Bilgi · phone
Avukatlık bürosu için telefon hizmeti: gizliliği riske atmadan ulaşılabilir kalmak
Bir yapay zekâ telefon asistanının siz randevudayken müvekkil aramalarını nasıl yanıtladığı, ilk başvuruları önceden nasıl değerlendirdiği ve geri aramaları nasıl belgelediği – ve § 203 StGB ile § 43e BRAO'nun bunun için ne gerektirdiği.
Çarşamba günü, saat ona az kala. Avukat sözlü duruşmada oturuyor, sekreterlik süreye bağlı bir dilekçe yazıyor ve aynı anda on dakika içinde üçüncü aramayı yanıtlıyor: bir müvekkil davanın durumunu soruyor, hattaki sırada bir sonraki ilk başvuru çoktan bekliyor – posta kutusuna yeni düşen bir fesih bildirimi. Şu anda ulaşamayan kişi bir sonraki büroyu arar. Bir başvurunun vekâlete dönüşüp dönüşmeyeceğine çoğu zaman telefonda karar verilir.
Büro telefonunda asıl ne göz ardı ediliyor
Aramaların çok azı hemen bir avukata ihtiyaç duyar – ama neredeyse hepsi hemen bir tepki ister. Sektör analizleri, büroların gelen aramaların önemli bir kısmını kaçırdığını ve arayanların büyük bir bölümünün ilk denemede kimseye ulaşamadığını gösteriyor. Zarar ise iki yönlü: İlk başvurular rakibe gider, çünkü ilk temas önemlidir. Ve mevcut müvekkillerde, müvekkillerin bürolarını ölçtüğü ulaşılabilirlik zarar görür – özellikle mahkeme duruşmaları, görüşmeler ve dikte aşamaları sırasında, yani tam da kimsenin açamayacağı anlarda.
Sabit telefon saatleri bunu nadiren çözer: Sorunu yalnızca iki üç yoğun saate kaydırırlar. Ve aslında süreleri kontrol edip dilekçeleri hazırlaması gereken sekreterlik, bütün gün dosya ile ahize arasında gidip gelir.
Phone Agent büroda neyi üstlenir
- İlk başvuruları önceden değerlendirme: hukuk alanı, kısa konu açıklaması, taraflar, mevcut yazışmalar veya süreler
- Müvekkillerin geri arama taleplerini dosya referansı, geri arama numarası ve ulaşılabilirlik bilgisiyle alma
- Kayıtlı Knowledge Base'den organizasyonel standart soruları yanıtlama: ilk randevuya gereken belgeler, ulaşım, ulaşılabilirlik
- İlk randevuları randevu ajanı olarak doğrudan takvime ekleme (bkz. çevrimiçi randevu)
- Acil durumları kurallara göre yönlendirme – örneğin biten süreler veya tutukluluk davaları
- Birden fazla aramayı aynı anda yanıtlama ve her birini yapay zekâ özetiyle kayda geçirme
Yapmadığı: hukuki danışmanlık vermek, başarı şansını değerlendirmek veya süreleri hesaplamak. Bu sınır bir yan etki değil, asistanın davranışında bir tasarım ilkesi olarak belirlenmiştir – değerlendirme avukatta kalır.
Gizlilik: hukuki çerçeve
Avukatlar cezai yaptırıma bağlı gizliliğe tabidir (§ 43a fıkra 2 BRAO, § 2 BORA, § 203 fıkra 1 No. 3 StGB). Bir hizmet sağlayıcının vekâlet verilerine erişebilme ihtimali bile ifşa sayılır. Yine de harici hizmetlerin devreye alınması yasak değildir – 2017'den beri açıkça düzenlenmiştir.
§ 203 fıkra 3 StGB, harici kişilerin katkısına, geçerli biçimde gizliliğe bağlanmaları halinde izin verir. § 43e BRAO bunu BT ve diğer hizmet sağlayıcılar için somutlaştırır: Kullanımın meslek icrası için gerekli olması, hizmet sağlayıcının özenle seçilmesi ve metin biçiminde bir sözleşme bulunması gerekir. § 43e fıkra 3 BRAO'ya göre bunun asgari içeriği, cezai sonuçlar hakkında bilgilendirme dahil gizlilik yükümlülüğünü, gerekli olanla sınırlamayı (need-to-know) ve alt yükleniciler için koşulları kapsar. Buna ek olarak, talimata bağlılık, teknik ve organizasyonel önlemler ile açık silme kurallarıyla birlikte Art. 28 GDPR kapsamındaki veri işleme sözleşmesi gelir. İşleme webRichtung'da AB içinde, veri minimizasyonu ilkesine uygun şekilde gerçekleşir; modellerin vekâlet verileriyle eğitilmesini hariç tutan bir madde anlamlıdır. Bu bir hukuki danışmanlık değildir – somut yapılandırma kullanımdan önce veri koruma sorumlusuyla netleştirilmeli ve her bir vakaya göre incelenmelidir.
Püf nokta veri minimizasyonunda
Asistan ne kadar az şey öğrenirse, risk o kadar küçük olur. Yanıtlama için, arayan kişinin zaten iletişim için bildirmek istediği şey yeterlidir: kim arıyor, kabaca ne hakkında, nasıl ulaşılabilir. Olayın hassas ayrıntıları, korunan vekâlet görüşmesine aittir, ön değerlendirmeye değil. Böylece ilk yanıtlama sade kalır – ve asıl danışmanlık görüşmesi ait olduğu yerde gerçekleşir.
Acil durumlar patronun işi olarak kalır
Biten süreler, tutukluluk davaları, ev aramaları: Böyle durumlar bir sonraki iş günü geri aramaya tahammül etmez. Asistanın hemen tanımlı bir numaraya aktardığı acil durum ifadeleri kaydedin – gerekirse her birim için farklı. Diğer her şey belgelenmiş şekilde geri arama yığınına gider; sekreterlik bunu dosya ile ahize arasında gidip gelmek yerine sakin bloklarda işler.
Büronuzda bunu nasıl test edersiniz
Dar başlayın: Asistan ilk başvuruları ve geri arama taleplerini alır, Knowledge Base'den organizasyonel soruları yanıtlar ve tanımlı acil durumları aktarır. Hiçbir hukuki değerlendirmenin yapılmayacağını açıkça belirleyin. İki hafta sonra çağrı kaydı, gerçekte hangi taleplerin geldiğini – ve nerede kendi bilgi modüllerinizin veya yönlendirme kurallarının değerli olduğunu gösterir.
webRichtung phone ile bunu yeni bir telefon santrali olmadan kurarsınız: kendi telefon numarası, büro numarasının meşgulken veya iş saatleri sonrasında yönlendirilmesi, yapay zekâ özetli çağrı kaydı. Mevcut modelde bunu düşük riskle deneyebilirsiniz – 7 gün boyunca 15 görüşme dakikası ücretsiz, tüketime göre faturalandırılır. Sekreterliği baştan dahil edin: Arayan tiplerini en iyi onlar bilir. Devamı için: Kaçırılan aramaların maliyeti, otomatik arama yanıtlama ve yapay zekâ arama yanıtlama. Sözleşmeyi önceden veri koruma sorumlunuzla görüşün – ya da doğrudan iletişime geçin.
FAQ
Bir avukatlık bürosu gizliliği ihlal etmeden harici bir yapay zekâ telefon hizmeti kullanabilir mi?
Prensip olarak evet. § 203 fıkra 3 StGB katkıda bulunan kişilerin devreye alınmasına izin verir ve § 43e BRAO 2017'den beri vekâlet sırlarına erişimi olan hizmet sağlayıcıların kullanımını açıkça düzenler. Koşullar; gereklilik, özenli seçim, gizlilik yükümlülüğü ve cezai sonuçlar hakkında bilgilendirme (§ 203 StGB) içeren metin biçiminde bir sözleşme ile Art. 28 GDPR kapsamında bir veri işleme sözleşmesidir. Somut kullanımı veri koruma sorumlusuyla ve her bir vakaya göre inceleyin.
Yapay zekâ telefon asistanı hukuki bilgi verir mi?
Hayır ve bunu açıkça yapmamalıdır. Asistan, hukuki bir değerlendirme yapmayacak, başarı şanslarını öngörmeyecek ve süreleri hesaplamayacak şekilde yapılandırılır. Talebi yapılandırılmış biçimde alır, kayıtlı Knowledge Base'den organizasyonel soruları yanıtlar ve büroya devreder.
Sözleşmede neler düzenlenmiş olmalıdır?
§ 43e fıkra 3 BRAO, diğerlerinin yanı sıra § 203 StGB hakkında bilgilendirme içeren gizlilik yükümlülüğünü, gerekli olanla sınırlamayı (need-to-know) ve alt yükleniciler için koşulları belirtir. Buna ek olarak, talimata bağlılık, teknik ve organizasyonel önlemler, silme kuralları ve alt işleyici listesiyle Art. 28 GDPR kapsamındaki veri işleme sözleşmesi gelir. Ayrıca modellerin vekâlet verileriyle eğitilmesini hariç tutan bir madde de anlamlıdır.
Telefon hizmeti, biten süreler veya tutukluluk davaları gibi acil durumlarla nasıl başa çıkar?
Yönlendirme kuralları üzerinden. Tanımlı acil durumlar doğrudan kayıtlı bir numaraya aktarılır; diğer her şey geri arama için belgelenerek kayda alınır. Hangi durumların acil sayılacağını her birim için kendiniz belirlersiniz.
Asistan ilk başvuruları önceden değerlendirip randevu alabilir mi?
Evet. Hukuk alanını, kısa bir açıklamayı, tarafları ve halihazırda yazışma veya sürelerin bulunup bulunmadığını sorar ve bunu yapay zekâ özetiyle kayda geçirir. Randevu ajanı olarak, böyle ayarlamanız halinde ilk randevuyu doğrudan takvime ekleyebilir. Olası çıkar çatışmaları ve vekâletin kabulü hakkında karar yine büroya aittir.