Plazos de conservación de documentos de un vistazo

Para los documentos comerciales en Alemania rigen en esencia tres plazos de conservación: 10 años para libros, registros, cierres de ejercicio e inventarios, 8 años para comprobantes contables como facturas (acortado de 10 años anteriores por la Cuarta Ley de Desburocratización) y 6 años para correspondencia comercial y de negocios enviada y recibida. Lo determinante son principalmente la § 147 de la Ordenanza Tributaria y la § 257 del Código Comercial.

Los plazos de un vistazo

Plazo	Documentos típicos
10 años	Libros y registros, inventarios, cierres de ejercicio, informes de gestión, balance de apertura con instrucciones de trabajo
8 años	Comprobantes contables – es decir, especialmente facturas de entrada y salida, recibos, extractos de cuenta
6 años	Correspondencia comercial y de negocios enviada y recibida, otros documentos relevantes fiscalmente

Importante: La reducción del plazo de conservación de comprobantes a 8 años es relativamente nueva. Cómo aplicarla a existencias más antiguas y si en tu caso se aplican plazos más largos (por ejemplo, en procedimientos en curso o resoluciones fiscales provisionales), lo aclara mejor tu asesor fiscal.

Cuándo comienza el plazo

El plazo generalmente no comienza en la fecha del comprobante, sino con el cierre del año natural en el que se originó el documento, se realizó el último registro o se preparó el cierre de ejercicio. Una factura de marzo corre, pues, tanto tiempo como una de diciembre del mismo año – en la práctica piensas en años, no en fechas individuales.

En lo digital rigen las mismas reglas – más una

Los registros electrónicos están sujetos a los mismos plazos que el papel. Se añade una particularidad: los originales creados electrónicamente – por ejemplo, facturas electrónicas en formato XRechnung o ZUGFeRD – deben conservarse en su formato original. Y a lo largo de todo el plazo se aplica el requisito de inmodificabilidad. Lo que esto significa concretamente se explica en el artículo Archivado conforme a GoBD.

Gestionar plazos en la práctica en lugar de memorizarlos

Nadie quiere recordarse a sí mismo plazos individuales para miles de comprobantes. Se vuelve práctico con tres principios:

1. Clasificar al archivar: Cuando un documento se clasifica como factura o correspondencia comercial, la clase de plazo se deriva de ello.
2. Anclar el plazo en el proceso: En webRichtung documents conservas documentos completados en el archivo y los mantienes localizables a través de la búsqueda de archivo. Asignas la clase de plazo correspondiente según tu proceso documentado.
3. Mantenerse localizable: Conservar no es suficiente – en una inspección debes poder presentar los documentos. documents sirve como almacén de conocimiento en el que encuentras documentos archivados de forma confiable.

Así, la tabla de plazos abstracta se convierte en un proceso que funciona como una fuerza laboral fiable: documento entra, se verifica la clase de plazo, se conserva en el almacén de conocimiento – listo.

Tres reglas prácticas para terminar

1. En caso de duda, conservar más tiempo: El almacenamiento es barato, un comprobante faltante en la inspección es caro.
2. Pensar en años: Dado que los plazos comienzan con el cierre del año, puedes archivar existencias por año y revisar de forma centralizada después del vencimiento del plazo.
3. Decidir conscientemente sobre la destrucción: Antes de eliminar o destruir años antiguos, verifica brevemente (o haz verificar) si procedimientos en curso o liquidaciones abiertas requieren una conservación más prolongada.

Así los plazos se convierten en un tema administrativo resuelto – en lugar de un riesgo que funciona en segundo plano.

Este artículo proporciona información general y no reemplaza asesoramiento legal o fiscal.