra otomatik olarak depolama alanında yer alır ve orada ileri işleme tabi tutulur.

En önemli etki sonuçta yatmaktadır: Tekrarlanan kaydetme ve sınıflandırmadan ortak bir çalışma alanı haline gelir. E-mail içe aktarımı devam eden girişten belge eklerini üstlenir, siz ise arşiv araması aracılığıyla belge deposunu bulursunuz. E-mail içe aktarımının yanında tarayıcı yüklemesi ve toplu işleme diğer belgelenmiş giriş yolları olarak kalır. Bu şekilde devam eden belgeleri ve mevcut depoları aynı bilgi depolama alanına getirebilirsiniz ve bunları ayrı depolar haline getirmezsiniz.

Hangi posta kutuları uygun olur

Etki, yüksek belge oranına sahip posta kutularında özellikle açıktır:

• buchhaltung@ / rechnung@ – klasik olanı: Tedarikçi faturaları tamamen otomatik olarak arşive gider
• info@ – belgelerin aksi takdirde sorular arasında kaybolduğu toplama havuzu
• Bireysel bölümlerin gelen posta kutuları – örneğin satın almada sipariş onayları

Kuruluşunuzun posta kutularını merkezi olarak core’daki entegrasyonlar aracılığıyla bağlarsınız. Aynı posta kutularına webRichtung inbox aracılığıyla bağlantılı mesajlaşma kanallarınız ile birlikte ulaşırsınız. core ortak veri çekirdeğini taşır, inbox e-mail ve mesajlaşmayla çalışmayı taşır ve documents alınan belge girişini taşır. Modüller kendi kapıları kalırlar, ancak aynı işletme bağlamına doğru çalışırlar.

Ekten arşivlenen belgeye

İçe aktarımdan sonra belgeler önce çalışma alanına iner ve işlenir. Platform bunları belge deposu için açığa çıkarır ve tamamlananları arşiv araması yoluyla erişilebilir tutar. Dağınık bir mail ekinden böylece posta kutusunda kalan bir dosya yerine güvenilir şekilde kullanılabilir kurumsal bilgi haline gelir. documents’daki istatistik bu çalışma alanı hakkında genel bir bakış ekler. Muhasebe belgeleri için ayrıca belgelenen DATEV desteği ve toplu iş ataması mevcuttur.

Saklama için documents, arşiv araması bulunan bir arşiv deposu sunar. Hesap ücretsizdir ve temel ücrete sahip değildir; kendi kendine kayıttan sonra 7,5 Credits test bütçesi sunulur, bundan sonra tamamlanan iş için ödeme yaparsınız. Bir Credit bir Euro net’e eşittir. Kurulum için ayrıntıları belgelendirmede bulabilirsiniz, genel durumu Posta kutusunu bağla, ekleri otomatik arşivle makalesinde bulabilirsiniz.

Bu makale genel bilgi sağlar ve hukuk veya vergi danışmanlığının yerini almaz.