Obowiązek e-faktury: Co obowiązuje od kiedy

Od 1 stycznia 2025 roku w Niemczech obowiązuje obowiązek e-faktury dla transakcji między przedsiębiorstwami krajowymi (B2B): każde dotkniętego przedsiębiorstwa musi być w stanie odbierać e-faktury, a obowiązek ich wystawiania wdrażany jest stopniowo poprzez okresy przejściowe. E-faktura to nie PDF, lecz strukturyzowany format elektroniczny zgodny z normą EN 16931 – w Niemczech przede wszystkim XRechnung i ZUGFeRD.

Co liczy się jako e-faktura

Decydujący jest format. E-faktura zawiera dane fakturowe czytelne maszynowo w strukturyzowanym zestawie danych:

• XRechnung: czysty format XML, standard szczególnie u publicznych zamawiających
• ZUGFeRD: format hybrydowy – PDF do czytania plus osadzone XML dla maszyn

Zwykły PDF lub faktura papierowa są od momentu wprowadzenia nowych przepisów traktowane tylko jako „inna faktura”. W okresach przejściowych mogą być nadal stosowane, ale nie spełniają obowiązku e-faktury.

Plan wdrażania w etapach

Poniżej przedstawiono wdrażanie zgodnie z obowiązującym stanem prawnym (stan: połowa 2026):

1. Od 1 stycznia 2025: Wszystkie przedsiębiorstwa krajowe muszą być w stanie odbierać e-faktury w transakcjach B2B. Do tego wystarczająca jest skrzynka pocztowa e-mail.
2. Okres przejściowy do końca 2026: Faktury papierowe i PDF mogą być nadal wystawiane za zgodą odbiorcy.
3. Przedłużony okres do końca 2027: dla wystawców faktur o przychodzeniu z roku poprzedniego nie przekraczającym 800 000 euro.
4. Od 2028: Wystawienie e-faktury staje się w B2B generalnie regułą, z ustawowo zdefiniowanymi wyjątkami.

W przypadku szczegółów i przypadków szczególnych warto zapoznać się z aktualnymi pismami BMF lub poruszyć temat w rozmowie z doradcą podatkowym – ustalenia były wielokrotnie konkretyzowane od 2024 roku.

Kogo dotyczy obowiązek – i kogo nie

Obowiązek dotyczy transakcji między przedsiębiorstwami z siedzibą na terenie kraju. Spoza obowiązku wystawiania nie podpadają między innymi faktury dla konsumentów końcowych (B2C), faktury o niskiej wartości do 250 euro i bilety przewozu. Również mali przedsiębiorcy otrzymują ułatwienia przy wystawianiu – muszą jednak być w stanie odbierać e-faktury. Więcej informacji na ten temat w artykule E-faktura dla małych przedsiębiorstw.

Co konkretnie powinieneś zrobić teraz

• Zapewnij odbór: Ustanów stałą skrzynkę pocztową do odbioru faktur przychodzących i skomunikuj ją dostawcom.
• Porządkuj przechowywanie: E-faktury muszą być przechowywane w strukturyzowanej wersji oryginalnej – wydruk nie wystarczy. Potrzebujesz zatem cyfrowego, uporządkowanego archiwum.
• Uprość proces: Im mniej kroków manualnych między odbiorem a archiwizacją, tym mniej możliwości utraty danych.

webRichtung documents to pierwsze wejście do wspólnego systemu operacyjnego: faktury przychodzące można importować pocztą elektroniczną, przechowywać, oceniać i ponownie odkrywać poprzez wyszukiwanie archiwalne. Wsparcie DATEV oraz przetwarzanie XRechnung i Factur-X utrzymują dalszy przepływ dokumentów kompatybilnym.

Częste nieporozumienia

Trzy błędy spotykamy szczególnie często w związku z obowiązkiem e-faktury:

• „Przecież już wysyłam PDFy.” PDF to nie e-faktura w rozumieniu ustawy – brakuje strukturyzowanego zestawu danych.
• „To dotyczy tylko dużych firm.” Obowiązek odboru dotyczy niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa; tylko przy wystawianiu istnieją ułatwienia i okresy przejściowe.
• „Drukuję e-fakturę i przechowuję w tecze.” Wydruk to tylko kopia – przechowywać należy elektroniczny original.

Kto wcześnie i prawidłowo skonfiguruje odbór, przechowywanie i archiwizację, wdrażając obowiązek w niezawodnym przepływie pracy – jednocześnie korzysta z dokumentów dających się wyszukiwać i oceniać.

Artykuł zawiera informacje ogólne i nie zastępuje porady prawnej lub podatkowej.