Otomasyon göstergeleri: tamamlanan işi ve maliyetini değerlendirin

Otomatik iş akışınız çok sayıda etkinlik bildiriyor. Dosyalar işleniyor, görevler başlatılıyor ve olaylar kaydediliyor. Buna rağmen işletme açısından temel soru yanıtlanmamış olabilir: Ekip artık daha fazla kullanılabilir iş mi tamamlıyor, yoksa yalnızca daha fazla işlem mi üretiyor? Bu ayrımı yapmak için uzun bir teknik sayaç listesinden önce, açıkça tanımlanmış birkaç göstergeye ihtiyacınız var.

İş akışını olduğu gibi sürdürmek, belirli bir sorunu düzeltmek veya daha geniş kapsamda kullanmak arasında karar verebilmelisiniz. Tamamlanan sonuçları, insanların harcadığı aktif süreyi, hatalardan doğan düzeltme işini ve ilgili maliyetleri birlikte değerlendirmek bu kararı destekler. Tek bir sayı bütün faydayı açıklamaz. Sonrasında yeniden hazırlanması gereken hızlı bir çıktı, işletmeye beklenen katkıyı sağlamayabilir.

Bu yazı, sınırları belirlenmiş bir otomasyon işi için kullanabileceğiniz ölçüm sayfasını geliştiriyor. Örneğimiz, işletme içinde kullanılan servis raporlarının hazırlanmasıyla ilgilidir. Bütün adetler, süreler ve parasal tutarlar varsayımsaldır; webRichtung performansını veya fiyatlarını göstermez. Burada anlatılan hesaplama, işletmenizin uygulayabileceği bir değerlendirme yöntemidir. Hazır bir finans raporu özelliği vaat edilmez.

Etkinlik yerine kullanılabilir bir sonuç sayın

Önce hangi iş sonucunu sayacağınızı belirleyin. Örnekte bu sonuç, sorumlu kişinin ek bir içerik düzeltmesi yapmadan kullanabildiği servis raporudur. Bir işlemin başlaması raporun tamamlandığı anlamına gelmez. Aynı rapor için yapılan birkaç deneme de birkaç ayrı tamamlanmış iş olarak sayılamaz. Aksi halde gösterge ilerlemeyi değil, aynı işin tekrarını ödüllendirir.

Tamamlanma koşulunu, iki çalışanın aynı dosyayı aynı şekilde değerlendirebileceği kadar açık yazın. “Rapor işlendi” ifadesi yalnızca dosyanın sisteme ulaştığını anlatabilir. “Sonraki iş adımında kullanılabilir rapor” ise daha net bir işletme tanımı gerektirir: doğru iş kaydıyla bağlantı, gerekli bilgilerin bulunması ve kullanımı engelleyen açık bir düzeltmenin kalmaması. Ayrıntıları raporun amacı ve onu kullanacak kişi belirler.

Gelen işleri ve açık kalan dosyaları da ayrıca izleyin. Yalnızca biten sonuçlara bakarsanız, aynı anda biriken işleri gözden kaçırabilirsiniz. Hangi dosyaların incelenen gruba ait olduğunu ve bunlardan hangilerinin ölçüm sonunda hâlâ açık kaldığını kaydedin. Gelen bir talep, teknik bir olay ve kullanılabilir iş sonucu aynı şey değildir. Her birinin işletmede ayrı bir anlamı vardır.

cockpit modül sayfasında webRichtung platformuna ait göstergelerin ve olayların nasıl bir araya getirildiğini inceleyebilir, hesabınızı oluşturabilirsiniz. Bu genel görünümü, kendi iş akışınız için gerçekten değer taşıyan sonucu tanımlarken başlangıç noktası olarak kullanın.

Aynı iş kapsamını ve kalite koşulunu karşılaştırın

Karşılaştırma için benzer dosyalardan oluşan, sınırları belli bir grup seçin. Basit bir standart rapor ile kapsamlı bir özel durumu doğrudan eşdeğer kabul edemezsiniz. Otomasyon sonrasındaki denemeye yalnızca kolay işler girerse, daha iyi görünen ortalama süre işlerin farklı bileşiminden kaynaklanabilir. Karşılaştırmanız bu farkı görünür kılmalıdır; sonuçtaki değişimi açıklamak için başlangıç grubunu bilmeniz gerekir.

Ölçtüğünüz iş adımının nerede başlayıp nerede bittiğini yazın. Örneğimizde ölçüm, önceden kararlaştırılmış bütün başlangıç bilgileri hazır olduğunda başlar. Rapor tanımlanan tamamlanma koşulunu sağladığında sona erer. Önceki saha hizmeti için harcanan süre bu hesabın dışındadır. Gerekli bir bilgi eksikse bekleme nedenini ayrıca açıklayın; bunu otomatik adımın hesaplama hatası gibi göstermeyin.

Önceki ve sonraki iş akışında aynı kalite koşulunu kullanın. Eskiden dikkatle hazırlanmış manuel bir rapor, yeni sistemin kontrol edilmemiş çıktısıyla eş tutulmamalıdır. Sadece deneme için eklediğiniz bir kontrol varsa, bu ek kontrolü de açıkça belirtin. Böylece hangi emeğin kalıcı sürece, hangisinin denemenin yürütülmesine ait olduğu anlaşılır.

Küçük ama karşılaştırılabilir bir iş grubu, ilk karar için farklı türde işleri birleştiren büyük bir aylık toplamdan daha yararlı olabilir. Grubun sınırlarını açıkça kaydedin ve sonucu öncelikle benzer işlere uygulayın. İlk denemenin işletmedeki bütün olasılıkları açıklaması gerekmez. Denemenin amacı, kapsamı belli bir sonraki adımı makul bir temele oturtmaktır.

Aktif çalışma süresiyle toplam geçen süreyi ayırın

Aktif çalışma süresi, insanların dosyalar üzerinde gerçekten çalıştığı zamanı gösterir. Hazırlık, kontrol, gerekli müdahaleler ve sonraki düzeltmeler buna dahildir. Toplam geçen süre ise belirlenen başlangıçtan kullanılabilir sonuca kadar geçen zamanı anlatır. İki ölçü de önemli olabilir; ancak aynı soruyu yanıtlamazlar. Bunları ayrı tuttuğunuzda hem kapasiteyi hem beklemeyi daha doğru yorumlayabilirsiniz.

Bir rapor yalnızca birkaç dakikalık insan emeği gerektirdiği halde ertesi güne kadar bekleyebilir. Bu durumda darboğaz, eksik bilgi veya uygun olmayan devir zamanı olabilir. Tersine, hemen ele alınan rapor kısa sürede bitebilir ama bunun için çok fazla çalışan zamanı harcanmış olabilir. İki süreyi tek değer halinde toplamak, gecikmenin gerçek nedenini bulmayı zorlaştırır.

İlk kayıt için mevcut iş düzeninizde anlaşılır bir zaman dağılımı yeterlidir. Her dosya veya açıkça sınırlandırılmış toplu iş için aktif süreyi ve önemli bekleme bölümlerini not edin. Elinizde yalnızca yaklaşık tahminler varsa, saniye düzeyinde kesinlik görüntüsü oluşturmayın. Tahmin edilen değerleri işaretleyin ve bir sonraki benzer grupta daha iyi gözlemle yenileyin. Kullanılan yöntemin bilinmesi, sayının ayrıntılı görünmesinden daha değerlidir.

Kontrolü yapan kişinin zamanını da hesaba katın. Hazırlayan kişiden işi alıp aynı yükü raporu alan kişiye aktaran otomasyon, işletmenin toplam emeğini o ölçüde azaltmış olmaz. Maliyet hesabında ilgili bütün rollerin aktif sürelerini toplarsınız. Toplam geçen süreyi hesaplarken ise aynı anda yürüyen işleri art arda gerçekleşmiş gibi üst üste eklemezsiniz.

Hata nedeniyle yapılan düzeltmeyi ayrı kaydedin

Düzeltme işi, bir sonucun başlangıçta kararlaştırılan tamamlanma koşulunu sağlamadığı ve bu nedenle değiştirilmesi gerektiği yerde başlar. Bunu müşterinin sonradan istediği ek kapsamdan ayırın. İkisi de zaman gerektirir ama nedenleri farklıdır. Sonradan talep edilen yeni bir hizmet, önceki iş akışının hata oranını kendiliğinden yükseltmemelidir. Başlangıçta neyin istendiği bu ayrım için önem taşır.

Etkilenen dosya sayısını ve düzeltmeye harcanan süreyi ayrı ölçün. On küçük düzeltme, tek bir raporun baştan hazırlanmasından daha az iş çıkarabilir. Dosya oranı sorunun ne sıklıkta yaşandığını gösterir; düzeltme süresi ise işletmedeki etkisinin bir bölümünü açıklar. Hangi iyileştirmeye öncelik vereceğinizi belirlemek için iki değeri birlikte değerlendirin.

Bir rapor iki kez düzeltilse bile onu düzeltme gerektiren dosya olarak yalnızca bir kez sayın. Buna karşılık bütün düzeltme adımlarının süresini eksiksiz dahil edin. Bu kural, notların farklı biçimde tutulmasının oranı değiştirmesini önler. Düzeltme başarılı olmaz ve rapor açık kalırsa, o rapor henüz kullanılabilir sonuçların arasına girmez. Harcanan emek ise maliyetten silinmez.

Yanlış iş kaydı bağlantısı veya gerekli bilginin eksikliği gibi kısa bir neden ekleyin. Amaç kapsamlı bir hata veritabanı kurmak değildir. Açıklama, bir sonraki somut kararı desteklemelidir. Emeğin çoğu aynı eksik başlangıç bilgisinden kaynaklanıyorsa, o bilginin daha iyi alınması otomasyonu genel olarak yeniden düzenlemekten daha etkili bir başlangıç olabilir.

Eksiksiz hesaplamayla örnek ölçüm sayfası

Varsayımsal örnekte değişiklikten önce ve sonra kırkar benzer servis raporu hazırlanıyor. Gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra her iki gruptaki 40 raporun tamamı aynı tamamlanma koşuluna ulaşıyor. Eski süreçte normal aktif çalışma 360 dakika, hata nedeniyle düzeltme ise 120 dakika sürüyor. Toplam 480 dakika, yani sekiz saat insan emeği söz konusu.

Yeni süreçte hazırlık ve normal kontrol için 120 dakika gerekiyor. On raporun her birinde ayrıca altı dakikalık düzeltme yapılıyor. Böylece düzeltme süresi 60 dakika oluyor. Toplam aktif çalışma 180 dakika, yani üç saat. Başarıyla düzeltilen on rapor, kullanılabilir sonuçlar içinde birer kez sayılıyor. Düzeltme yapıldığı için fazladan rapor oluşmuş kabul edilmiyor.

İki süreç için de tamamen örnek olarak saat başına 40 avroluk iç maliyet kullanıyoruz. Önceki aktif çalışmanın hesaplanan maliyeti 320 avro, yeni aktif çalışmanın maliyeti 120 avro. Yeni iş grubuna ayrıca 80 avroluk devam eden otomasyon maliyeti atandığını varsayıyoruz. Yeni toplam böylece 200 avroya ulaşıyor. Buradaki 80 avro webRichtung fiyatı değildir; hesap yöntemini göstermek için seçilmiş bir varsayımdır.

Aşağıdaki sayfa yeni sürecin temel değerlerini bir araya getiriyor. Başlıklar ve hesaplama mantığı kendi değerlendirmeniz için kullanılabilir bir şablondur. Gerçek değerleri kendi iş akışınızdan ve kendi maliyet dağıtımınızdan elde etmeniz gerekir. Bir meslektaşınız sayfayı okuduğunda sayının hangi iş grubunu anlattığını da anlayabilmelidir.

Gösterge	Örnek
Kullanılabilir rapor	40
Toplam aktif süre	180 dakika
Düzeltme gereken dosya	40 dosyanın 10’u
Düzeltme süresi	60 dakika
Devam eden toplam maliyet	200 avro
Sonuç başına maliyet	5 avro

Düzeltme gereken dosya oranı, 10’un 40’a bölünmesiyle yüzde 25 olur. Düzeltme süresinin bütün aktif çalışma içindeki payı ise 60’ın 180’e bölünmesiyle yaklaşık yüzde 33,3’tür. Bu iki değer farklı durumları anlatır. Örnekte dosyaların dörtte biri, insan emeğinin üçte birini oluşturan düzeltme çalışmasına ihtiyaç duyuyor. Bu farkı görmek, yalnızca hata sayısını izlemekten daha yararlı bir değerlendirme sağlar.

Kullanılabilir rapor başına aktif süre 12 dakikadan 4,5 dakikaya düşer: önce 480’i 40’a, sonra 180’i 40’a böleriz. İncelenen devam eden maliyet ise sonuç başına sekiz avrodan beş avroya iner: 320 bölü 40 ve 200 bölü 40. Bu grup için maliyet farkı 120 avrodur. Hesap yalnızca dahil ettiğimiz kalemleri kapsar; işletmenin bütün kârını gösteren bir hesap değildir.

Ekonomik karar vermeden önce maliyeti doğru dağıtın

Sürekli sağlanan bir iyileştirme, başlangıç hazırlığını da karşılayabilmelidir. Örnekte tek seferlik hazırlığın 600 avro tuttuğunu varsayalım. Benzer gruplarda kapsam, sonuç kalitesi ve maliyet farkı aynı kalırsa, grup başına 120 avroluk avantajla bu tutar beş grupta hesap üzerinde karşılanır. Bu bir senaryodur. Belirli bir takvim süresinde geri dönüş sağlanacağına dair söz değildir.

Hangi maliyetin gerçekten yeni oluştuğunu, hangi işin mevcut kapasiteyle yapıldığını inceleyin. Boşalan çalışma zamanı ilk aşamada kullanılabilir kapasitedir. Maaş ödemesi kendiliğinden aynı tutarda azalmaz. Ekonomik değer, aynı ekiple daha fazla rapor hazırlamak veya müşteriye yönelik işlere zaman ayırmak olabilir. Her dakikayı doğrudan nakit kazanç saymak yerine bu kapasitenin nasıl kullanılacağını açıkça belirtin.

Ortak devam eden maliyetleri anlaşılır bir kuralla dağıtın. Birden fazla iş akışı aynı hizmeti kullanıyorsa, her birine tüm maliyeti yüklemek de hiçbirine maliyet yazmamak da karşılaştırmayı bozabilir. Sınırlı bir denemede belgelenmiş bir dağıtım yeterli olabilir. Sonraki değerlendirmelerde aynı temeli koruyun veya neden değiştirdiğinizi kaydedin. Böylece sonuçtaki değişimin sadece hesap yönteminden gelmediği anlaşılır.

Daha az kullanılabilir sonuç elde edilen durumu da hesaplayın. Devam eden toplam maliyet 200 avro kalırken yalnızca 25 rapor tamamlanırsa, sonuç başına maliyet sekiz avro olur. Bu göstergede eski modelin sekiz avroluk değerine karşı avantaj kalmaz. Kalan 15 dosya açık olarak görünmeye devam eder. Daha yüksek etkinlik sayısı bu eksik sonuçları telafi etmez; onlar için harcanan süreyi de unutmamak gerekir.

Sayılardan somut bir sonraki adım çıkarın

Değerlendirmeden önce hangi kararı vereceğinizi belirleyin. İş akışı aynı şekilde mi sürecek, belirli bir hata nedeni mi giderilecek, yoksa kapsam mı büyütülecek? Ölçüm sayfası, bu seçenekler arasında ayrım yapmanıza yardımcı olduğunda değerlidir. Karara bağlanmayan olumlu sayıların bir araya getirilmesi, günlük işte kolayca ek raporlama yüküne dönüşebilir.

Örnekte sonuç başına maliyet düşüktür, ancak aktif sürenin üçte biri düzeltmeye gitmektedir. Bu nedenle sonraki inceleme on dosyanın hata nedenlerine odaklanabilir. Tekrarlanan bir bilgi eksikliği varsa, başlangıç koşulunun daha açık tanımlanması yardımcı olabilir. Değişiklik sonrasında ilgili nedeni yeniden izleyin ve aynı zamanda bütün kullanılabilir sonuçların eksiksiz oluşup oluşmadığını kontrol edin. Tek bir göstergedeki iyileşme yeterli olmayabilir.

Tamamlanan rapor başına aktif dakika azalırken açık dosya sayısı artıyorsa, biriken işlere bakın. Kolay işler hızla tamamlanıyor, zor dosyalar bekliyor olabilir. Böyle bir durumda kapsamı genel olarak büyütmek erken bir karar olur. Aynı sürece daha fazla giriş yönlendirmeden önce geride kalan dosyaları ve onların neden bitmediğini değerlendirmeniz gerekir.

Kararı, dayandığı gözlemi ve bir sonraki anlamlı inceleme zamanını kısa biçimde kaydedin. Mümkün olduğunca, sonrasında etkisini anlayabileceğiniz kısmı değiştirin. Giriş koşulu, kalite ölçütü ve maliyet dağıtımı aynı anda değişirse yeni değeri eskiyle karşılaştırmak zorlaşır. İşletme yönetimi için kısa ve anlaşılır bir öğrenme adımı, baştan kurulan karmaşık bir ölçüm düzeninden daha işe yarayabilir.

Platform görünümünü işletmenizin değerlendirmesiyle birleştirin

webRichtung cockpit, platform kullanımına ait göstergeleri ve olayları bir gösterge panelinde toplar. Modül sayfası bunu verileri gösteren bir genel görünüm olarak açıklar: cockpit platformda olanları gösterir, kendisi müdahale etmez. Böylece birden fazla modüldeki bilgileri ayrı ayrı aramadan iş akışlarını gözlemlemeye başlayabilirsiniz.

Kendi ölçüm sayfanız, bu görünümü iş sonucunun işletmedeki anlamı ve seçilen hesaplama temeliyle tamamlar. Hangi maliyetleri dahil edeceğinizi, düzeltme işini nasıl değerlendireceğinizi ve servis raporunun ne zaman gerçekten kullanılabilir sayılacağını kendi süreciniz için belirlersiniz. Burada önerilen maliyet ve süre hesapları, cockpit içinde mevcut otomatik finans raporları olarak sunulmamaktadır.

Bir iş akışı, karşılaştırılabilir bir dosya grubu ve somut bir soruyla başlayın. Tamamlanma koşulunu, aktif süreyi, düzeltme işini ve maliyeti başka bir çalışanın hesabı yeniden yapabileceği açıklıkta yazın. Ardından gerçek bir sonraki adımı seçin: yararlı süreci sürdürmek, gözlenen bir nedeni düzeltmek veya elde edilen sonuçlara dayanarak kapsamı genişletmek. Böylece göstergeler işletmenin yaptığı işe hizmet eder.

Göstergeleri ve olayları izlemek için cockpit sayfasını inceleyin ve modül sayfasındaki başlangıç yolundan hesabınızı oluşturun. İlk olarak hangi iş sonucunu ölçmek istediğinizi belirlemiş olmanız, genel görünümü işletmeniz için gerekçeli bir karara dönüştürmenizi kolaylaştırır.