Wiedza · documents

Obowiązek e-faktury: co i od kiedy obowiązuje

Od 2025 roku obowiązek e-faktury w B2B wprowadzany jest etapami. Kogo dotyczy, jakie obowiązują okresy przejściowe i co powinieneś teraz konkretnie zrobić.

Od 1 stycznia 2025 roku w Niemczech obowiązuje obowiązek e-faktury dla obrotów między przedsiębiorstwami krajowymi (B2B): od tego momentu zasadniczo każde objęte tym przedsiębiorstwo musi być w stanie odbierać faktury, a obowiązek ich wystawiania wchodzi w życie etapami w ramach okresów przejściowych. E-faktura nie jest przy tym plikiem PDF, lecz ustrukturyzowanym formatem elektronicznym zgodnym z normą EN 16931 – w Niemczech przede wszystkim XRechnung i ZUGFeRD.

Co liczy się jako e-faktura

Decydujący jest format. E-faktura zawiera dane faktury w postaci możliwej do odczytu maszynowego, w ustrukturyzowanym zbiorze danych:

• XRechnung: czysty format XML, standard przede wszystkim u zleceniodawców publicznych
• ZUGFeRD: format hybrydowy – plik PDF do odczytu plus osadzony XML dla maszyn

Zwykły plik PDF lub faktura papierowa od czasu nowej regulacji są uznawane jedynie za „inną fakturę”. W okresach przejściowych mogą być nadal używane, ale nie spełniają obowiązku e-faktury.

Harmonogram w etapach

Tak zaplanowano wprowadzenie zgodnie z obecnym stanem prawnym (stan: połowa 2026 roku):

1. Od 1 stycznia 2025: wszystkie przedsiębiorstwa krajowe muszą być w stanie odbierać e-faktury w B2B. Na początek wystarcza do tego skrzynka e-mail.
2. Okres przejściowy do końca 2026: faktury papierowe i PDF mogą być nadal wystawiane za zgodą odbiorcy.
3. Wydłużony termin do końca 2027: dla przedsiębiorstw poniżej ustawowo określonego progu obrotu.
4. Następnie: wystawianie w formie e-faktury w B2B staje się zasadniczo regułą, z ustawowo zdefiniowanymi wyjątkami.

W przypadku szczegółów i sytuacji szczególnych warto zajrzeć do aktualnych pism BMF lub porozmawiać ze swoim doradcą podatkowym – sposób realizacji był od 2024 roku wielokrotnie doprecyzowywany.

Kogo dotyczy obowiązek – a kogo nie

Objęte są obroty między przedsiębiorstwami z siedzibą w kraju. Obowiązkowi wystawiania nie podlegają między innymi faktury dla konsumentów końcowych (B2C), faktury na małe kwoty do 250 euro oraz bilety przejazdu. Również dla małych przedsiębiorców istnieją ułatwienia przy wystawianiu – mimo to muszą oni być w stanie odbierać e-faktury. Więcej na ten temat w artykule E-faktura dla małych przedsiębiorców.

Co powinieneś teraz konkretnie zrobić

• Zapewnij odbiór: wyznacz stałą skrzynkę na faktury przychodzące i poinformuj o niej dostawców.
• Uporządkuj archiwizację: e-faktury muszą być przechowywane w ustrukturyzowanym oryginale – wydruk nie wystarcza. Potrzebujesz więc cyfrowego, uporządkowanego archiwum.
• Uprość proces: im mniej ręcznych kroków między odbiorem a archiwum, tym mniej rzeczy ginie.

Dokładnie tutaj zaczyna się webRichtung documents: łączysz swoją skrzynkę na faktury, przychodzące załączniki są automatycznie importowane, odczytywane i klasyfikowane – oraz przechowywane w niezmienialny sposób w archiwum GoBD z Object Lock przez 6, 8 lub 10 lat. Rozliczenie następuje za dokument od 0,09 € (0,06 € w trybie wsadowym), bez opłaty podstawowej.

Częste nieporozumienia

Trzy błędne przekonania spotykamy szczególnie często w kontekście obowiązku e-faktury:

• „Przecież już wysyłam PDF-y.” Plik PDF nie jest e-fakturą w rozumieniu ustawy – brakuje mu ustrukturyzowanego zbioru danych.
• „To dotyczy tylko dużych.” Obowiązek odbioru obowiązuje niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa; tylko przy wystawianiu istnieją ułatwienia i okresy przejściowe.
• „Drukuję e-fakturę i wpinam ją do segregatora.” Wydruk jest tylko odwzorowaniem – przechowywany musi być oryginał elektroniczny.

Kto wcześnie poprawnie skonfiguruje odbiór, archiwizację i przechowywanie, załatwia obowiązek przy okazji – i od razu korzysta z możliwych do przeszukiwania, automatycznie klasyfikowanych dokumentów.

Niniejszy artykuł informuje ogólnie i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej.

Markdown · Text