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Obligación de factura electrónica: estas son las excepciones
Facturas de importe reducido, billetes de transporte, B2C, pequeños empresarios: qué excepciones a la obligación de factura electrónica se aplican y qué debes tener en cuenta de todos modos.
La obligación de factura electrónica en el ámbito B2B contempla excepciones claramente definidas: las facturas de importe reducido de hasta 250 euros, los billetes de transporte, las facturas a consumidores finales (B2C) así como las facturas sobre determinadas operaciones exentas de impuestos no tienen que emitirse como factura electrónica estructurada. Además, los pequeños empresarios están exentos de la obligación de emisión según la situación legal actual, lo que no afecta a la obligación de recepción.
Las excepciones más importantes de un vistazo
- Facturas de importe reducido de hasta 250 euros: por ejemplo recibos de gasolina o material de oficina; aquí sigue bastando el papel o el PDF.
- Billetes de transporte: los billetes del transporte de personas están exentos.
- Operaciones B2C: las facturas a particulares no están sujetas a la obligación, ya que esta solo se aplica entre empresas nacionales.
- Determinadas operaciones exentas de impuestos: para algunas prestaciones exentas según la ley del impuesto sobre el valor añadido no existe obligación de factura electrónica.
- Pequeños empresarios: exentos de la obligación de emisión, pero no de la recepción; detalles en el artículo Factura electrónica para pequeños empresarios.
Además, corren plazos de transición durante los cuales también las empresas afectadas pueden seguir emitiendo facturas en papel o PDF. La delimitación exacta de casos concretos deberías aclararla con tu asesoría fiscal, ya que la administración ha concretado las reglas en varias ocasiones desde 2024.
El error de razonamiento más frecuente: excepción no significa «da igual»
Una excepción a la obligación de factura electrónica no es una excepción a las demás obligaciones. Tres cosas siguen vigentes:
- Conservación: también una factura de importe reducido es un comprobante contable y debe conservarse durante el plazo legal.
- Orden y localización: los comprobantes deben archivarse de forma ordenada y de manera comprensible para una inspección.
- Recepción: incluso si no tienes que emitir facturas electrónicas, si recibes alguna, debes aceptarla y conservarla en el original estructurado.
En la práctica surge así un conjunto mixto de comprobantes: facturas XRechnung del mayorista, facturas PDF del periodo de transición, recibos en papel de la gasolinera. Precisamente esta mezcla es lo que hace valioso un archivo digital unificado.
Comprobantes mixtos, un solo archivo
En lugar de mantener un proceso propio para cada tipo de comprobante, es mejor reunir todo en un solo lugar. Con webRichtung documents los comprobantes llegan al sistema por la vía que mejor encaje en cada momento: mediante carga por navegador, directamente desde el escáner (WebDAV), por SFTP o automáticamente desde tu buzón de facturas. Cada documento se lee y clasifica, de modo que después lo encuentras por contenido, tipo, fecha o importe, y lo conservas de forma inalterable en el archivo conforme a GoBD con Object Lock durante 6, 8 o 10 años.
Así ya no importa para tu archivo si un comprobante está sujeto a la obligación de factura electrónica o a una excepción: el proceso es el mismo y la verificabilidad también.
Comprobación rápida: ¿estás afectado?
Cuatro preguntas que puedes hacerte una tras otra:
- ¿Vendes a empresas en el país? Si no (solo B2C), no estás sujeto a la obligación de emisión.
- ¿Eres pequeño empresario según el § 19 de la ley del IVA? Entonces quedas liberado de la emisión.
- ¿Emites facturas de más de 250 euros? Los importes reducidos por debajo siguen exentos.
- ¿Recibes facturas de empresas? Entonces se aplica la obligación de recepción, independientemente de todas las respuestas anteriores.
En caso de duda, la asesoría fiscal ayuda a clasificar tu caso concreto.
Este artículo informa de forma general y no sustituye al asesoramiento jurídico o fiscal.
FAQ
¿Qué facturas están exentas de la obligación de factura electrónica?
Están exentas, entre otras, las facturas de importe reducido de hasta 250 euros, los billetes de transporte, las facturas a consumidores finales (B2C) así como las facturas sobre determinadas operaciones exentas de impuestos.
¿Se aplica la obligación de factura electrónica a las facturas a clientes particulares?
No. La obligación afecta a las operaciones entre empresas nacionales (B2B). A los consumidores finales puedes seguir emitiendo facturas en papel o PDF.
¿Son los pequeños empresarios una excepción?
En parte: los pequeños empresarios según el § 19 de la ley del IVA están exentos de la obligación de emisión según la situación legal actual, pero deben poder recibir facturas electrónicas.
¿Qué se aplica a las facturas de importe reducido de hasta 250 euros?
Pueden seguir emitiéndose como factura en papel o como simple factura PDF. Como receptor debes conservarlas de forma ordenada igual que los demás comprobantes.
¿Libera una excepción de la obligación de conservación?
No. También las facturas exentas siguen siendo comprobantes sujetos a la obligación de conservación y deben conservarse de forma ordenada e inalterable durante los plazos legales.