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KI-Telefonassistent einrichten: in 5 Schritten startklar
So richtest du einen KI-Telefonassistenten ein: Begrüßung festlegen, Wissen hinterlegen, Weiterleitungen definieren, testen – Schritt für Schritt erklärt.
Einen KI-Telefonassistenten einzurichten dauert heute keine Tage mehr, sondern Minuten: Du legst einen Namen und eine Begrüßung fest, bekommst eine eigene Rufnummer und ergänzt danach Wissen, Weiterleitungen und Kalender. Eine Telefonanlage oder technisches Vorwissen brauchst du nicht.
Schritt 1: Konto anlegen und Agent erstellen
Bei webRichtung phone meldest du dich mit deiner E-Mail-Adresse und einem Einmalcode an – das Konto kostet 0 Euro. Unter „Meine Phone Agents“ legst du den ersten Assistenten an. Für den Start brauchst du genau zwei Dinge: einen Namen (z. B. „Empfang“) und die Begrüßung beim ersten Anruf – den Satz, mit dem sich dein Assistent meldet. Formuliere ihn so, wie sich dein Team am Telefon melden würde.
Schritt 2: Rufnummer notieren
Dein aktiver Assistent ist sofort unter einer eigenen Rufnummer erreichbar – du findest sie auf seiner Karte. Damit hast du zwei Möglichkeiten: Du gibst die Nummer direkt heraus (etwa als Service-Nummer), oder du leitest deine bestehende Firmennummer dorthin um – zum Beispiel nur bei besetzt, nach mehrmaligem Klingeln oder außerhalb der Geschäftszeiten.
Schritt 3: Wissen hinterlegen
In der Knowledge Base legst du ab, was dein Assistent über deine Firma wissen soll: Öffnungszeiten, Leistungen, Preise, Anfahrt, häufige Fragen samt gewünschter Antworten. Das ist der wichtigste Hebel für Qualität: Je konkreter das Wissen, desto besser die Antworten. Starte mit den zehn Fragen, die dein Team am häufigsten am Telefon beantwortet. Eine bewährte Übung dafür: Lass alle im Team drei Fragen aufschreiben, die sie diese Woche am Telefon beantwortet haben – zusammen ergibt das den Grundstock deiner Knowledge Base.
Schritt 4: Weiterleitungen und Verhalten festlegen
Manche Anliegen gehören zu einem Menschen. Unter Weiterleitungen definierst du Regeln: In welchen Fällen übergibt der Assistent das Gespräch an welche Nummer – etwa dringende Anliegen an dein Mobiltelefon. Das Gesprächsverhalten passt du nicht an roher Konfiguration an, sondern über einen KI-Assistenten: Du beschreibst in normaler Sprache, was anders laufen soll („Frage am Ende nach der Rückrufnummer“), und die Anweisung wird sicher und strukturiert angepasst. Wer mag, verbindet zusätzlich einen Kalender, damit der Assistent Termine mit Anrufern abstimmen kann.
Schritt 5: Testanruf machen und Protokoll prüfen
Ruf deinen Assistenten selbst an. Begrüßt er dich wie eingestellt? Beantwortet er deine Testfragen richtig? Öffne danach den Bereich Gespräche: Dort liegt dein Testanruf mit Datum, Dauer und einer KI-Zusammenfassung. Genau so wirst du künftig jeden angenommenen Anruf nachvollziehen, ohne ihn anzuhören. Korrigiere auf dieser Basis Wissen und Verhalten – zwei, drei Testrunden reichen meist für einen sauberen Start.
Kosten und Testphase
Abgerechnet wird nach Verbrauch über ein Credit-Guthaben (1 Credit = 1 Euro netto); Konto und Nutzer kosten nichts. Zum Ausprobieren gibt es 15 Gesprächsminuten gratis in 7 Tagen Testzeitraum. Die ausführliche Anleitung mit allen Einstellungen findest du in der Dokumentation – und was ein Assistent im Dauerbetrieb kostet, im Artikel KI-Telefonassistent: Kosten.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, einen KI-Telefonassistenten einzurichten?
Die Basis steht in wenigen Minuten: Für den Start brauchst du nur einen Namen und die Begrüßung. Wissen, Weiterleitungen und Kalender ergänzt du danach Schritt für Schritt.
Was brauche ich für den Start?
Ein Konto, einen Namen für den Assistenten und den Begrüßungssatz, mit dem er sich meldet. Eine eigene Rufnummer bekommt der Assistent automatisch – du brauchst keine Telefonanlage.
Wie bringe ich dem Assistenten mein Firmenwissen bei?
Über die Knowledge Base: Dort hinterlegst du Öffnungszeiten, Leistungen, Preise und häufige Fragen. Der Assistent stützt seine Antworten auf diese Inhalte.
Wie ändere ich das Verhalten, ohne etwas kaputt zu machen?
Bei webRichtung phone übernimmt das ein KI-Assistent in der Konfiguration: Du beschreibst in normaler Sprache, was anders laufen soll, und die Anweisung wird sicher und strukturiert angepasst.
Wie teste ich den Assistenten am besten?
Ruf die Rufnummer selbst an und stelle typische Kundenfragen. Prüfe danach im Anrufprotokoll die KI-Zusammenfassung – so siehst du genau, wie der Assistent verstanden und reagiert hat.