Obligación de factura electrónica: qué rige y cuándo

Desde el 1 de enero de 2025 rige en Alemania la obligación de factura electrónica para transacciones entre empresas nacionales (B2B): Desde entonces, en principio toda empresa afectada debe poder recibir facturas electrónicas, la obligación de emisión entra en vigor de manera gradual a través de períodos de transición. Una factura electrónica no es un PDF, sino un formato electrónico estructurado conforme a la norma EN 16931 – en Alemania, principalmente XRechnung y ZUGFeRD.

Qué cuenta como factura electrónica

Lo decisivo es el formato. Una factura electrónica contiene los datos de facturación de manera legible por máquina en un conjunto de datos estructurado:

• XRechnung: un formato XML puro, estándar especialmente para contratantes públicos
• ZUGFeRD: un formato híbrido – un PDF para leer más XML incrustado para máquinas

Un PDF convencional o una factura en papel ahora solo cuentan como “otra factura”. Pueden seguir utilizándose en los períodos de transición, pero no cumplen con la obligación de factura electrónica.

El cronograma en fases

Así está prevista la implementación conforme a la ley actual (estado: mediados de 2026):

1. Desde el 1 de enero de 2025: Todas las empresas nacionales deben poder recibir facturas electrónicas en operaciones B2B. Inicialmente, un buzón de correo electrónico es suficiente.
2. Período de transición hasta finales de 2026: Las facturas en papel y en PDF pueden seguir emitiéndose con consentimiento del receptor.
3. Plazo extendido hasta finales de 2027: para emisores de facturas con ingresos del año anterior de como máximo 800.000 euros.
4. A partir de 2028: La emisión como factura electrónica se convierte en principio en la norma en B2B, con excepciones definidas por ley.

Para detalles y casos especiales, vale la pena consultar los escritos actuales del BMF o hablar con tu asesor fiscal – la implementación se ha concretado varias veces desde 2024.

Quién está afectado – y quién no

Están afectadas las transacciones entre empresas con sede nacional. No están sujetas a la obligación de emisión, entre otras cosas, las facturas a consumidores finales (B2C), facturas de pequeños importes hasta 250 euros y billetes de viaje. También hay facilidades para las microempresas en la emisión – aun así deben poder recibir facturas electrónicas. Más al respecto en el artículo Factura electrónica para microempresas.

Qué debes hacer ahora concretamente

• Garantizar la recepción: Establece un buzón fijo para facturas de entrada y comunícalo a tus proveedores.
• Organizar el archivo: Las facturas electrónicas deben conservarse en el original estructurado – una impresión no es suficiente. Necesitas, por lo tanto, un archivo digital y ordenado.
• Simplificar el proceso: Cuantos menos pasos manuales haya entre la recepción y el archivo, menos se pierde.

webRichtung documents es para esto una primera puerta al sistema operativo compartido: Las facturas entrantes pueden importarse por correo electrónico, archivarse, evaluarse y recuperarse a través de la búsqueda de archivo. La compatibilidad con DATEV así como el procesamiento de XRechnung y Factur-X mantienen el flujo de documentos posterior conectado.

Malentendidos frecuentes

Encontramos tres errores especialmente a menudo en torno a la obligación de factura electrónica:

• “Ya estoy enviando PDFs.” Un PDF no es una factura electrónica en el sentido de la ley – le falta el conjunto de datos estructurado.
• “Esto solo afecta a las grandes empresas.” La obligación de recepción rige independientemente del tamaño de la empresa; solo en la emisión hay facilidades y períodos de transición.
• “Imprimo la factura electrónica y la archivo.” La impresión es solo una copia – lo que debe conservarse es el original electrónico.

Quien establece correctamente la recepción, el archivo y la conservación desde el principio, lleva la obligación en un flujo de trabajo fiable – y al mismo tiempo se beneficia de documentos localizables y evaluables.

Este artículo proporciona información general y no reemplaza el asesoramiento legal o fiscal.