Conocimiento · documents

Del escáner directo al archivo: escanear sin rodeos

Tu equipo de oficina puede enviar los escaneos directamente al archivo de documentos mediante WebDAV, sin PC intermedio. Así configuras Scan-to-Archive en minutos.

Del escáner directo al archivo significa: tu equipo de oficina envía cada escaneo a la gestión documental sin pasar por el PC, donde se lee, clasifica y se hace consultable automáticamente. Técnicamente esto funciona mediante WebDAV, un estándar que muchos escáneres y equipos multifunción dominan, a menudo escondido bajo la denominación «SharePoint» o «SharePoint/WebDAV». Configuración: introducir la URL y los datos de acceso en el equipo, listo.

El problema con Scan-to-E-Mail y Scan-to-carpeta

Los flujos de trabajo habituales de escaneo tienen todos el mismo punto débil: un paso intermedio manual:

• Scan-to-E-Mail: el adjunto queda en el buzón esperando a que alguien lo archive. A menudo espera mucho tiempo.
• Scan-to-USB: la memoria acaba en el cajón, el archivo queda sin nombre.
• Scan-to-carpeta de red: el archivo se llama «SCAN_20240312_0815.pdf» y carece de valor para la búsqueda hasta que alguien lo renombra y lo clasifica.

Cada paso intermedio es un punto donde los comprobantes se quedan estancados o se pierden. La solución es eliminar el rodeo: el escáner entrega directamente al sistema que se encarga de la indexación.

Así funciona la conexión directa

En webRichtung documents encuentras, bajo «Carga masiva y escáner», un acceso vinculado a la organización con nombre de usuario y contraseña. Con ello conectas tu equipo:

1. En el escáner selecciona el tipo de destino «SharePoint/WebDAV» (así lo llaman muchos equipos de Kyocera, Brother, HP y otros).
2. Introduce la URL y los datos de acceso de documents.
3. Escanea. A partir de ahora cada escaneo llega directamente a la gestión: leer, clasificar, hacer consultable.

No necesitas software adicional. Por cierto, ese mismo acceso WebDAV también puedes abrirlo en el Explorador de Windows o el Finder de macOS: basta con depositar los archivos. La guía paso a paso está en la documentación.

Para grandes volúmenes: SFTP, FTPS y batch

Si tienes pendiente una digitalización de archivos antiguos, por ejemplo carpetas de años pasados, usa SFTP o FTPS para el procesamiento por lotes. La ventaja, además de la automatización: en batch el precio por documento procesado baja de 0,09 € a 0,06 €. Un ejercicio con 1.000 comprobantes cuesta así 60 €, una sola vez.

Qué pasa tras el escaneo

Sin importar por qué vía llegue un documento: pasa por la misma gestión. Después lo encuentras por contenido, tipo de documento, fecha o importe, no por el críptico nombre de archivo del escaneo. Los comprobantes finalizados pasan al archivo GoBD con Object Lock (6, 8 o 10 años) y permanecen consultables allí. Si la gestión detecta un plazo en un documento, la plataforma prepara una tarea a partir de él; la apruebas tú.

Así, el montón de correo en papel se convierte en un solo gesto: colocar, escanear, hecho. El marco más amplio, desde la bandeja de entrada hasta el archivo a prueba de auditorías, lo describe el artículo Digitalizar comprobantes: el camino sencillo.

Lista de comprobación para la configuración

• Acceso WebDAV abierto en documents bajo «Carga masiva y escáner»
• URL y datos de acceso registrados en el equipo (tipo de destino «SharePoint/WebDAV»)
• Escaneo de prueba realizado y recuperado en el área de trabajo
• Perfil de escaneo guardado como favorito en el equipo, para que el equipo lo use con una sola pulsación
• Comunicado brevemente al equipo: el correo en papel se escanea a partir de ahora al abrirlo

No hace falta más que estos cinco puntos: la configuración se completa en pocos minutos y después funciona sin esfuerzo de mantenimiento.

Markdown · Text