Bilgi · documents

Tarayıcıdan doğrudan arşive: Dolambaçsız tarama

Ofis cihazın taramaları WebDAV üzerinden doğrudan belge arşivine gönderebilir – araya PC girmeden. Scan-to-Archive'ı dakikalar içinde böyle kurarsın.

Tarayıcıdan doğrudan arşive demek: Ofis cihazın her taramayı PC ara adımı olmadan belge arşivine gönderir, burada otomatik olarak okunur, sınıflandırılır ve aranabilir hale getirilir. Teknik olarak bu WebDAV üzerinden çalışır – birçok tarayıcı ve çok işlevli cihazın desteklediği bir standart, çoğu zaman „SharePoint" veya „SharePoint/WebDAV" adı altında gizlenmiştir. Kurulum: URL ve erişim bilgilerini cihaza gir, tamam.

Scan-to-E-Mail ve Scan-to-Ordner ile ilgili sorun

Alışılmış tarayıcı iş akışlarının hepsinde aynı zayıf nokta vardır – manuel bir ara adım:

• Scan-to-E-Mail: Ek, posta kutusunda durur ve birinin onu arşivlemesini bekler. Çoğu zaman uzun süre bekler.
• Scan-to-USB: Bellek çubuğu çekmeceye gider, dosya adsız kalır.
• Scan-to-Netzwerkordner: Dosyanın adı „SCAN_20240312_0815.pdf"dir ve biri onu yeniden adlandırıp düzenleyene kadar arama için değersizdir.

Her ara adım, belgelerin takılı kaldığı veya kaybolduğu bir noktadır. Çözüm, bu dolambacı ortadan kaldırmaktır: Tarayıcı, içeriği işleyip arşivleyen sisteme doğrudan teslim eder.

Doğrudan bağlantı böyle çalışır

webRichtung documents içinde „Toplu yükleme & Tarayıcı" altında kullanıcı adı ve şifre ile organizasyona bağlı bir erişim bulursun. Cihazını bununla bağlarsın:

1. Tarayıcıda hedef türü olarak „SharePoint/WebDAV" seç (Kyocera, Brother, HP ve diğer birçok cihaz bunu böyle adlandırır).
2. URL ve erişim bilgilerini documents'ten gir.
3. Tara. Artık her tarama doğrudan işleme gider: okuma, sınıflandırma, aranabilir hale getirme.

Ek yazılıma ihtiyacın yok. Aynı WebDAV erişimini ayrıca Windows Explorer veya macOS Finder'da da açabilirsin – dosyaları içine koyman yeterli. Adım adım kılavuz dokümantasyonda yer alıyor.

Büyük miktarlar için: SFTP, FTPS ve Batch

Eski bir dijitalleştirme söz konusuysa – örneğin geçmiş yıllara ait klasörler –, toplu işleme için SFTP veya FTPS kullanırsın. Otomasyon olanağının yanındaki avantaj: Batch'te işlenen belge başına fiyat 0,09 €'dan 0,06 €'ya düşer. 1.000 belgeli bir yıl böylece 60 € tutar – tek seferlik.

Tarama sonrasında ne olur

Bir belge hangi yoldan gelirse gelsin: Aynı işlemeyi geçer. Ardından onu içerik, belge türü, tarih veya tutar üzerinden bulursun – şifreli tarama dosya adı üzerinden değil. Tamamlanmış belgeler Object Lock'lu GoBD arşivine (6, 8 veya 10 yıl) gider ve orada aranabilir kalır. İşleme bir belgede bir süre tanırsa, platform bundan bir görev hazırlar – onu sen onaylarsın.

Böylece bir yığın kağıt posta tek bir hamleye dönüşür: yerleştir, tara, bitti. Daha geniş çerçeveyi – posta girişinden denetime dayanıklı arşive kadar – Belgeleri dijitalleştirme: kolay yol makalesi anlatıyor.

Kurulum için kontrol listesi

• documents içinde „Toplu yükleme & Tarayıcı" altında WebDAV erişimi açıldı
• URL ve erişim bilgileri cihaza kaydedildi (hedef türü „SharePoint/WebDAV")
• Test taraması yapıldı ve çalışma alanında tekrar bulundu
• Tarama profili cihazda favori olarak kaydedildi, böylece ekip tek tuşla kullanabilir
• Ekiple kısaca iletişim kuruldu: Kağıt posta artık açılırken taranır

Bu beş maddeden fazlasına gerek yok – kurulum birkaç dakikada tamamlanır ve sonrasında bakım yükü olmadan çalışır.

Markdown · Text