Recherche en plein texte dans les documents : trouver à partir du contenu

La recherche en plein texte vous permet de trouver un document à partir de son contenu, pas de son nom ni du dossier où il se trouve. Un fournisseur, un numéro de contrat ou un terme du texte peut conduire à la bonne pièce. Les documents papier numérisés doivent pour cela avoir d’abord fait l’objet d’une reconnaissance de texte.

Pourquoi les noms de fichiers échouent comme système de recherche

« 2024-03-12_Rechnung_Mueller_final_v2.pdf » : la discipline des noms de fichiers tente de créer manuellement la capacité de recherche. Elle échoue systématiquement sur trois points : chacun nomme différemment, personne ne renomme rétroactivement et le nom ne peut porter qu’une fraction du contenu. Une personne qui cherche la facture à partir de « entretien du chauffage » mais ne dispose que du nom de l’entreprise dans le fichier parcourt les dossiers. La recherche en plein texte résout le problème à la source : le contenu est lui-même l’index.

Plus que du texte : rechercher par caractéristiques

Des caractéristiques supplémentaires peuvent affiner la recherche. Selon le processus documentaire, il peut par exemple s’agir des éléments suivants :

• Contenu : un mot-clé, un nom ou une ligne du texte ;
• Type de document : uniquement les factures ou les contrats ;
• Période : par date du document ou période d’importation ;
• Montant minimal et maximal : par exemple toutes les pièces entre 500 et 1 000 €.

Les situations quotidiennes changent ainsi : le cabinet comptable demande une facture fournisseur ? Un client conteste un accord ? Au lieu de reconstruire le chemin de classement, vous recherchez à partir de l’information dont vous vous souvenez.

Les archives restent elles aussi consultables

La capacité de recherche ne doit pas s’arrêter à la frontière des archives. Les contrôles ultérieurs portent précisément sur des pièces anciennes. webRichtung documents réunit classement, analyse par IA et recherche dans les archives au sein d’une mémoire commune où vous pouvez retrouver les documents déposés.

Les conséquences pour votre structure de classement

Lorsque le contenu est consultable et les documents classés, la profondeur de l’arborescence perd son utilité : vous n’avez plus besoin de savoir où se trouve un document, mais seulement d’en connaître quelque chose. Au lieu d’une hiérarchie soigneusement entretenue, deux zones suffisent : l’espace de travail pour les éléments actifs et les archives pour les dossiers terminés. L’article Construire un classement documentaire numérique explique comment créer ce système depuis le début.

Trois situations quotidiennes

1. Réclamation : un client affirme qu’un engagement de livraison était différent. Un terme de la confirmation de commande vous conduit au bon dossier.
2. Clôture annuelle : le cabinet comptable a besoin de certaines factures fournisseurs. Les contenus connus facilitent la recherche sans connaître le chemin du dossier.
3. Vérification de contrats : vous voulez savoir quels contrats contiennent une clause précise. La formulation utilisée comme terme de recherche suffit dans tout le fonds.

Préalable : une collecte propre

La recherche en plein texte ne vaut que par le traitement sous-jacent. Veillez donc à ce que vos documents rejoignent la mémoire par un canal clair. documents propose l’importation de fichiers, l’importation par e-mail et le traitement par lots. L’article Reconnaissance OCR des factures explique ce que la reconnaissance de texte apporte aux factures.