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Telefonservice für die Anwaltskanzlei: verschwiegen
Wie ein KI-Telefonassistent Mandantenanrufe annimmt, Erstanfragen vorqualifiziert und Rückrufe dokumentiert – und was § 203 StGB und § 43e BRAO verlangen.
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Es ist Mittwoch, kurz vor zehn. Die Anwältin sitzt in der mündlichen Verhandlung, das Sekretariat tippt einen fristgebundenen Schriftsatz und nimmt parallel den dritten Anruf in zehn Minuten an: ein Mandant fragt nach dem Verfahrensstand, in der Leitung wartet schon die nächste Erstanfrage – eine Kündigung, frisch im Briefkasten. Wer jetzt nicht durchkommt, wählt die nächste Kanzlei. Am Telefon entscheidet sich oft, ob aus einer Anfrage ein Mandat wird.
Was am Kanzleitelefon wirklich auf der Strecke bleibt
Die wenigsten Anrufe brauchen sofort einen Anwalt – aber fast alle brauchen sofort eine Reaktion. Branchenauswertungen zeigen, dass Kanzleien einen erheblichen Teil eingehender Anrufe verpassen und ein großer Teil der Anrufer beim ersten Versuch niemanden erreicht. Der Schaden ist dabei zweigeteilt: Erstanfragen wandern zur Konkurrenz, weil der erste Kontakt zählt. Und im Bestand leidet die Erreichbarkeit, an der Mandanten ihre Kanzlei messen – gerade während Gerichtsterminen, Besprechungen und Diktatphasen, also genau dann, wenn niemand abnehmen kann.
Feste Telefonzeiten lösen das selten: Sie verlagern das Problem nur in zwei, drei Stoßstunden. Und das Sekretariat, das eigentlich Fristen kontrollieren und Schriftsätze vorbereiten soll, springt den ganzen Tag zwischen Akte und Hörer.
Was der Phone Agent in der Kanzlei übernimmt
- Erstanfragen vorqualifizieren: Rechtsgebiet, kurze Anliegenschilderung, Beteiligte, vorhandene Schreiben oder Fristen
- Rückrufbitten von Mandanten mit Aktenbezug, Rückrufnummer und Erreichbarkeit aufnehmen
- Organisatorische Standardfragen aus der hinterlegten Wissensbasis beantworten: benötigte Unterlagen zum Ersttermin, Anfahrt, Erreichbarkeit
- Ersttermine als Terminagent direkt in den Kalender buchen (siehe Online-Terminbuchung)
- Eilfälle nach Regeln durchstellen – etwa ablaufende Fristen oder Haftsachen
- Auch mehrere Anrufe parallel annehmen und jeden mit KI-Zusammenfassung protokollieren
Nicht: rechtlich beraten, Erfolgsaussichten einschätzen oder Fristen berechnen. Diese Grenze ist kein Nebeneffekt, sondern wird im Verhalten des Assistenten als Designprinzip festgelegt – die Bewertung bleibt beim Anwalt.
Verschwiegenheit: der rechtliche Rahmen
Anwältinnen und Anwälte unterliegen der strafbewehrten Verschwiegenheit (§ 43a Abs. 2 BRAO, § 2 BORA, § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB). Schon die Möglichkeit, dass ein Dienstleister Einblick in Mandatsdaten nehmen könnte, gilt als Offenbaren. Trotzdem ist die Einbindung externer Dienste nicht verboten – sie ist seit 2017 ausdrücklich geregelt.
§ 203 Abs. 3 StGB erlaubt die Mitwirkung externer Personen, wenn sie wirksam zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. § 43e BRAO konkretisiert das für IT- und sonstige Dienstleister: Der Einsatz muss für die Berufsausübung erforderlich sein, der Dienstleister sorgfältig ausgewählt werden, und es braucht einen Vertrag in Textform. Dessen Mindestinhalt nach § 43e Abs. 3 BRAO umfasst die Verschwiegenheitsverpflichtung samt Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, die Beschränkung auf das Erforderliche (Need-to-know) sowie die Bedingungen für Unterauftragnehmer. Hinzu kommt der AVV nach Art. 28 DSGVO mit Weisungsbindung, technischen und organisatorischen Maßnahmen und klaren Löschregeln. Die Verarbeitung findet bei webRichtung in der EU statt, dem Prinzip der Datenminimierung folgend; eine Klausel, die das Training von Modellen mit Mandatsdaten ausschließt, ist sinnvoll. Das ist keine Rechtsberatung – die konkrete Ausgestaltung gehört vor den Einsatz mit dem Datenschutzbeauftragten geklärt und am Einzelfall geprüft.
Der Trick liegt in der Datenminimierung
Je weniger der Assistent erfährt, desto kleiner das Risiko. Für die Annahme reicht, was der Anrufer ohnehin zur Kontaktaufnahme mitteilen will: Wer ist dran, worum geht es grob, wie ist er erreichbar. Sensible Details des Sachverhalts gehören ins geschützte Mandatsgespräch, nicht in die Vorqualifizierung. So bleibt die erste Annahme schlank – und das eigentliche Beratungsgespräch findet statt, wo es hingehört.
Eilfälle bleiben Chefsache
Ablaufende Fristen, Haftsachen, Durchsuchungen: Solche Konstellationen dulden keinen Rückruf am nächsten Werktag. Hinterlege Eilfall-Formulierungen, bei denen der Assistent sofort an eine definierte Nummer übergibt – je Dezernat unterschiedlich, wenn nötig. Alles andere läuft dokumentiert in den Rückruf-Stapel, den das Sekretariat in ruhigen Blöcken abarbeitet, statt zwischen Akte und Hörer zu springen.
So testest du es in deiner Kanzlei
Beginne eng: Der Assistent nimmt Erstanfragen und Rückrufbitten auf, beantwortet organisatorische Fragen aus der Wissensbasis und stellt definierte Eilfälle durch. Lege ausdrücklich fest, dass keine rechtlichen Einschätzungen gegeben werden. Nach zwei Wochen zeigt das Anrufprotokoll, welche Anliegen tatsächlich auflaufen – und wo sich eigene Wissensbausteine oder Weiterleitungs-Regeln lohnen.
Mit webRichtung phone richtest du das ohne neue Telefonanlage ein: eigene Rufnummer, Umleitung der Kanzleinummer bei besetzt oder nach Geschäftsschluss, Anrufprotokoll mit KI-Zusammenfassung. Im aktuellen Modell kannst du es risikoarm prüfen – 7 Tage mit 15 Gesprächsminuten gratis, abgerechnet nach Verbrauch. Beziehe das Sekretariat von Anfang an ein: Es kennt die Anrufertypen am besten. Weiterführend: Was verpasste Anrufe kosten, automatische Anrufannahme und KI-Anrufannahme. Den Vertrag vorab mit deinem Datenschutzbeauftragten abstimmen – oder direkt Kontakt aufnehmen.
Häufige Fragen
Darf eine Anwaltskanzlei einen externen KI-Telefonservice einsetzen, ohne die Verschwiegenheit zu verletzen?
Grundsätzlich ja. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt die Einbindung mitwirkender Personen, und § 43e BRAO regelt seit 2017 ausdrücklich die Inanspruchnahme von Dienstleistern mit Zugang zu Mandatsgeheimnissen. Voraussetzung sind die Erforderlichkeit, sorgfältige Auswahl, ein Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung samt Belehrung über die strafrechtlichen Folgen (§ 203 StGB) sowie ein AVV nach Art. 28 DSGVO. Den konkreten Einsatz mit dem Datenschutzbeauftragten und am Einzelfall prüfen.
Erteilt der KI-Telefonassistent Rechtsauskünfte?
Nein, und das soll er ausdrücklich nicht. Der Assistent wird so konfiguriert, dass er keine rechtliche Bewertung vornimmt, keine Erfolgsaussichten einschätzt und keine Fristen berechnet. Er nimmt das Anliegen strukturiert auf, beantwortet organisatorische Fragen aus der hinterlegten Wissensbasis und übergibt an die Kanzlei.
Was muss vertraglich geregelt sein?
§ 43e Abs. 3 BRAO nennt unter anderem die Verschwiegenheitsverpflichtung mit Belehrung über § 203 StGB, die Beschränkung auf das Erforderliche (Need-to-know) und die Bedingungen für Unterauftragnehmer. Hinzu kommt der AVV nach Art. 28 DSGVO mit Weisungsbindung, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Löschregeln und Subprozessor-Liste. Sinnvoll ist außerdem eine Klausel, die das Training von Modellen mit Mandatsdaten ausschließt.
Wie geht der Telefonservice mit Eilfällen wie ablaufenden Fristen oder Haftsachen um?
Über Weiterleitungs-Regeln. Definierte Eilfälle werden direkt an eine hinterlegte Nummer durchgestellt; alles andere wird dokumentiert für den Rückruf aufgenommen. Welche Konstellationen als dringend gelten, legst du je Dezernat selbst fest.
Kann der Assistent Erstanfragen vorqualifizieren und Termine buchen?
Ja. Er erfragt Rechtsgebiet, eine kurze Schilderung, Beteiligte und ob bereits Schreiben oder Fristen vorliegen, und protokolliert das mit KI-Zusammenfassung. Als Terminagent kann er einen Ersttermin direkt in den Kalender buchen, wenn du das so einrichtest. Über mögliche Interessenkonflikte und die Mandatsannahme entscheidet weiterhin die Kanzlei.