Wiedza · documents

Ze skanera prosto do archiwum: skanowanie bez objazdów

Twoje urządzenie biurowe może wysyłać skany przez WebDAV bezpośrednio do repozytorium dokumentów – bez pośrednictwa komputera. Tak skonfigurujesz skanowanie do archiwum w kilka minut.

Ze skanera prosto do archiwum oznacza: Twoje urządzenie biurowe wysyła każdy skan bez pośredniego kroku z komputerem do repozytorium dokumentów, gdzie zostaje automatycznie odczytany, sklasyfikowany i udostępniony do przeszukiwania. Technicznie odbywa się to przez WebDAV – standard, który obsługuje wiele skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych, często ukryty pod nazwą „SharePoint" lub „SharePoint/WebDAV". Konfiguracja: wpisz na urządzeniu adres URL i dane logowania, gotowe.

Problem ze skanowaniem do e-maila i skanowaniem do folderu

Typowe procesy skanowania mają wszystkie tę samą słabość – ręczny krok pośredni:

• Skanowanie do e-maila: Załącznik leży w skrzynce i czeka, aż ktoś go zarchiwizuje. Często czeka długo.
• Skanowanie do USB: Pendrive ląduje w szufladzie, a plik pozostaje bez nazwy.
• Skanowanie do folderu sieciowego: Plik nazywa się „SCAN_20240312_0815.pdf" i jest bezużyteczny w wyszukiwaniu, dopóki ktoś go nie zmieni nazwy i nie posortuje.

Każdy krok pośredni to miejsce, w którym dokumenty zalegają lub giną. Rozwiązaniem jest wyeliminowanie objazdu: skaner dostarcza bezpośrednio do systemu, który zajmuje się opracowaniem.

Tak działa bezpośrednie połączenie

W webRichtung documents znajdziesz w sekcji „Masowe przesyłanie i skaner" dostęp powiązany z organizacją, z nazwą użytkownika i hasłem. Za jego pomocą łączysz swoje urządzenie:

1. Na skanerze wybierz typ celu „SharePoint/WebDAV" (tak nazywa to wiele urządzeń firm Kyocera, Brother, HP i innych).
2. Wpisz adres URL i dane logowania z documents.
3. Skanuj. Od teraz każdy skan trafia bezpośrednio do przetwarzania: odczytanie, klasyfikacja, udostępnienie do przeszukiwania.

Dodatkowe oprogramowanie nie jest potrzebne. Ten sam dostęp WebDAV możesz zresztą otworzyć również w Eksploratorze Windows lub Finderze macOS – wystarczy wrzucić pliki. Instrukcja krok po kroku znajduje się w dokumentacji.

Dla dużych ilości: SFTP, FTPS i przetwarzanie wsadowe

Gdy przed Tobą digitalizacja starszych dokumentów – na przykład segregatorów z minionych lat – do przetwarzania wsadowego użyjesz SFTP lub FTPS. Zaletą obok możliwości automatyzacji jest: w trybie wsadowym cena za przetworzony dokument spada z 0,09 € do 0,06 €. Rocznik z 1000 dokumentów kosztuje w ten sposób 60 € – jednorazowo.

Co dzieje się po zeskanowaniu

Niezależnie od tego, jaką drogą dokument dotrze: przechodzi to samo przetwarzanie. Następnie znajdziesz go po treści, typie dokumentu, dacie lub kwocie – a nie po kryptycznej nazwie pliku ze skanu. Zakończone dokumenty trafiają do archiwum GoBD z Object Lock (6, 8 lub 10 lat) i pozostają tam przeszukiwalne. Jeśli przetwarzanie rozpozna w dokumencie termin, platforma przygotowuje z tego zadanie – zatwierdzasz je Ty.

W ten sposób ze stosu poczty papierowej powstaje jeden ruch ręką: położyć, zeskanować, gotowe. Szersze ramy – od skrzynki odbiorczej po archiwizację odporną na kontrolę – opisuje artykuł Digitalizacja dokumentów: prosta droga.

Lista kontrolna do konfiguracji

• Dostęp WebDAV otwarty w documents w sekcji „Masowe przesyłanie i skaner"
• Adres URL i dane logowania zapisane na urządzeniu (typ celu „SharePoint/WebDAV")
• Wykonany skan testowy i odnaleziony w obszarze roboczym
• Profil skanowania zapisany jako ulubiony na urządzeniu, aby zespół mógł go używać jednym naciśnięciem przycisku
• Krótko zakomunikowane w zespole: poczta papierowa jest od teraz skanowana przy otwarciu

Więcej niż tych pięć punktów nie potrzeba – konfiguracja jest gotowa w kilka minut i działa potem bez nakładu na utrzymanie.

Markdown · Text