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Obligación de factura electrónica: qué rige y desde cuándo
Desde 2025 rige de forma escalonada la obligación de factura electrónica en el ámbito B2B. Quién está afectado, qué plazos de transición corren y qué deberías hacer ahora concretamente.
Desde el 1 de enero de 2025 rige en Alemania la obligación de factura electrónica para operaciones entre empresas nacionales (B2B): desde entonces, por principio, toda empresa afectada debe poder recibirlas, mientras que la obligación de emitirlas entra en vigor de forma escalonada mediante plazos de transición. Una factura electrónica no es un PDF, sino un formato electrónico estructurado conforme a la norma EN 16931, en Alemania sobre todo XRechnung y ZUGFeRD.
Qué cuenta como factura electrónica
Lo decisivo es el formato. Una factura electrónica contiene los datos de la factura de forma legible por máquina en un conjunto de datos estructurado:
- XRechnung: un formato XML puro, estándar sobre todo en organismos públicos contratantes
- ZUGFeRD: un formato híbrido: un PDF para leer más un XML incrustado para máquinas
Un PDF habitual o una factura en papel solo cuentan, desde la nueva regulación, como «otra factura». Durante los plazos de transición pueden seguir utilizándose, pero no cumplen la obligación de factura electrónica.
El calendario por etapas
Así está planteada la implantación según la situación legal actual (a mediados de 2026):
- Desde el 1 de enero de 2025: todas las empresas nacionales deben poder recibir facturas electrónicas en el ámbito B2B. Para ello basta de momento con un buzón de correo electrónico.
- Plazo de transición hasta finales de 2026: las facturas en papel y en PDF pueden seguir emitiéndose con el consentimiento del destinatario.
- Plazo ampliado hasta finales de 2027: para empresas por debajo de un límite de facturación fijado por ley.
- Después: la emisión como factura electrónica pasa a ser, por principio, la regla en el ámbito B2B, con excepciones definidas por ley.
Para detalles y casos especiales merece la pena consultar las circulares actuales del BMF o hablar con tu asesoría fiscal: la configuración se ha concretado en varias ocasiones desde 2024.
A quién afecta la obligación y a quién no
Están afectadas las operaciones entre empresas con sede en el país. No quedan sujetas a la obligación de emisión, entre otras, las facturas a consumidores finales (B2C), las facturas de importe reducido de hasta 250 euros y los billetes de transporte. También para los pequeños empresarios hay facilidades en la emisión, aunque aun así deben poder recibir facturas electrónicas. Más sobre ello en el artículo Factura electrónica para pequeños empresarios.
Qué deberías hacer ahora concretamente
- Asegurar la recepción: define un buzón fijo para las facturas entrantes y comunícalo a tus proveedores.
- Regular el archivado: las facturas electrónicas deben conservarse en su original estructurado; una impresión no es suficiente. Por tanto, necesitas un archivado digital y ordenado.
- Simplificar el proceso: cuantos menos pasos manuales haya entre la recepción y el archivo, menos se pierde.
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Malentendidos frecuentes
Tres errores nos encontramos especialmente a menudo en torno a la obligación de factura electrónica:
- «Pero si ya envío PDF». Un PDF no es una factura electrónica en el sentido de la ley: falta el conjunto de datos estructurado.
- «Esto solo afecta a los grandes». La obligación de recepción rige con independencia del tamaño de la empresa; solo en la emisión hay facilidades y plazos de transición.
- «Imprimo la factura electrónica y la archivo». La impresión es solo una reproducción: lo que debe conservarse es el original electrónico.
Quien configura desde el principio de forma correcta la recepción, el archivado y la conservación cumple la obligación de pasada, y se beneficia de inmediato de comprobantes consultables y clasificados automáticamente.
Este artículo informa de forma general y no sustituye al asesoramiento jurídico o fiscal.
FAQ
¿Desde cuándo rige la obligación de factura electrónica?
Desde el 1 de enero de 2025, las empresas nacionales deben poder recibir facturas electrónicas en operaciones B2B. La obligación de emitirlas llega de forma escalonada mediante plazos de transición.
¿Es un PDF una factura electrónica?
No. Una factura electrónica en el sentido de la ley es un formato electrónico estructurado conforme a la norma europea EN 16931, como XRechnung o ZUGFeRD. Un simple PDF cuenta como otra factura.
¿Afecta la obligación también a las facturas de clientes particulares?
No, la obligación de factura electrónica rige para operaciones entre empresas nacionales (B2B). Las facturas a consumidores finales no quedan incluidas.
¿Qué debo hacer como receptor?
Debes poder aceptar y procesar facturas electrónicas; un buzón de correo electrónico para la recepción se considera suficiente. Además, los datos estructurados deben conservarse sin alteraciones.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas están sujetas a los plazos fiscales de conservación. Importante: debe conservarse el original estructurado, no solo una impresión o una copia de imagen.