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Plazos de conservación de documentos de un vistazo

¿6, 8 o 10 años? Qué plazos de conservación se aplican a las cartas comerciales, los comprobantes contables y los libros, y cómo mantener los plazos bajo control en la práctica.

Para la documentación comercial en Alemania se aplican básicamente tres plazos de conservación: 10 años para libros, registros, cuentas anuales e inventarios, 8 años para comprobantes contables como facturas (reducido de los anteriores 10 años por la Cuarta Ley de Reducción de Cargas Burocráticas) y 6 años para las cartas comerciales recibidas y enviadas. Resultan determinantes sobre todo el § 147 del Código Tributario y el § 257 del Código de Comercio.

Los plazos de un vistazo

| Plazo | Documentación típica | | --- | --- | | 10 años | Libros y registros, inventarios, cuentas anuales, informes de gestión, balance de apertura junto con las instrucciones de trabajo | | 8 años | Comprobantes contables, es decir, en particular facturas recibidas y emitidas, recibos, extractos bancarios | | 6 años | Cartas comerciales recibidas y enviadas, y demás documentación relevante a efectos fiscales |

Importante: la reducción del plazo de los comprobantes a 8 años es relativamente reciente. Cómo aplicarla a fondos más antiguos y si en tu caso se aplican plazos más largos (por ejemplo, en procedimientos en curso o liquidaciones fiscales provisionales) lo aclaras mejor con tu asesoría fiscal.

Cuándo empieza el plazo

El plazo no comienza por lo general en la fecha del comprobante, sino con el fin del año natural en el que se originó el documento, se realizó la última anotación o se elaboraron las cuentas. Así, una factura de marzo corre tanto tiempo como una de diciembre del mismo año: en la práctica piensas en años, no en fechas individuales.

En digital se aplican las mismas reglas, más una

La documentación electrónica está sujeta a los mismos plazos que el papel. A ello se suma una particularidad: los originales generados electrónicamente —por ejemplo, facturas electrónicas en formato XRechnung o ZUGFeRD— deben conservarse en su formato de origen. Y durante todo el plazo rige el requisito de inalterabilidad. Lo que esto significa concretamente lo explica el artículo Archivado conforme a las GoBD.

Gestionar los plazos en la práctica en lugar de memorizarlos

Nadie quiere memorizar plazos individualmente para miles de comprobantes. Se vuelve práctico con tres principios:

1. Clasificar al archivar: si un documento se reconoce como factura o carta comercial, de ahí se deriva la categoría de plazo.
2. Anclar el plazo técnicamente: en webRichtung documents, los documentos finalizados pasan al archivo conforme a las GoBD con Object Lock, a elección durante 6, 8 o 10 años, según la categoría de plazo correspondiente. Hasta entonces quedan bloqueados contra sobrescritura y borrado.
3. Mantenerse localizable: conservar por sí solo no basta; en una inspección debes poder presentar la documentación. documents lee y clasifica cada documento, de modo que puedas reencontrarlo por contenido, tipo, fecha o importe.

Así, la tabla abstracta de plazos se convierte en un proceso que corre por sí solo: entra el comprobante, se comprueba la clasificación, se archiva, listo.

Tres reglas prácticas para terminar

1. En caso de duda, conserva más tiempo: el almacenamiento es barato, un comprobante que falta en una inspección sale caro.
2. Piensa en años: dado que los plazos comienzan con el fin de año, puedes archivar los fondos por años y revisarlos de forma agrupada una vez vencido el plazo.
3. Decide la destrucción de forma consciente: antes de borrar o destruir años antiguos, comprueba (o haz comprobar) brevemente si hay procedimientos en curso o declaraciones abiertas que exijan una conservación más larga.

Así, los plazos siguen siendo un tema administrativo resuelto, en lugar de un riesgo que corre en segundo plano.

Este artículo informa de forma general y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal.

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