Teslim belgelerini dijitalleştirmek: Fatura sorularını daha hızlı açıklamak

Tedarikçi faturası hakkındaki bir soru, doğru belgelerle açıklığa kavuşmalıdır. Ancak ofis çoğu zaman önce depoda, kişisel e-posta kutusunda veya bir kâğıt yığınında teslim belgesi arar. Bu sırada faturalanan miktarın gerçekten gelip gelmediği ya da yalnızca belgenin mi eksik olduğu bilinmez. Teslim belgelerinin dijital olması, özellikle doğru cevaba başlamak için daha iyi bir temel sağlar.

İşletme yararı, fatura referansından anlaşılır teslimata giden yolun kısalmasıdır. Satın alma ve ofis her soruda bütün ekibe kâğıt sormak zorunda kalmaz. Mevcut belgeleri bulabilir, ilişkisini kontrol edebilir ve gerçekte neyin açık kaldığını belirleyebilir. Bu otomatik olarak sabit bir tasarruf anlamına gelmez, fakat tekrarlanan işi ölçülebilir ve düzenlenebilir hale getirir.

webRichtung Documents yükleme ve e-posta içe aktarımıyla evrak alır; içerik, tür, tarih veya tutara göre aramayı destekler. Documents modül sayfası bu işlevleri ve belge üzerindeki görünür analizi açıklar. Teslim belgesinde özellikle içerik önemlidir. Teslimat referansı, dosya adından veya belgenin hiç içermediği bir tutardan daha yararlı olabilir. Arama, elinizdeki somut bilgiden başlamalıdır.

Teslim belgesini geldiği yerde kaydedin

İşletmenizdeki gerçek teslimat girişinden başlayın. Depodaki kâğıt ile satın almaya e-postayla gelen PDF farklı yollar izler. İkisi de ofisin sonradan kullanabileceği biçimde ortak belge grubuna girmelidir. Kâğıdı kimin dijitalleştireceğini ve elektronik evrakı kimin belirlenen yoldan alacağını kararlaştırın. Sorumluluk, belgenin gerçekte ulaştığı noktaya uygun olmalıdır; yalnızca genel olarak ofise bırakılmamalıdır.

Kayıt ancak belgenin tamamı okunabildiğinde işe yarar. Kesilmiş kenarları, soluk bilgileri ve birden fazla sayfayı kontrol edin. Tam teslimat referansı veya miktar satırı eksikse dijital dosyanın bulunması sonraki soruya çok az yardım eder. Girişte kısa kontrol, ofisin aynı belgeyi daha sıkışık zamanda yeniden istemesini önler. Dosyanın açılması, içeriğinin yeterli olduğunu tek başına göstermez.

Teslimatı anlamak açısından önemliyse el yazısı notu belgeyle birlikte koruyun. Ek not, not olarak tanınmalıdır. “İki koli hasarlı” ifadesi, tedarikçinin indirim veya iade belgesini kabul ettiği anlamına gelmez. Evrak önce sahada ne yazıldığını gösterir. Sonraki anlaşmalar ayrı bağlamdır ve yalnızca nottan çıkarılmamalıdır. Gözlem ile ticari anlaşma aynı bilgi değildir.

Çalışanın kişisel telefonunda ikinci kalıcı arşiv yolu oluşturmayın. Önemli olan sorumlu kişilerin ortak gruba erişebilmesidir. Bütün eski kâğıtları hemen dijitalleştirmeniz gerekmez. Yeni teslimatlardan başlayın; böylece sonraki fatura sorusu daha iyi temele dayanır ve önceki birikim her yeni sevkiyatla büyümez. İlk kullanım için sınırlı, açık bir giriş düzeni yeterli olabilir.

Documents’ı inceleyin ve yeni teslim belgelerini ekibiniz için erişilebilir yapın

Sorudan bildiğiniz bilgilerle arayın

Fatura kontrolünde çoğu zaman tedarikçi, dönem ve sipariş veya teslimat referansı bilinir. Bunları başlangıç olarak kullanın. Referans belgede bulunuyorsa içerik araması ona giden yolu açabilir. Önce birinin dosyayı hangi adla kaydettiğini tahmin etmeniz gerekmez. İçeriği erişilebilir arşivin somut üstünlüğü budur. Başkasının adlandırma alışkanlığına bağımlılık azaldığında daha fazla çalışan aynı belgeyi bulabilir.

En güçlü bilinen işaretle başlayın. Açık teslimat numarası, genel bir malzeme kelimesinden çoğunlukla daha yararlıdır. Numara yoksa tedarikçi ve muhtemel dönemi aramada ve sonraki incelemede kullanın. Amaç, orijinallerle karşılaştırabileceğiniz küçük ve makul bir sonuç grubudur. Çok sayıda eşleşme tek başına fatura sorusunun cevabı değildir. Bulunanların doğru işlemle ilişkilendirilmesi gerekir.

Fatura tarihi ile teslim tarihini karıştırmayın. Bir fatura önceki birkaç teslimatı kapsayabilir. Yalnızca başlıktaki günü aramak gerekli belgeleri kaçırabilir. Muhtemel dönemin bilinmesi grubu daraltır ve siparişin başka kısmının farklı günde gelip gelmediğini görmeyi kolaylaştırır. Tarih aramayı yönlendirir; tek başına teslimatın aynı siparişe ait olduğunu kanıtlamaz. Diğer bilgiler de karşılaştırılmalıdır.

Bulduğunuz belgenin içeriğini okuyun. Tedarikçi, alıcı, referans ve gerekli kalem uyuşuyor mu? Benzer isimli evrak başka şantiyeye veya eski siparişe ait olabilir. Arama belgeyi erişime getirir; ticari uygunluğu gerçek verilerle belirlenir. Bu ayrım yanlış teslim belgesine dayanarak hızlı cevap vermeyi önler. Doğru görünen dosya adı, doğru işlem için yeterli değildir.

Kısmi teslimatları ve işlemleri ayırın

Bir sipariş için birkaç teslim belgesi satın almada önemli bir durumdur. Yalnızca ilkine bakılması, ikinci teslimat gelmiş olsa bile sonraki faturayı yüksek gösterebilir. Tersine, açık miktar ilk siparişte yer aldı diye teslim edilmiş sayılamaz. Sipariş ve teslim alma farklı soruları cevaplar. İncelemede ikisini aynı anlamda kullanmak, yanlış fark veya yanlış tamamlık oluşturabilir.

Sipariş edilen, her belgede gösterilen ve gerçek işlem için doğrulanmış miktarları ayrı değerlendirin. Teslim belgesi açıklama için bir temeldir. Mal kabulde farklı bilgi varsa o da dikkate alınmalıdır. Bu soru için bütün depo sürecini yeniden tasarlamanız gerekmez. Mevcut evrak ile sorumlu kişiler arasında anlaşılır ilişki gerekir. Eksik bağın hangi kişide tamamlanabileceği de bilinmelidir.

Ekibin bu ilişkiyi nasıl tanımlayacağını kararlaştırın. Herkes anlıyorsa kısa proje veya sipariş referansı yeterli olabilir. Aynı işlem için birkaç doğaçlama kısaltma yeni arama işi yaratır. Ortak işaret, yalnızca ilk çalışan tarafından bilinen kusursuz dosya adlarından daha faydalıdır. Amaç belgelerin daha sonra başka yetkili kişi tarafından da kullanılabilmesidir; tek kişinin hafızasına bağlı kalmamasıdır.

Documents, modül sayfasında açıklandığı gibi Core ile veri temelini paylaşır. Bundan sipariş, mal kabul ve faturanın otomatik, eksiksiz uzlaştırıldığı sonucu çıkmaz. Kendi kullanımınız için gerçekten mevcut ilişkiyi kontrol edin. Buradaki başlangıç, bulunabilir belgeler, görünür analiz ve ekip tarafından yapılan sonraki ticari incelemeye dayanır. Kanıtlanmamış depo özelliklerine güvenmek gerektirmez.

Örnek: On iki birimlik faturayı açıklamak

Vaka tamamen varsayımsaldır. Bir hizmet işletmesi iş için on iki aynı malzeme birimi sipariş eder. Tedarikçi diğer fatura bileşenlerinden önce birim başına 25 avrodan on iki birim faturalar. İncelenen satır böylece 300 avrodur. Sayılar yalnızca hesap içindir; malzeme tavsiyesi veya webRichtung fiyatı değildir. Açık varsayımlar sayesinde belgeler arasındaki ilişkiye odaklanabiliriz.

Ofis önce sekiz birim gösteren teslim belgesini bulur. Aynı varsayımsal fiyatla sekiz çarpı 25 avro, 200 avro eder. Fatura ile ilk belge arasında dört birim, yani satır değerinde 100 avro açıklanmayı bekler. Buradan henüz yanlış fatura sonucu çıkmaz. Başka teslimat yapılmış veya henüz bulunmamış ek belge mevcut olabilir. İlk bulgu sadece açık farkı tanımlar.

Çalışan faturadaki referansı okur, tedarikçi ve sipariş bilgisiyle arar. İlk sonuç doğru iş için sekiz birimi doğrular. İncelemeyi sonraki döneme genişletir ve dört birimlik ikinci teslim belgesini bulur. Bunun alıcısı ve sipariş ilişkisi de doğrudur. Sekiz artı dört artık faturalanan on iki birimi açıklar. İki belgenin de aynı işlemle ilişkisi ayrı kontrol edilmiştir.

Cevapta bağlantıyı kaydeder: Fatura önce sekiz, sonra dört birim olmak üzere iki teslimatı kapsar. Varsayımsal 25 avro birim fiyatıyla on iki birim, 300 avroluk satıra karşılık gelir. Ofis miktarı iki belgeyle açıklayabilir. Faturanın diğer unsurlarının doğruluğu ayrı kontroldür. Teslim evrakının bulunması, bütün fiyat ve ödeme koşullarını otomatik doğrulamaz.

İkinci belgenin bulunmadığı durumu da tamamlayın

İkinci aramanın uygun sonuç vermediğini varsayalım. Sonuç bulunmaması, malın hiç gelmediğini kanıtlamaz. Belge hâlâ depoda veya bir kişinin gelen kutusunda olabilir. Ofis önce sorumlu çalışanla evrak girişini netleştirir; arama sonucunu hemen tedarikçi şikâyetine dönüştürmez. Eksik arşiv bilgisiyle gerçek teslimat eksikliği arasındaki fark, sonraki işlemin doğru seçilmesini sağlar.

Yararlı iç soru şöyle olabilir: “Bu sipariş için sekiz birimlik teslim belgesini buluyorum. Fatura on iki birim gösteriyor. Başka teslimat oldu mu ve kalan dört birimin belgesi var mı?” Başlangıç ve açık miktar anlaşılırdır. Çalışan hangi sipariş veya dönemden bahsedildiğini tahmin etmez. Kendi sorumluluk alanında doğru noktayı hemen inceleyebilir ve somut cevap verebilir.

Tedarikçiden belge istenecekse ofis belirli talep hazırlar: Fatura ve sipariş referansı, mevcut teslim belgesi ve diğer dört birimin kanıtına ilişkin soru. Gönderim normal iletişim yolundan yapılır. Documents evrakı bulur ve analiz eder; burada otomatik tedarikçi yazışması veya şikâyetin modül tarafından yürütülmesi varsayılmaz. Hazırlanan soru ile gerçekten gönderilen mesaj ayrı adımlardır.

İkinci belge geldiğinde okunabilir sürümü ortak gruba alın ve açık konuyla ilişkilendirin. Ardından aynı miktar farkını yeniden kontrol edin. Teslimatın kendisi hâlâ belirsizse sorumlu kişi sonraki açıklamayı seçer. Ek dosya yalnızca arşivdeki boşluğu doldurduğu için bütün soruları çözmez. Kaynağın gelmesi, içeriğin durumu gerçekten açıklayıp açıklamadığının incelenmesini gerektirir.

Sonraki kişinin çalışabileceği cevap verin

Satın almaya veya fatura işlemine iyi cevap, sonucu ve dayanağını belirtir. Başarılı örnekte “Bulundu” demek yeterli değildir. İki uygun belgenin sekiz ve dört birim gösterdiğini, bunun incelenen on iki birimi açıkladığını söyleyin. Alıcı sonucu kullanmak için ne bulunduğunu anlamak amacıyla aramayı baştan yapmak zorunda kalmaz. İş devri burada gerçek değer kazanır.

Mevcut çalışma biçiminizde kullanılan açık belge referansını ekleyin. Aramanın bütün hikâyesine gerek yoktur. Başka yetkili çalışan evrakı bulup aynı ilişkiyi kontrol edebilmelidir. Açıklama sonucu anlaşılır yapar, her arama kelimesini veya ara tıklamayı saklamaz. Böylece not kısa kalır ve sonraki inceleme sırasında işe yarar. Gereksiz ayrıntı, gerekli kanıtın görünmesini zorlaştırmamalıdır.

Açık nokta varsa tam olarak onu ve sonraki sorumluyu belirtin. Konusu olmayan “Hâlâ belirsiz” ifadesi az yardım eder. “Dört birimlik ikinci teslimatın kabulü depo tarafından henüz doğrulanmadı” somut görev tanımlar. Ofis sonraki temasta ilk farkı ve neden açık kaldığını yeniden anlatmaz. Sorumlu kişi neyi kontrol edeceğini bilir ve cevabını aynı noktaya bağlayabilir.

Yalnızca miktar sorusunu cevapladıysanız faturanın tamamını onaylanmış ilan etmeyin. Fiyat, başka satırlar veya farklı anlaşmalar kendi kontrolünü gerektirebilir. Kesin sınırları olan cevap, daha geniş görünen durum etiketinden yararlıdır. Tamamlanan kısmı ve gerçekten gereken sonraki işleri gösterir. Başka satın alma veya muhasebe kararlarının yerine geçmez. Böylece işin ilerlemesi için sağlam temel kalır.

Arama emeğini aylar arasında karşılaştırın

Faydayı ölçmek istiyorsanız benzer sorulardan sınırlı grup izleyin. Aramanın başlangıcını, kullanılabilir cevabın hazır olduğu anı ve diğer kişileri beklemeyi ayrı kaydedin. Geç gelen belge yavaş arama olarak değerlendirilmemelidir. Aynı zamanda bütün konunun ne kadar süre açık kaldığı görünmelidir. Bu iki ölçüm, gecikmenin gerçek nedenini bulmak için farklı bilgi verir.

Varsayımsal karşılaştırmada ekip iki ayda da yirmi benzer soruyu işler. Aktif arama ve eşleştirme ilk ay 160, ikinci ay 90 dakika sürer. Fark 70 dakikadır. Soru başına sekiz dakika ile dört buçuk dakika karşılaştırılır. Bütün değerler örnektir; Documents’ın etkisine ilişkin vaat veya olağan müşteri sonucu değildir. Hesap sadece ölçüm yöntemini anlaşılır kılar.

Vakaların karşılaştırılabilirliğini kontrol edin. İkinci ay çoğunlukla basit tek teslimatlardan oluşuyorsa değişimin bir kısmı bundan kaynaklanabilir. Kaç vakada birden fazla belge veya eksik evrak bulunduğunu kısaca not edin. Bilimsel araştırmaya değil, sonraki işletme kararı için dürüst bir temele ihtiyacınız var. Sonuç bağlamdan kopuk etkileyici sayı üretmek yerine gerçek çalışmayı açıklamalıdır.

Girişteki ek kontrolü de hesaba katın. Depo tam kayıt için daha çok zaman harcıyorsa bu emek toplam değerlendirmeye dahildir. Amaç süreç boyunca daha az önlenebilir iştir. Bazı işleri ofisten depoya taşımak, sonradan daha çok işi önlüyorsa mantıklı olabilir; fakat taşınma görünür kalmalıdır. Yalnızca görevin yapıldığı yerin değişmesi henüz tasarruf değildir. Toplam etkiye bakmak gerekir.

Sonraki gerçek fatura sorusuyla başlayın

Ekibin düzenli belge aradığı bir tedarikçi veya yönetilebilir güncel sipariş grubu seçin. Giriş yolunu, eksik evrak sorumlusunu ve kısa sonuç kaydını kararlaştırın. Dosya adını bilmeyen bir kişiyle bulmayı deneyin. İçeriğe göre erişimin gerçek ofis durumunda yardımcı olup olmadığını erken görürsünüz. Deneme yalnızca sonuç listesiyle değil, kullanılabilir cevapla bitmelidir.

Documents sayfasında yükleme, e-posta içe aktarımı, analiz ve arşiv aramasını inceleyebilir, mevcut başlangıç yolundan hesabınızı açabilirsiniz. Uygun teslim belgesi ve tipik soruyu hazırlayın. İlk istenen sonuç açıktır: Ekip doğru teslimatı bulur, belirli fatura satırını açıklar ve yalnızca bu vakada gerçekten eksik olanı ister. Yeni çalışma biçiminin değerini bu somut sonuç üzerinden değerlendirirsiniz.

Documents’ı tanıyın ve sonraki teslim belgesi aramanızı kolaylaştırın