Connaissances documents
Vue d’ensemble des durées de conservation des documents
6, 8 ou 10 ans ? Les durées de conservation applicables aux lettres commerciales, pièces comptables et livres, et la manière de les gérer concrètement.
En Allemagne, les documents commerciaux sont essentiellement soumis à trois durées de conservation : 10 ans pour les livres, registres, comptes annuels et inventaires ; 8 ans pour les pièces comptables telles que les factures, contre 10 ans auparavant à la suite de la quatrième loi allemande sur l’allègement de la bureaucratie ; et 6 ans pour les lettres commerciales reçues et envoyées. Les principales références sont le § 147 de l’« Abgabenordnung », le code fiscal allemand, et le § 257 du « Handelsgesetzbuch », le code de commerce allemand.
Vue d’ensemble des durées
| Durée | Documents habituels |
|---|---|
| 10 ans | Livres et registres, inventaires, comptes annuels, rapports de gestion, bilan d’ouverture et instructions de travail associées |
| 8 ans | Pièces comptables, notamment factures reçues et émises, reçus et relevés bancaires |
| 6 ans | Lettres commerciales reçues et envoyées, autres documents pertinents sur le plan fiscal |
Important : la réduction à 8 ans de la durée applicable aux pièces comptables est relativement récente. Il est préférable de clarifier avec votre conseiller fiscal son application aux archives antérieures et l’existence éventuelle de durées plus longues dans votre situation, notamment en cas de procédure en cours ou d’avis d’imposition provisoire.
Le début de la durée
En règle générale, la durée ne commence pas à la date du justificatif, mais à la fin de l’année civile au cours de laquelle le document a été créé, la dernière inscription effectuée ou les comptes établis. Une facture de mars se conserve donc aussi longtemps qu’une facture de décembre de la même année : en pratique, raisonnez par millésime plutôt que par date individuelle.
Les mêmes règles s’appliquent au numérique, avec une exigence supplémentaire
Les documents électroniques sont soumis aux mêmes durées que le papier. Une particularité s’y ajoute : les originaux créés sous forme électronique, par exemple les factures électroniques aux formats XRechnung ou ZUGFeRD, doivent être conservés dans leur format d’origine. L’exigence d’inaltérabilité s’applique en outre pendant toute la durée. L’article Archivage conforme aux GoBD en précise concrètement la signification.
Gérer concrètement les durées au lieu de les mémoriser
Personne ne souhaite retenir séparément la durée applicable à des milliers de justificatifs. Trois principes rendent la gestion praticable :
- Classer lors du dépôt : lorsqu’un document est classé comme facture ou lettre commerciale, sa catégorie de conservation en découle.
- Ancrer la durée dans le processus : dans webRichtung documents, vous conservez les documents terminés dans les archives et les retrouvez grâce à la recherche d’archives. Vous attribuez la catégorie de conservation appropriée conformément à votre processus documenté.
- Préserver la facilité de recherche : conserver ne suffit pas ; lors d’un contrôle, vous devez pouvoir présenter les documents. documents sert ici de mémoire de connaissances dans laquelle vous retrouvez de manière fiable les pièces archivées.
Le tableau abstrait des durées devient ainsi un processus qui accompagne le travail de manière fiable : réception du justificatif, vérification de sa catégorie de conservation, stockage dans la mémoire de connaissances, et c’est terminé.
Trois règles pratiques pour conclure
- En cas de doute, conservez plus longtemps : le stockage coûte peu ; une pièce manquante lors d’un contrôle peut coûter cher.
- Raisonnez par millésime : puisque les durées commencent à la fin de l’année, vous pouvez archiver les documents année par année et les examiner ensemble une fois la durée écoulée.
- Décidez délibérément de la destruction : avant de supprimer ou de détruire d’anciens millésimes, vérifiez, ou faites vérifier, si des procédures en cours ou des impositions encore ouvertes imposent une conservation plus longue.
Les durées de conservation restent ainsi une question administrative résolue, plutôt qu’un risque latent.
Cet article fournit des informations générales et ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal.
Questions fréquentes
Quelles durées de conservation s’appliquent aux documents commerciaux ?
Il existe essentiellement trois niveaux : 10 ans pour les livres, registres, comptes annuels et inventaires, 8 ans pour les pièces comptables telles que les factures et 6 ans pour les lettres commerciales.
La durée de conservation des pièces comptables a-t-elle été réduite ?
Oui. La quatrième loi allemande sur l’allègement de la bureaucratie a ramené la durée de conservation des pièces comptables de 10 à 8 ans. Pour les modalités transitoires, il est recommandé de consulter votre conseiller fiscal.
Quand la durée de conservation commence-t-elle ?
En règle générale, à la fin de l’année civile au cours de laquelle le document a été créé, la dernière inscription effectuée ou les comptes annuels établis.
Ces durées s’appliquent-elles également aux documents numériques ?
Oui. Les documents électroniques sont soumis aux mêmes durées que le papier ; les originaux créés sous forme électronique, tels que les factures électroniques, doivent en outre être conservés dans leur format d’origine.
Puis-je détruire les justificatifs papier après les avoir numérisés ?
En principe oui, si les conditions de la numérisation de substitution sont remplies, sous réserve d’exceptions comme les actes notariés. Le processus devrait être décrit dans une documentation procédurale.