Küçük İşletmeler için Belge Yönetimi: basit başlayın

Küçük işletmeler için belge yönetimi büyük bir uygulama aparatı gerekli kılmaz. En iyi başlangıç sınırlı, günlük bir çalışma alanıdır: Yeni belgeler güvenilir şekilde tek bir yerde toplanır, içerik olarak kullanılabilir hale gelir ve tekrar bulunabilir. Bu akış oturduktan sonra, bilgi deposu adım adım büyür.

Asıl sorun dağınıklıktır

Küçük ekiplerde bilgi çoğunlukla geldiği yerde kalır. Bir fatura posta kutusunda kalır, bir sözleşme indirme klasöründe, bir sevk irsaliyesi kâğıt arşivinde. Konumu bilen kişi erişilebilir olduğu sürece, bu yönetilir gibi görünür. Ancak vekâlet, soru veya denetim durumunda arama başlar.

Ortak bir belge alanı güvenilir bir çalışma temelini oluşturur. Dosyaların bulunması için sadece değildir. İçerikler açığa çıkarılır ve arşiv araması için kullanılabilir hale gelir, böylece insanlar ve agentlar aynı şirket bilgisiyle çalışabilir.

Günlük yaşamda gerçekten önemli olanlar

Uzun bir özellik listesini tamamlamak yerine, belge akışını sonuçlarıyla kontrol edin:

• Devam eden belgeler kişisel ara depolama olmadan ortak stoka giriyor mu?
• İçerikler, aramanın dosya adına bağlı kalmaması için açığa çıkarılıyor mu?
• Hangi belgelerin hala işleme devam ettiği görünür mü?
• Tamamlanan belgeler düzenli şekilde tekrar bulunabiliyor mu?
• Yetkili taraflar aynı güvenilir bağlama erişebiliyor mu?
• İstisnalar için sınırlar ve sorumluluklar açık mı?

Bu sorular bir ürün matrisinden daha hızlı sistemin gerçek iş yaptığını gösterir.

Düşük riskli başlangıç: önce gelen belge akışı

Günlük yaşamda düzenli olarak iş yaratan bir kaynakla başlayın. Bu, belgeler için ortak giriş veya açıkça sınırlandırılmış bir yükleme süreci olabilir. webRichtung documents yükleme, e-posta içe aktarma ve toplu işlemi destekler. Arşiv araması oluşturulan stoğu kullanılabilir hale getirir.

Aynı zamanda bağlayıcı bir ekip kuralı belirleyin: Yeni belgeler bu iş akışına aittir, ek olarak kişisel arşivlere değil. Aksi takdirde yeni bilgi deposunun yanında hemen başka bir silo oluşur.

Gelen belgeler üzerinde, belgelerin tam olarak gelip gelmediğini, uygun şekilde açığa çıkarılıp çıkarılmadığını ve belirli bir soru için tekrar bulunabilip bulunmadığını kontrol edin. Bu sonuç sonraki adımın temeli.

Eski belgeleri hedefli şekilde ekleyin

Tüm geçmişle başlamanız gerekmez. Büyük bir göç projesi dikkat gerektirir, ancak günlük yeni belgeler dağınıkça eklenir. Bu nedenle önce girişi stabilize edin. Ardından eski belgeleri önem ve kullanıma göre önceliklendir ve toplu işlemle ekleyin.

Bu sıra hasarın kapsamını küçük tutar. Bir atama veya ekip kuralı henüz uygun değilse, yönetilmesi kolay gelen belgeler üzerinde düzeltirsiniz. Ancak bundan sonra prosedürü diğer belge gruplarına taşırsınız.

Depolama alanından bilgi deposuna

Daha büyük fayda belgeler izole kalmadığında ortaya çıkar. Ortak bir işletme sisteminde görevler, müşteri dosyaları ve agent çalışması için bağlam sağlayabilirler. Platform böylece işletmesi gereken başka bir araç değil, insanlar ve agentların güvenilir şekilde çalışabileceği çalışma temelini oluşturur.

Kontrol yönetimi olduğu anlamına gelir. Hangi kaynakların dahil olacağını, kimin erişim alacağını ve nerede bir denetim gerekli olduğunu siz belirlersiniz. Normal kayıt ve açığa çıkarma bu yönergeler içinde çalışabilir. Belirsiz veya riskli durumlar sessizce kararlaştırılmak yerine görünür kalması gerekir.

Maliyeti gerçekleştirilen sonuç üzerinden kontrol edin

Küçük işletmeler için yüksek erişim engelleri özellikle engel oluşturur. webRichtung hesabı ücretsizdir ve aylık ücret yoktur. Kendi kendine kayıt olduğunuzda 7,5 Credits test bütçesi alırsınız; bir Credit bir Euro net değerine eşittir. Erişim için değil, gerçekleştirilen iş için ödeme yaparsınız.

Gerçek bir belge akışını kontrol etmek için başlangıcı kullanın: Bir belge gelir, kullanılabilir hale gelir ve daha sonra tekrar bulabilir misiniz? Bu işe yarıyorsa, stoğu genişletirsiniz. Bu şekilde belge yönetimini şirketi önceden soyut bir yazılım projesine dönüştürmeden – kontrol edilebilir bir çalışma alanı olarak tanıtırsınız.

Temel bir sınıflandırma DMS nedir? altında bulabilirsiniz. Bu makale hiçbir hukuki veya muhasebe danışmanlığının yerini almaz.