Belgeler için Tam Metin Arama: İçeriğe Göre Bulma

Tam metin arama şu anlama gelir: Bir belgeyi, içinde yazanlar üzerinden bulursunuz – dosya adına veya bulunduğu klasöre göre değil. Bir tedarikçi adı, sözleşme numarası veya metindeki bir anahtar kelime, ilgili belgeye ulaştırabilir. Taranmış kağıt belgeler bunun için önceden metin tanıma aracılığıyla işlenmiş olmalıdır.

Dosya Adlarının Arama Sistemi Olarak Neden Başarısız Olduğu

“2024-03-12_Fatura_Mueller_final_v2.pdf” – dosya adı disiplini, aranabilirliği elle oluşturmaya yönelik bir denemedir. İçinde güvenilir bir biçimde başarısız olur: Her kişi farklı adlandırır, kimse geriye dönük olarak yeniden adlandırmaz ve ad, içeriğin yalnızca küçük bir kısmını taşıyabilir. “Isıtma sistemi bakım” faturasını arayan ancak dosya adında yalnızca şirket adına sahip olan kişi, klasörler arasında tıklamak zorunda kalır. Tam metin arama bunu yapısal olarak çözer: İçeriğin kendisi endekstir.

Sadece Metin Değil: Özellikler Üzerinden Arama

Ek özellikler bir aramayı daha da daraltabilir. İlgili belge sürecine bağlı olarak örneğin şu özellikler kullanılabilir:

• İçerik: bir anahtar kelime, bir ad, metindeki bir kalem
• Belge türü: yalnızca faturalar, yalnızca sözleşmeler
• Zaman dilimi: belge tarihine veya yükleme zaman dilimine göre
• Tutardan/ye kadar: örneğin 500 ile 1.000 € arasında tüm belgeler

Bu, tipik günlük durumları değiştirir: Mali müşavir bir giriş faturası soruyor mu? Bir müşteri bir anlaşmaya itiraz mı ediyor? Depolama yolunu yeniden oluşturmak yerine, hala bildiğiniz bilgiler üzerinden arama yaparsınız.

Arşiv de Aranabilir Kalır

Aranabilirlik arşiv sınırında sona ermemelidir. Özellikle daha sonraki denetimler söz konusu olduğunda, eski belgeler gereklidir. webRichtung documents, depolama, yapay zeka değerlendirmesi ve arşiv aramasını, arşivlenmiş belgeleri yeniden bulabileceğiniz ortak bir bilgi deposuna bağlar.

Bu, Depolama Yapınız İçin Ne Anlama Gelir

İçerikler aranabilir ve belgeler sınıflandırılmışsa, klasör derinliği amacını kaybeder: Bir şeyin nerede olduğunu bilmenize gerek yoktur – yalnızca onun hakkında bir şey bilmeniz gerekir. Bakımlı bir hiyerarşi yerine, yalnızca iki bölgeye ihtiyacınız vardır: Etkin olanlar için çalışma alanı ve tamamlananlar için arşiv. Böyle bir depolamayı sıfırdan nasıl oluşturacağınızı, Dijital Belge Depolama Oluşturma makalesinden öğrenebilirsiniz.

Günlük Hayattan Üç Durum

1. Şikâyet: Bir müşteri, bir teslimat vaadinin farklı olduğunu iddia ediyor. Sipariş onayından bir anahtar kelime, sizi ilgili işeme götürür.
2. Yıllık kapanış: Mali müşavir, belirli giriş faturalarına ihtiyaç duyuyor. Bilinen içerikler, depolama yolunu bilmeden aramaya yardımcı olur.
3. Sözleşme kontrolü: Belirli bir maddenin hangi sözleşmelerde olduğunu bilmek istiyorsunuz. İfade arama terimi olarak yeterlidir – tüm bestand boyunca.

Ön koşul: Temiz Yakalama

Tam metin arama, arka plandaki işlem kadar iyidir. Bu nedenle, belgelerinizin bilgi deposuna net bir girişle ulaştığından emin olun. documents bunu, yükleme, e-posta ithalatı ve toplu işleme yoluyla sunar. Metin tanımanın faturalar için temelde ne yaptığını, Faturalar için OCR Metin Tanıma makalesinde okuyabilirsiniz.