DATEV’e belge aktarmak: Muhasebe ofisine güvenilir teslim

Belgeleri muhasebe ofisine teslim etmek, ay sonunda kalan işi azaltmalıdır. Buna rağmen çoğu işletmede yeni bir arama turu başlar: Bir belge eksiktir, bir dosya iki kez gönderilmiştir ve son aktarımın ulaşıp ulaşmadığı bilinmez. Güvenilir bir süreç açık bir çalışma durumu oluşturur. Ofis neyi teslim ettiğini bilir ve bütün ayı yeniden bir araya getirmeden sorulara cevap verebilir.

Temel ayrım, belgelerin mevcut olması, başarıyla aktarılması ve işlemlerin muhasebe açısından açıklığa kavuşması arasındadır. Bu üç durum bağlantılıdır, fakat aynı şeyi ifade etmez. Ayrı tutulmaları iş birliğinin daha iyi düzenlenmesini ve tekrarların önlenmesini sağlar. Bu özellikle muhasebe hazırlığını işletmedeki başka görevlerin yanında yürüten sahipler ve çalışanlar için faydalıdır.

webRichtung Core, neyin ne zaman aktarıldığını gösteren kayıtla birlikte DATEV yüklemesi sunar. Core modül sayfası bu işlevi iletişim kişileri, siparişler ve faturalarla birlikte açıklar. Aşağıda bu temelden pratik bir aylık çalışma düzeni geliştiriyoruz. Muhasebe kaydı ve işletmenizin özel dönem sonu ihtiyaçları muhasebe ofisiyle belirlenir; yazının konusu bilgiyi hazırlamak ve teslim etmektir.

Muhasebe ofisinin ne alacağını önce kararlaştırın

Büyük bir belge grubunu göndermeden önce gerçek kapsamı belirleyin. Ofis işletmenizden hangi belgeleri bekliyor, hangi verileri zaten başka yoldan alıyor ve eksik bilgileri kim sağlayacak? Dijital bir dosyanın bulunması, yeniden gönderilmesini otomatik olarak yararlı yapmaz. Birbirinden ayrı gelişen alışkanlıklar aynı fatura için birkaç teslim yolu oluşturabilir.

DATEV, muhasebe ofisiyle dijital veri alışverişi açıklamasında belgeler, fatura verileri ve ödeme verileri gibi farklı bilgi türlerini ayırır. Sizin çalışma düzeniniz açısından bu, bir belgenin aktarılmasının ödeme hakkındaki her soruyu mutlaka cevaplamadığı anlamına gelir. Ekip ek dosyalar aramadan veya aynı grubu yeniden göndermeden önce alıcının zaten hangi bilgilere sahip olduğunu öğrenin.

Anlaşmayı birkaç anlaşılır cümleyle yazın. Örneğin ofis satın alma belgelerini toplar, yönetim belirsiz iş gerekçelerini açıklar ve muhasebe ofisindeki belirli kişi açık soruları kararlaştırılan kanalda toplu iletir. Bu bir organizasyon önerisidir. Küçük işletmede aynı kişi birden fazla rolü üstlenebilir; önemli olan her sorumluluğun açık kalmasıdır.

Sonradan yapılan eklemelerin nasıl tanınacağını da belirleyin. Geç gelen bir belge, açıklamasız ikinci bir aylık klasör içinde kaybolmamalıdır. İlk teslimle anlaşılır bağlantı çoğu zaman yeterlidir. Muhasebe ofisi hangi işlemin tamamlandığını anlayabilmeli, sizin çalışanlarınız da ilk gönderimi ve sonraki eklemenin onunla ilişkisini yeniden kurabilmelidir. Böylece bir ayın birkaç farklı kopyası oluşmaz.

Core’u inceleyin ve DATEV aktarım kaydıyla belge teslimini hazırlayın

Belirli bir aylık belge grubu hazırlayın

Açık bir dönem ve kararlaştırılmış belge kapsamıyla başlayın. İşletmeye zaten ulaşan evrakı kullanın. Amaç, teslim edebileceğiniz ve sonradan açıklayabileceğiniz bir bütündür. Geçmiş arşivin tamamını yeniden düzenlemek bunun ilk zorunlu adımı değildir. Eski klasörlerle ilgili iş, mevcut ayın ihtiyaç duyulan belgelerinin ilerlemesini gereksiz yere durdurmamalıdır.

Gerekli belgelerin okunabilir ve tam olduğunu kontrol edin. Kesilmiş bir tutar veya eksik ikinci sayfa, dosya teknik olarak başarıyla aktarılsa bile sonradan soru doğurur. Bu nedenle belge gelirken kısa kontrol yapmak, gönderimden sonra aceleyle aramaktan daha ekonomik olabilir. Burada söz konusu olan belgenin pratik kullanılabilirliğidir; ofis çalışanından vergi kararı vermesi beklenmez.

Ekip bağlamı biliyorsa belirsiz evrakı ilgili iş olayıyla ilişkilendirin. Projeyi anlatan kısa bir açıklama, faturanın dosya adını değiştirmekten daha yararlı olabilir. Bağlam bilinmiyorsa açık soruyu ve cevaplayabilecek kişiyi kaydedin. Koleksiyon tamamlanmış görünsün diye hayali bir ilişki kurmayın. Görünür bir bilinmeyen, kesin biçimde yazılmış yanlış bilgiden daha kolay düzeltilir.

Düzeltmelerde hangi sürümlerin gönderileceğini açıklığa kavuşturun. İlk fatura ile daha sonra gelen düzeltme birlikte işlemi anlamaya yardımcı olabilir. Birini kendi başınıza gereksiz saymak yerine muhasebe ofisiyle yöntemi kararlaştırın. Teslim süreci belgeler arasındaki ilişkiyi korumalıdır. Aylar sonra kimsenin açıklayamayacağı sessiz boşluklar oluşturmamalıdır.

Sorumluları ve tekrarlanabilir aylık ritmi belirleyin

Düzenli süreç, çok sayıda tarihten ziyade birkaç güvenilir teslim noktası gerektirir. Ofisin belge grubunu ne zaman hazırlayacağını, iç soruların ne zaman cevaplanacağını ve muhasebe ofisinin evrakı ne zaman beklediğini kararlaştırın. Bu tarihler sizin iş birliğinizden doğar. Genel yasal süreler değildir ve her işletmede aynı olmak zorunda değildir.

Toplama sorumluluğunu açık kararların sorumluluğundan ayırın. Bir çalışan belgenin eksik olduğunu fark edebilir, fakat harcamanın neden yapıldığını bilmeyebilir. Her cevabı beklemek zorundaysa teslim süreci tıkanır. Belirsiz işlemleri açıklayabilen, erişilebilir bir kişi belirleyin. Bilginin kimde olduğu belli olduğunda hazırlığı yapan kişi bütün işletmeyi sırayla aramak zorunda kalmaz.

Gerçek gönderim için bir yedek sorumlu da düşünün. Bu kişinin kararlaştırılmış çalışma grubuna erişmesi ve daha önce neyin aktarıldığını anlaması gerekir. Kişisel e-posta kutusu veya yalnızca normal sorumlunun bildiği not yeterli olmaz. Süreç olağan bir izin haftasında bütün ay yeniden kurulmadan ve izinli kişiye her ayrıntı sorulmadan çalışabilmelidir.

Soruları kararlaştırılmış yerde veya belirli bir iletişim kişisinde birleştirin. Kısmen farklı cevaplar içeren birkaç yazışma zinciri iki tarafın da zamanını alır. Bunun için mutlaka yeni bir sistem gerekmez. Son geçerli açıklamanın bulunabilmesi ve açık konuyla gerçekten çözülen konunun ayrılması önemlidir. Bir mesajın gönderilmiş olması tek başına bu düzeni oluşturmaz.

Aylık örnek: Toplamadan ilk teslime kadar

Aşağıdaki ayrıntılı kontrol planı küçük bir hizmet işletmesi için tamamen varsayımsaldır. Ele alınan ayda 48 belge gerektiğini kabul ediyoruz. Sayı örnek olarak seçilmiştir; işletmenizi veya ürün sınırını anlatmaz. Üç rol katılır: işletme ofisi, yönetim ve muhasebe ofisindeki sabit iletişim kişisi. Her birinin hazırlığa yaptığı katkı ayrı olarak belirlenir.

Kararlaştırılmış hazırlık gününde ofis belge grubunu kontrol eder. 43 belge mevcut ve okunabilirdir. Üç işlemin belgesi henüz yoktur. Mevcut iki belgenin taraması eksiktir. Böylece grup 43 kullanılabilir, üç eksik ve tam sürümü alınması gereken iki belgeden oluşur; toplam 48 işlem vardır. Yalnızca dosyaları saymak gerçek teslim hazırlığını doğru göstermeyecektir.

Ofis üç eksik belgeyi işletmedeki sorumlulardan ister ve iki eksik taramanın tam sürümünü temin eder. Yönetim ayrıca mevcut belgelerden birinin işle ilgili gerekçesini açıklar. Bu bilgi, zaten sayılmış olan işlemin açıklamasıdır. Örneğin hesabında kırk dokuzuncu belgeye dönüşmez. Belge sayısı ile bir belgeye eklenen açıklama birbirine karıştırılmaz.

Gönderim anına kadar iki tam sürüm ve üç eksik belgenin ikisi gelir. Artık 47 kullanılabilir belge vardır. Bir işlem, sorumlusu ve sonraki açıklama adımı belirtilerek açık kalır. Ofis, 47 belgenin şimdi gönderilmesini ve kalan tek belgenin daha sonra açıkça tanınan bir ekleme olarak iletilmesini muhasebe ofisiyle kararlaştırır.

Gönderim sorumlusu belirlenen aktarımı yapar, ardından kaydı kontrol eder. Kendi çalışma görünümünde ilgili grubu ve gönderim zamanını tutar. Muhasebe ofisi açık işlem hakkındaki bilgiyi kararlaştırılmış yoldan alır. Böylece ilk teslim kullanılabilir hale gelir. Ancak bütün ayın her sorusunun çözüldüğü ve artık başka iletişim gerekmediği iddia edilmez.

Aktarımı ve muhasebe sorularını ayrı kontrol edin

Yüklemeden sonra başka bir tam arama yerine hedefli kontrol yapın. Planlanan belgeler görünen aktarım durumuyla örtüşüyor mu? Core’daki DATEV kaydı neyin ne zaman aktarıldığını gösterir. Gerçek teslimi anlamak için bu izi kullanın. Hemen hata mesajı gelmedi diye belirsiz durumu, muhtemelen her şeyin ulaştığı varsayımıyla değiştirmeyin.

Başarılı aktarım, muhasebe ofisinin her işlemi içerik bakımından tamamladığı anlamına gelmez. Tamamen okunabilir fatura, satın almanın amacı hakkında yine de soru doğurabilir. Tersine, iyi anlaşılmış bir belge kararlaştırılmış alıcıya ulaşmadıysa ortak çalışmaya katkı veremez. İki boyutun da açık çalışma durumu olmalıdır. Birinin tamamlanması diğerinin yerine kullanılamaz.

Bir deneme belirsiz sonuçlanırsa önce mevcut kaydı okuyun ve hangi belgeleri kapsadığını belirleyin. Bütün ayı hemen yeniden göndermek ek karşılaştırma işi oluşturabilir. Kontrol etmediğiniz otomatik çift kayıt önleme özelliğine güvenmeyin. Gerçekten neyin tekrar gönderileceğini görülen durum ve muhasebe ofisiyle yapılan anlaşma belirlesin. Yalnızca belirsizlik hissiyle toplu tekrar yapmayın.

Bir soruya cevap verirken belgeyi iki tarafın aynı evrakı anlayacağı kadar açık tanımlayın. Birkaç teslimat varsa “Geçen haftaki fatura” yeterli olmayabilir. Düzenleyen, tarih ve mevcut referansın anlaşılır birleşimi yardımcı olur. İçeriğe ilişkin cevabı açık noktayla birlikte saklayın. Böylece aynı açıklamayı sonraki soruda baştan aramak gerekmez.

Sonraki eklemeyi açık noktanın kapanmasına kadar izleyin

Örnekte son eksik belge daha sonra gelir. Ofis okunabilirliği ve işlemle ilişkisini kontrol eder, ardından tam olarak bu eklemeyi kararlaştırılmış yoldan iletir. Bir belgenin gelmesi, önceki 47 belgenin tekrar gönderilmesi için tek başına gerekçe değildir. Açık işlem, ilk grupla bağlantısı korunarak gerçek sonraki teslim durumuyla güncellenir.

Aylık grupta artık 48 kullanılabilir belge vardır. Bu örnekte kararlaştırılmış evrakın sağlandığı anlamına gelir. Bütün muhasebe sorularının cevaplanıp cevaplanmadığını işletme ve muhasebe ofisi ayrıca değerlendirir. Bir kalemin kullanım amacı hâlâ açıklanacaksa, belge sayısı tamam ve planla uyumlu olsa bile soru açık kalır. Sayısal tamamlık, içerik açısından tamamlık değildir.

Yararlı cevap, açıklamayı gerçek iş olayına bağlar. “Projeyle ilgili” demek, sorumlunun doğrulayabildiği kısa bir bağlamdan daha az yardımcıdır. Ofis bu bilgiyi bilmiyorsa içeride sorar ve muhasebe ofisine gerçekçi sonraki geri dönüş adımını bildirir. Süreç eksik bilgiyi yalnızca inandırıcı görünen bir cümleyle gizlememelidir. Açık durum korunursa doğru kişi müdahale edebilir.

Bir noktayı, kararlaştırılmış ekleme yapıldığında veya muhasebe ofisi başka bilgi gerekmediğini doğruladığında kapatın. Böylece kendi görünümünüz güvenilir kalır. Bir soru göndermek onu çözmek değildir. Bu küçük ayrım, tamamlanmamış konuların sonraki ay beklenmedik biçimde yeniden çıkmasını ve eski anlaşmaların tekrar aranmasını önler. Gerçek kapanış, yapılan işlemle desteklenir.

İlk ortak ayı pratik biçimde değerlendirin

İlk turdan sonra birkaç somut gözlemi konuşun. Gönderim sırasında hangi belgeler eksikti? Hangi sorular okunabilirlikten doğdu? Nerede iş bağlamı açıklanmadı? Cevaplar farklı iyileştirmelere götürür. Eksik fatura daha iyi belge girişini, belirsiz kullanım amacı ise işletme içinde doğru sorumluyu gerektirir. Her sorunu yeni dosya adlarıyla çözmeye çalışmak uygun olmaz.

Toplam teslim süresini de değerlendirin. Hızlı aktarım iyi görünebilir, fakat ekip öncesinde saatlerce aramış olabilir. Sınırlı karşılaştırmada toplama, kontrol, gönderim ve düzeltmeyi birlikte ölçün. Böylece yeni düzenin işi azalttığını mı, yoksa daha az görünen başka aşamaya taşıdığını mı anlarsınız. Dosya gönderme hızı tek başına iş sonucunu belirlemez.

Varsayımsal örnekte önceki toplam 150 dakikayı yeni turun 100 dakikasıyla karşılaştırabilirsiniz. Aradaki fark 50 dakikadır. Bu yalnızca hesap varsayımıdır, Core’un vaat ettiği tasarruf değildir. Adil genel değerlendirmeye ilk kurulum ve muhasebe ofisiyle yapılan hazırlığı da ekleyin. Bu işler her ay tekrarlanmasa bile başlangıçta zaman gerektirir ve kararın parçasıdır.

Önce en fazla tekrar eden emeği doğuran nedeni düzeltin. Sorular sürekli aynı kişiye bağlıysa erken açıklama, yeni klasör yapısından daha çok fayda sağlayabilir. Okunmayan evrak baskınsa belge girişini inceleyin. Aylık değerlendirme uygulanabilir bir değişiklikle bitmelidir. Sorumlusu olmayan uzun bir genel dilek listesi, sonraki teslimin daha iyi işlemesini sağlamaz.

Gerçek bir ay ve kararlaştırılmış alıcıyla başlayın

Muhasebe ofisiyle belge kapsamını, sorumluları, aktarım yolunu ve açık soruların ele alınmasını hazırlayın. Ekibin belgelerini bildiği güncel bir ay seçin. Böylece anlaşılır teslimin faydasını erken değerlendirebilir ve mevcut işleyişe dayanabilirsiniz. Yakın dönemi iyileştirmek için arşivdeki bütün sorunları önce çözmeniz gerekmez. Bilinen bir grup, değişikliği görmeyi kolaylaştırır.

Core sayfası DATEV yüklemesini, aktarım kaydını ve iletişim kişileri, siparişler ile faturalar arasındaki ilişkiyi gösterir. Mevcut başlangıç yoluyla hesabınızı açabilirsiniz. İlk aylık plandaki soruları yanınıza alın: Ne gönderilecek, durumu kim kontrol edecek ve açık konu doğru kişiye nasıl ulaşacak? Böylece dosya yüklemesi, işletme ve muhasebe ofisinin birlikte takip edebildiği güvenilir bir çalışma adımına dönüşür.

Core’u tanıyın ve ilk düzenli DATEV belge tesliminizi hazırlayın