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¿Qué significa GoBD? Explicado de forma sencilla
GoBD son los principios de una contabilidad ordenada en formato electrónico. Qué hay detrás, para quién aplica y qué debes hacer en la práctica.
GoBD son las siglas de los «Principios para la llevanza y conservación ordenadas de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos». Se trata de una circular del Ministerio Federal de Hacienda que establece cómo las empresas deben llevar, conservar y poner a disposición para inspecciones, de forma digital, los datos y comprobantes relevantes a efectos fiscales. Las GoBD no son una ley propia, sino que concretan obligaciones existentes derivadas del Código Tributario y del Código de Comercio.
Para quién aplican las GoBD
En pocas palabras: para prácticamente toda empresa en Alemania. Las GoBD afectan a todos quienes tienen obligaciones fiscales de registro y conservación, es decir, tanto sociedades de capital y empresas que presentan balance como profesionales liberales y empresarios individuales con cuenta de resultados de ingresos y gastos. Lo decisivo no es el tamaño de la empresa, sino si los datos relevantes a efectos fiscales se generan o procesan electrónicamente, y hoy en día eso ocurre casi en todas partes.
Los principios detrás de la sigla
Las GoBD reúnen varios principios de orden:
- Trazabilidad y verificabilidad: un tercero experto debe poder comprender las operaciones comerciales en un tiempo razonable.
- Integridad: todas las operaciones comerciales y comprobantes se registran sin lagunas.
- Exactitud: los registros se corresponden con los hechos reales.
- Registro oportuno: los comprobantes se contabilizan o archivan de forma puntual.
- Orden: el archivo sigue un sistema que permite localizar de forma específica.
- Inalterabilidad: los datos una vez registrados no pueden modificarse ni eliminarse de forma inadvertida.
A esto se suma la documentación de procedimientos: una descripción de cómo se generan, procesan y protegen los comprobantes en tu empresa.
Qué significa esto en la práctica para ti
En el día a día, las GoBD afectan sobre todo a tres ámbitos:
- Archivo de comprobantes: facturas, contratos y cartas comerciales —también las recibidas por correo electrónico— deben conservarse de forma ordenada e inalterable, y los originales electrónicos en su formato de origen.
- Registro: los comprobantes en papel pueden escanearse y procesarse digitalmente (lo que se conoce como escaneo sustitutivo) si el proceso está debidamente documentado.
- Acceso a los datos: en una inspección fiscal, la Hacienda debe poder acceder a los datos.
Quien quiera resolverlo con estructuras de carpetas y disciplina en los nombres de archivo se topa rápidamente con sus límites. Sistemas como webRichtung documents te quitan la parte técnica: los documentos se leen y clasifican al entrar, se pueden localizar por contenido, tipo, fecha e importe, y quedan en el archivo conforme a las GoBD con Object Lock, de forma inalterable durante 6, 8 o 10 años. Cómo implementar los requisitos paso a paso lo muestra el artículo Archivado conforme a las GoBD.
Por qué merece la pena tomárselo en serio
Si una inspección fiscal detecta deficiencias graves, la Hacienda puede cuestionar la regularidad de la contabilidad; en el peor de los casos pueden producirse estimaciones adicionales. Por el contrario, vale lo siguiente: un proceso digital y limpio de comprobantes no es una obligación molesta, sino que ahorra tiempo de búsqueda en el día a día y hace que las inspecciones sean mucho más llevaderas.
Las GoBD en 30 segundos
Para una visión rápida, lo esencial:
- Las GoBD regulan cómo deben llevarse y conservarse digitalmente los datos relevantes a efectos fiscales.
- Aplican a prácticamente todas las empresas, independientemente de su tamaño.
- Exigencias clave: completos, exactos, puntuales, ordenados, inalterables, además de un proceso documentado.
- Los originales electrónicos (p. ej. facturas electrónicas) se conservan en su formato de origen.
- El papel puede digitalizarse bajo las reglas del escaneo sustitutivo.
Este artículo ofrece información general y no sustituye al asesoramiento jurídico o fiscal.
FAQ
¿Qué significa GoBD?
GoBD son las siglas de los principios para la llevanza y conservación ordenadas de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos: una circular del Ministerio Federal de Hacienda.
¿Para quién aplican las GoBD?
Para todas las empresas con obligaciones fiscales de registro y conservación, desde la sociedad de capital hasta el empresario individual con cuenta de resultados de ingresos y gastos.
¿Cuáles son los principios más importantes de las GoBD?
Trazabilidad y verificabilidad, integridad, exactitud, registro oportuno, orden e inalterabilidad de los registros.
¿Qué ocurre en caso de incumplir las GoBD?
En caso de deficiencias graves, la Hacienda puede cuestionar la regularidad de la contabilidad, lo que puede llevar hasta estimaciones adicionales en una inspección fiscal.
¿Las GoBD solo son relevantes para la contabilidad?
No. Afectan a todos los sistemas en los que se generan o archivan datos relevantes a efectos fiscales, también buzones de correo electrónico, sistemas de caja y el archivo de documentos.