ERP-Schnittstellen anbieten: Datenverantwortung vor dem Angebot klären

Eine ERP-Anfrage mit dem Wunsch nach verbundenen Systemen kann zu sehr unterschiedlichen Leistungen führen. Vielleicht soll ein Webshop Aufträge übertragen. Vielleicht sollen geänderte Artikelinformationen zurückfließen. Vielleicht meint dein Ansprechpartner mit derselben Verbindung außerdem Lagerbestände und Liefermeldungen. Für dein Angebot brauchst du deshalb eine Beschreibung der einzelnen Übergaben. So kann der Kunde erkennen, welchen Arbeitsablauf er beauftragt, während dein Team einen fachlich begrenzten Umfang vorbereitet. Eine Liste von Programmnamen reicht für diese Entscheidung noch nicht aus.

Dieser Leitfaden richtet sich an ERP-Anbieter und Implementierungspartner. Du entscheidest, ob sich eine bestimmte Verbindung bereits anbieten lässt oder zuerst eine begrenzte Klärung mit dem Kunden und beteiligten Systempartnern braucht. Die folgenden Fragen sind deine eigene Vertriebsarbeit. Sie beschreiben keine zusätzlich gelieferten Leadfelder. Alle Beispiele sind ausdrücklich fiktiv und verwenden keine persönlichen Kundendaten. Technische Verfahren und Zusagen zur Leistungsfähigkeit bestimmst du erst anhand der tatsächlich eingesetzten Produkte, Versionen und freigegebenen Umgebung.

Beginne bei einer abgeschlossenen Übergabe

Bitte den Kunden, eine Übergabe von Anfang bis Ende zu beschreiben. Ein hilfreicher Ausgangspunkt ist ein eingegangener Shopauftrag: Wo entsteht er, welche Informationen braucht das ERP und woran erkennt der Verkauf später, dass er weiterbearbeitet werden kann? Halte den gewünschten Endzustand in der Sprache der Mitarbeiter fest. „Der Auftrag steht zur fachlichen Prüfung bereit“ ist genauer als „Shop und ERP sind verbunden“. Du erfährst dadurch auch, ob eine automatische Weiterverarbeitung überhaupt Teil des gewünschten Umfangs ist.

Gehe anschließend den umgekehrten Weg durch. Welche Information muss zurückkommen, damit der Shop den richtigen Stand zeigt? Ein empfangener Auftrag, ein bestätigter Liefertermin und eine versandte Lieferung sind verschiedene Ereignisse. Wenn du diese Unterschiede offen besprichst, kann dein Ansprechpartner die für ihn wichtige Rückmeldung auswählen. Jede weitere Richtung erhält einen eigenen Eintrag. Damit wird sichtbar, ob aus einer vermeintlich einzelnen Schnittstelle mehrere fachliche Aufgaben entstehen und welche davon für das erste Angebot nötig sind.

Bestimme, wo eine Information verbindlich gepflegt wird

Frage für die betroffenen Datenarten nach der führenden Stelle. Wer legt Artikelnummern an, wer ändert Bezeichnungen und wo wird eine Lieferadresse für einen konkreten Auftrag korrigiert? Die Antwort kann je Datenart unterschiedlich ausfallen. Schreibe daher nicht pauschal „ERP führt“, wenn der Kunde bislang nur die Artikelpflege beschrieben hat. Dein Angebot wird verständlicher, wenn es genau benennt, welche Information aus welchem System übernommen werden soll und wer Änderungen fachlich beurteilt.

Betrachte auch widersprüchliche Änderungen. Im fiktiven Fall wurde eine Auftragsadresse im Shop geändert, während ein Mitarbeiter im ERP bereits eine abweichende Adresse eingetragen hat. Frage, welcher Stand für diesen Auftrag gelten soll und wer den Konflikt entscheidet. Eine automatische Regel kann erst geprüft werden, wenn die fachliche Entscheidung bekannt ist. Du brauchst dafür keine echte Adressdatei. Eine frei erfundene Beschreibung genügt zunächst, um den Konflikt sichtbar zu machen und die zuständige Rolle zu bestimmen.

Verwechsle Datentransport und Geschäftsergebnis nicht

Eine übertragene Nachricht beantwortet noch nicht jede betriebliche Frage. Kläre mit dem Kunden, welche Bestätigung er benötigt: Ist die Nachricht angekommen, wurde der Inhalt angenommen oder wurde der daraus entstandene Auftrag fachlich freigegeben? Diese Zustände können für den Arbeitsablauf unterschiedliche Folgen haben. Frage nach der nächsten menschlichen Handlung. Der Vertrieb möchte vielleicht einen Vorgang prüfen können, während das Lager erst nach einer gesonderten Freigabe tätig werden soll. Genau diese Trennung gehört in die Beschreibung.

Schreibe pro Übergabe einen einfachen Prüffall mit erwarteter Beobachtung. Ein fiktiver Shopauftrag enthält einen bekannten Artikel und eine ausdrücklich erfundene Lieferadresse. Das ERP soll den Auftrag zur Prüfung anzeigen; eine anschließende Lieferzusage bleibt außerhalb dieses Falls. Der Kunde kann so den vereinbarten Zustand beurteilen, ohne eine umfassende Lieferautomatik vorauszusetzen. Besprecht einen zweiten Fall für einen unbekannten Artikel. Das gewünschte Ergebnis kann eine erkennbare Rückfrage sein, wenn dies zum bestätigten Ablauf passt.

Kläre Aktualität anhand der Arbeit des Kunden

Frage, wann eine Änderung gebraucht wird, statt sofort eine bestimmte Übertragungstechnik vorzuschlagen. Muss der Verkauf den neuen Stand vor seiner nächsten Zusage kennen oder genügt eine vereinbarte spätere Verarbeitung? Welcher Arbeitsschritt würde bei einer Verzögerung warten? Solche Fragen machen den tatsächlichen Bedarf nachvollziehbar. Aus dem Wort „automatisch“ folgt weder eine bestimmte Geschwindigkeit noch eine Zusage zur ununterbrochenen Verfügbarkeit. Beides braucht eine eigene Prüfung und eine zur Lösung passende Leistungsbeschreibung.

Achte darauf, dass gewünschte Aktualität und vorhandene Arbeitsweise zusammenpassen. Wenn ein Mitarbeiter Daten erst nach einer manuellen Freigabe bereitstellt, hilft eine schnellere technische Abfrage allein noch nicht. Frage, ob die Freigabe bewusst erhalten bleiben soll. Dann gehört sie zur Reihenfolge der Übergabe. Falls der Kunde diesen Schritt verändern möchte, halte dies als gesonderte fachliche Entscheidung fest. So kann dein Team den technischen Teil untersuchen, ohne nebenbei einen ungeklärten Geschäftsprozess zu übernehmen.

Plane Rückfragen und erneute Verarbeitung mit ein

Besprich, was Mitarbeiter sehen sollen, wenn eine Übergabe fachlich nicht verarbeitet werden kann. Wer erhält den Hinweis, welche Information braucht diese Person und wie erkennt sie, dass der Vorgang geklärt wurde? Bleibe dabei beim Geschäftsfall. Ein fehlender Artikel braucht möglicherweise eine Entscheidung der Artikelpflege; ein unvollständiger Auftrag gehört zu einer anderen zuständigen Rolle. Eine technische Meldung ist erst dann hilfreich, wenn jemand daraus die passende nächste Handlung ableiten kann.

Frage außerdem nach einer erneuten Übertragung desselben Vorgangs. Soll ein bereits vorhandener Auftrag erkannt, aktualisiert oder zur Prüfung vorgelegt werden? Welche Kennung steht dafür tatsächlich zur Verfügung? Dein Vertrieb sollte keine Vermeidung doppelter Aufträge versprechen, bevor das Fachteam den vorgesehenen Weg geprüft hat. Im Angebot kannst du den gewünschten Zustand und die noch zu bestätigende Voraussetzung getrennt benennen. Der Kunde sieht damit, was geklärt ist und welche Untersuchung der Umsetzung vorausgeht.

Hole die beteiligten Systempartner gezielt dazu

Eine Verbindung braucht Informationen von beiden Seiten. Bitte den Kunden um den zuständigen Ansprechpartner für das angeschlossene System und um die passende Produktdokumentation. Kläre, wer Auskünfte zur konkreten Version, zu verfügbaren Zugängen und zu einer geeigneten Testmöglichkeit geben kann. Für die erste Abstimmung brauchst du keine Zugangsdaten in einer allgemeinen Vertriebsnotiz. Entscheidend ist zunächst, ob die verantwortlichen Personen die vorgesehenen Übergaben gemeinsam fachlich und technisch prüfen können.

Ordne die Leistungen der Beteiligten ausdrücklich zu. Dein Team bearbeitet vielleicht die ERP-Seite, während der Shopdienstleister eine andere Aufgabe übernimmt. Frage, wer den gemeinsamen Test koordiniert und wer eine offene Rückfrage weiterverfolgt. Eine bloße Nennung des Partners im Angebot erklärt diese Zuständigkeit noch nicht. Benenne auch die benötigte Kundenmitwirkung, etwa die Entscheidung über eine Artikelzuordnung. Dadurch kann der Kunde Angebote mit unterschiedlichen Zuständigkeitsgrenzen besser vergleichen und fehlende Arbeitsschritte vor der Beauftragung erkennen.

Entscheide zwischen Angebot und vorgelagerter Klärung

Lege für deinen Vertrieb fest, welche Angaben für ein belastbares Angebot fehlen dürfen und welche den Leistungsumfang offenlassen. Ein noch ausstehender Ansprechpartner lässt sich anders behandeln als eine ungeklärte Übertragungsrichtung. Wenn zentrale Voraussetzungen unbekannt sind, schlage eine konkret begrenzte Analyse vor, sofern dein Unternehmen diese tatsächlich anbietet. Beschreibe deren Ergebnis, etwa abgestimmte Übergaben und offene technische Voraussetzungen. Erfinde dafür weder einen Pauschalpreis noch eine feste Bearbeitungsdauer oder einen automatisch anschließenden Implementierungsauftrag.

Fasse die geklärten Punkte als kurze Leistungsbeschreibung zusammen: Ausgangsereignis, Datenart, führende Stelle, Richtung, erwarteter Endzustand, Umgang mit Rückfragen und Verantwortliche. Ergänze die ausdrücklich ausgeschlossenen Übergaben. Der Kunde soll erkennen können, ob etwa nur Aufträge oder zusätzlich Bestände und Liefermeldungen betrachtet werden. Verweise bei offenen Voraussetzungen auf die konkrete erforderliche Bestätigung. Ein allgemeiner Satz wie „Anbindung aller relevanten Systeme“ kann diese gemeinsame Beschreibung nicht ersetzen, weil jeder Beteiligte darunter etwas anderes verstehen könnte.

Nutze einen Gegenfall zur Umfangsprüfung

Stell dir einen ausdrücklich fiktiven Händler vor, der Aufträge aus einem Shop übernehmen möchte. Im ersten Umfang werden eingehende Aufträge zur Prüfung bereitgestellt. Später fragt der Kunde nach der automatischen Rückmeldung von Teillieferungen. Dein Team behandelt dies als zusätzliche Übergabe mit eigenem Endzustand und eigener Zuständigkeit. Damit bleibt die ursprüngliche Entscheidung nachvollziehbar. Eine Erweiterung lässt sich bewusst besprechen, statt eine bereits verwendete Bezeichnung nachträglich mit immer mehr Leistungen zu füllen.

Prüfe denselben Umfang anschließend aus Sicht eines Kollegen, der am Gespräch nicht teilgenommen hat. Kann er erklären, wo ein Auftrag entsteht, wer eine widersprüchliche Änderung entscheidet und woran der Kunde die vereinbarte Verarbeitung erkennt? Wenn dafür Annahmen nötig sind, ergänze genau die fehlende Aussage. Eine längere Programmliste hilft an dieser Stelle wenig. Dein Ergebnis ist eine verwendbare Angebotsgrenze: entweder fachlich ausreichend beschrieben oder mit einer klar benannten nächsten Klärung, die der Kunde bewusst beauftragen kann.

Prüfe Bedeutungen und Änderungen am selben Vorgang

Vergleiche bei den benötigten Angaben auch die Bedeutung. Eine Menge kann sich auf Stück, Kartons oder eine andere vereinbarte Einheit beziehen. Eine Artikelnummer kann im Shop eine andere Zuordnung haben als im ERP. Frage deshalb anhand erfundener Beispiele, welche Einheit und welche Zuordnung für den konkreten Ablauf gelten. Eine technisch gefüllte Angabe genügt für die fachliche Beurteilung erst, wenn beide Seiten dasselbe darunter verstehen und die Zuordnung nachvollziehen können.

Nimm danach eine Änderung am bereits übertragenen Auftrag auf. Der Kunde reduziert beispielsweise eine Menge, nachdem der Vorgang im ERP angelegt wurde. Frage, bis zu welchem Bearbeitungsstand eine solche Änderung vorgesehen ist und wer sie prüfen soll. Eine Änderung vor der Prüfung kann eine andere Behandlung brauchen als nach dem Beginn der Ausführung. Leite daraus noch keine technische Umsetzung ab. Halte zunächst die gewünschte fachliche Reaktion für beide Zustände getrennt fest.

Betrachte ebenso eine Stornierung. Was soll in beiden Systemen sichtbar bleiben, wenn ein Auftrag zurückgenommen wird? Wer darf die Entscheidung treffen und welcher Mitarbeiter muss danach Bescheid wissen? Prüfe den gewünschten Ablauf mit dem Kunden, ohne daraus eine allgemeine rechtliche Regel abzuleiten. Für deine Angebotsentscheidung zählt, ob dieser Fall zum vereinbarten Umfang gehört. Wenn er erst später betrachtet werden soll, benenne die Grenze ausdrücklich in der gemeinsamen Beschreibung.

Lass deinen Ansprechpartner die so entstandenen Fälle in eigenen Worten erklären. Wenn er etwa zwischen Eingang, Änderung und Stornierung unterscheidet, kann dein Team für jeden Fall gezielt die technische Machbarkeit prüfen. Bleibt eine Bedeutung unklar, ist genau diese Zuordnung die nächste Frage. Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Arbeitsgrundlage auch für den beteiligten Systempartner, der bisher nur den allgemeinen Wunsch nach einer Verbindung kannte.

Fachliche Einordnung

Microsoft empfiehlt für Dynamics-365-Integrationen, Anforderungen systemübergreifender Abläufe an Geschäftszielen auszurichten. Die Herstellerübersicht zur Integration dient hier nur dieser Einordnung; sie belegt keine Schnittstellenfunktion deines Produkts.

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