PV-Leadkosten pro Auftrag: So kalkulierst du deinen Einkauf

Ein neuer PV-Auftrag kann deinem Betrieb mehr bringen als zusätzlichen Umsatz: Er füllt freie Montagekapazität, beschäftigt dein Team mit einem passenden Projekt und eröffnet eine neue Kundenbeziehung. Damit der Einkauf von PV-Leads dazu beiträgt, brauchst du eine einfache Rechnung. Was bleibt vom gewonnenen Auftrag übrig, nachdem du die Anfrage bezahlt und den Interessenten beraten hast?

Der wirtschaftlich passende Leadpreis ergibt sich aus deinem Auftragsertrag, deinem Vertriebsaufwand und den tatsächlich gewonnenen Aufträgen. Eine einzelne Anfrage lässt sich deshalb nicht allein an ihrem Preis beurteilen. Interessant ist, mit welchem Gesamtaufwand du aus einer Gruppe von Anfragen neue PV-Aufträge gewinnst, die dein Betrieb auch ausführen möchte.

Dieser Artikel führt dich durch eine vollständige Beispielrechnung. Du kannst die Zahlen durch deine eigenen Werte ersetzen und daraus ein überschaubares Startbudget ableiten. Alle genannten Beträge und Quoten sind ausdrücklich frei gewählte Rechenannahmen. Sie sind weder Preise von webRichtung noch typische Branchenergebnisse oder ein Versprechen für deinen Vertrieb.

Beginne mit dem Ertrag deines eigenen PV-Auftrags

Die wichtigste Zahl steht in deiner Auftragskalkulation. Wie viel trägt ein zusätzlich gewonnener Auftrag zur Finanzierung deines Betriebs und zu deinem Gewinn bei? Dafür genügt es nicht, den Rechnungsbetrag zu betrachten. Material, Montage, gegebenenfalls Fremdleistungen und weitere unmittelbar zurechenbare Kosten gehen davon ab.

Nimm für den Einstieg einen Auftrag, der zu deinem üblichen Geschäft passt. Ein komplexes Sonderprojekt ist dafür ebenso wenig hilfreich wie eine besonders einfache Ausnahme. Wenn du unterschiedliche PV-Leistungen anbietest, kannst du später mehrere Rechnungen nebeneinanderstellen. Ein Projekt mit Speicher hat möglicherweise eine andere Kalkulation als eine kleinere Anlage ohne Speicher. Maßgeblich sind die Zahlen deines Betriebs.

In unserem Beispiel bleiben nach den unmittelbar zurechenbaren Ausführungskosten 3.000 Euro je gewonnenem und entsprechend kalkuliertem Auftrag. Diesen Betrag nennen wir hier Auftragsertrag vor Akquise. Davon müssen noch der betrachtete Akquiseaufwand sowie der vorgesehene Beitrag zu allgemeinen Betriebskosten und Gewinn getragen werden. Die 3.000 Euro sind also keineswegs automatisch dein Gewinn.

Prüfe außerdem, ob der angenommene Ertrag zusätzliche Arbeit außerhalb der Montage berücksichtigt. Muss ein Projekt etwa besonders aufwendig geplant werden, gehört dieser Aufwand in die passende Kostenposition. Wichtig ist eine nachvollziehbare Zuordnung: Dieselbe Arbeitszeit darf nicht einmal als Ausführungskosten und anschließend erneut als Vertriebszeit abgezogen werden.

Erfasse den Weg von der Anfrage bis zum Auftrag

Ein Lead eröffnet dir den Kontakt zu einem Interessenten. Danach bringt dein Betrieb seine eigene Leistung ein: das persönliche Gespräch, die Einschätzung des Vorhabens, die Planung eines Angebots und die Vereinbarung der Zusammenarbeit. Für die Kalkulation lohnt es sich, diese Schritte auseinanderzuhalten.

Notiere für jede Anfrage, ob ein Gespräch stattgefunden hat, ob ein Angebot entstanden ist und ob daraus ein Auftrag wurde. Ergänze offene Vorgänge, bei denen eine Entscheidung noch aussteht. So erkennst du, an welcher Stelle deine Anfragen gerade stehen, ohne frühes Interesse schon als Umsatz zu behandeln.

Die Unterscheidung hilft unmittelbar im Alltag. Viele offene Angebote bedeuten eine andere Aufgabe als zahlreiche noch nicht erreichte Interessenten. Im ersten Fall kann eine verständliche Rückfrage zum Angebot der passende nächste Schritt sein. Im zweiten Fall braucht es zunächst eine verlässliche Organisation der Kontaktaufnahme. Die gleiche Gesamtzahl an Leads kann also sehr unterschiedliche Vertriebsarbeit auslösen.

Betrachte dabei zusammengehörige Anfragen über einen ausreichend langen Zeitraum. Wenn du heute zwanzig Leads erhältst und morgen deine Abschlussquote berechnest, sind die meisten Entscheidungen vermutlich noch offen. Für eine belastbare betriebliche Auswertung muss erkennbar sein, welche Aufträge aus welchen Anfragen entstanden sind. Neue Anfragen und alte Abschlüsse beliebig zu vermischen würde deine Rechnung verzerren.

PV-Leads für dein Geschäftsgebiet ansehen und registrieren

Rechne die Zeit deines Vertriebs mit ein

Der Einkaufspreis ist ein sichtbarer Kostenblock. Die Zeit für die Bearbeitung bleibt dagegen leicht unbemerkt, besonders wenn du als Inhaber selbst berätst. Ein Gespräch kostet auch dann Arbeitszeit, wenn dafür keine separate Rechnung in deinem Postfach landet.

Berücksichtige die Arbeit, die tatsächlich zur Gewinnung der betrachteten Aufträge gehört: Kontaktversuche, Erstgespräche, notwendige Besichtigungen, Angebotsvorbereitung und Rückfragen. Du brauchst dafür zu Beginn keine minutengenaue Vollerfassung des gesamten Betriebs. Eine nachvollziehbare Aufzeichnung für den begrenzten Start kann bereits zeigen, ob deine ursprüngliche Annahme realistisch war.

Setze die Arbeitszeit mit einem für deinen Betrieb passenden internen Kostensatz an. Verwende nicht unbesehen einen Verkaufspreis für Monteurstunden, wenn du gerade die Kosten deines Innendiensts berechnest. Entscheidend ist, dass du die gewählte Grundlage kennst und dieselbe Methode bei späteren Vergleichen beibehältst.

Vergiss auch unmittelbar zugehörige Ausgaben nicht, etwa eine Fahrt zu einer Besichtigung. Wenn eine Fahrt bereits in deiner Auftragskalkulation enthalten ist, ziehst du sie hier nicht noch einmal ab. Diese saubere Trennung ist wichtiger als eine auf zwei Nachkommastellen scheinbar genaue Zahl.

Eine vollständige Rechnung mit zwanzig PV-Anfragen

Angenommen, dein Betrieb bezieht für einen begrenzten Start zwanzig Anfragen. Für das Rechenbeispiel setzen wir einen frei gewählten Preis von 100 Euro je Anfrage an. Die eingekauften Leads kosten zusammen 2.000 Euro. Zur Bearbeitung dieser zwanzig Anfragen fallen insgesamt 900 Euro zugeordneter Vertriebsaufwand an.

Aus genau diesen Anfragen entstehen nach Abschluss des betrachteten Entscheidungszeitraums zwei Aufträge. Beide passen zur angenommenen Auftragskalkulation mit jeweils 3.000 Euro Auftragsertrag vor Akquise. Offene Angebote rechnen wir in diesem Beispiel nicht als gewonnene Aufträge hinzu.

Position	Rechnung	Ergebnis
Kosten der Anfragen	20 × 100 Euro	2.000 Euro
Zugeordneter Vertriebsaufwand	frei gewählte Annahme	900 Euro
Gesamter Akquiseaufwand	2.000 + 900 Euro	2.900 Euro
Gewonnene Aufträge	tatsächlich im Beispiel gewonnen	2
Akquiseaufwand pro Auftrag	2.900 ÷ 2	1.450 Euro
Auftragsertrag vor Akquise	2 × 3.000 Euro	6.000 Euro
Verbleibender Beitrag	6.000 − 2.900 Euro	3.100 Euro

Die einzelne Anfrage kostet im Beispiel 100 Euro. Ein gewonnener Auftrag verursacht einschließlich der zugeordneten Vertriebsarbeit aber 1.450 Euro Akquiseaufwand. Genau dieser Unterschied macht die Rechnung für deine Entscheidung hilfreich. Die Aufträge lassen zusammen noch 3.100 Euro für den vorgesehenen Beitrag zu allgemeinen Betriebskosten und Gewinn übrig.

Du kannst dieselbe Rechnung mit deinen eigenen Werten führen. Wenn die zwei Aufträge unterschiedlich groß sind, addierst du ihre tatsächlichen Auftragserträge. Du musst sie nicht künstlich zu einem Durchschnittsauftrag machen. Ebenso ersetzt du geschätzte Vertriebszeit nach dem Start durch den Aufwand, den dein Team wirklich hatte.

Prüfe, wie stark die Zahl der Abschlüsse die Rechnung verändert

Eine gute Kalkulation zeigt auch, wie sie sich unter anderen Ergebnissen verhält. Bleiben im Beispiel Leadkosten und Vertriebsaufwand unverändert, ergeben sich je nach Zahl der gewonnenen Aufträge unterschiedliche Beiträge. Die folgende Tabelle hält diese Kosten bewusst konstant, um den Effekt der Abschlüsse sichtbar zu machen. In deinem Betrieb kann sich der Bearbeitungsaufwand mit dem Ergebnis verändern.

Aufträge	Beitrag nach Akquise
0	−2.900 Euro
1	100 Euro
2	3.100 Euro
3	6.100 Euro

Ein Auftrag deckt in dieser Beispielrechnung knapp den erfassten Akquiseaufwand. Der verbleibende Betrag von 100 Euro wäre jedoch kaum mit dem gewünschten Beitrag zu allgemeinen Betriebskosten und Gewinn gleichzusetzen. Eine bloß positive Zahl beantwortet daher noch nicht die Frage, ob sich der Einkauf für deine unternehmerischen Ziele lohnt.

Überlege vor dem Start, welcher verbleibende Beitrag für dich sinnvoll ist. Diese Vorgabe verhindert, dass du später jede beliebige Abschlusszahl als Erfolg interpretierst. Gleichzeitig erkennst du, wie wertvoll ein gut geführtes Beratungsgespräch sein kann: Wenn ein ohnehin passendes Vorhaben zu einem zusätzlichen Auftrag wird, verändert sich die Wirtschaftlichkeit der gesamten betrachteten Anfragegruppe.

Leite eine Preisobergrenze aus deinem Ziel ab

Du kannst die Rechnung umdrehen. Statt mit einem vorgegebenen Leadpreis zu beginnen, legst du fest, welchen Beitrag die gewonnenen Aufträge nach Akquise noch leisten sollen. Daraus entsteht eine rechnerische Obergrenze für den Einkauf. Sie hängt von deinen Annahmen ab und ist keine Empfehlung, diesen Betrag automatisch auszugeben.

Für das Beispiel bleiben wir bei zwei Aufträgen mit je 3.000 Euro Auftragsertrag vor Akquise. Nach den Akquisekosten sollen insgesamt mindestens 2.000 Euro übrig bleiben. Außerdem rechnen wir weiterhin mit 900 Euro Vertriebsaufwand. Für den Einkauf der zwanzig Anfragen bleiben dann höchstens 3.100 Euro: 6.000 Euro Auftragsertrag abzüglich 2.000 Euro gewünschtem Beitrag und 900 Euro Vertriebsaufwand.

Geteilt durch zwanzig Anfragen ergibt das 155 Euro je Anfrage als rechnerische Obergrenze in genau diesem Szenario. Ändert sich die erwartete Zahl der Abschlüsse oder dein tatsächlicher Aufwand, ändert sich auch diese Grenze. Die Rechnung ersetzt deshalb kein Lernen aus dem eigenen Vertrieb. Sie hilft dir, mit einer begründeten Erwartung zu beginnen.

Wenn du noch keine Erfahrungen mit eingekauften PV-Anfragen hast, rechne mehrere Varianten durch. Wähle einen Startumfang, dessen Kosten du auch bei einem schwächeren Ergebnis tragen kannst. Ein begrenzter Start soll dir neue Kundengespräche und eigene Entscheidungsdaten liefern, ohne die Finanzplanung deines Betriebs von einer einzigen Annahme abhängig zu machen.

Stimme den Lead-Einkauf auf Beratung und Montage ab

Ein wirtschaftlich attraktiver Auftrag bringt deinem Betrieb besonders viel, wenn du ihn zuverlässig betreuen und ausführen kannst. Prüfe deshalb vor dem Start zwei unterschiedliche Kapazitäten: Wer bearbeitet neue Anfragen, und wann kann dein Team daraus entstehende Aufträge übernehmen?

Freie Montagetermine allein reichen nicht, wenn niemand Zeit für die Beratung hat. Umgekehrt entsteht aus einer gut besetzten Vertriebswoche kein zusätzlicher Nutzen, wenn du passenden Interessenten keinen realistischen nächsten Schritt anbieten kannst. Plane Gesprächsfenster, die Vorbereitung von Angeboten und die Verantwortung für offene Rückfragen gemeinsam.

Auch das Geschäftsgebiet gehört in diese Überlegung. Eine Anfrage außerhalb deines üblichen Einsatzradius kann mehr Fahrt- und Abstimmungsaufwand verursachen. Das ist nicht grundsätzlich problematisch; es muss zur Kalkulation und zur Ausrichtung deines Betriebs passen. Wer regional wachsen möchte, kann zunächst das Gebiet betrachten, in dem Beratung und Montage bereits gut organisiert sind.

Lege außerdem fest, wer die Ergebnisse der Anfragen festhält. Eine kurze gemeinsame Übersicht genügt oft: neuer Kontakt, Gespräch geführt, Angebot in Arbeit, Angebot versendet, Auftrag gewonnen oder Vorgang abgeschlossen. Entscheidend ist, dass dein Team denselben Stand versteht und der nächste Schritt für jeden offenen Interessenten sichtbar bleibt.

Vergleiche Lieferarten anhand deines eigenen Vertriebs

Bei webRichtung kannst du PV-Anfragen regional in Deutschland oder deutschlandweit beauftragen. Du wählst die Lieferart und eine monatliche Obergrenze für deinen Lead-Auftrag. Bei exklusiver Lieferung gibt webRichtung die jeweilige Anfrage nur an deinen Betrieb weiter. Bei Standard-Lieferung erhalten höchstens drei Anbieter dieselbe Anfrage. Die aktuellen Preise siehst du vor der Beauftragung.

Für deine Kalkulation bedeutet das: Vergleiche die tatsächlich angebotenen Lieferarten mit denselben Kostenpositionen. Trage den jeweiligen Anfragepreis ein und führe Kontaktaufwand, Angebote und Abschlüsse getrennt nach. Unterstelle nicht pauschal, dass eine Lieferart immer dieselbe Abschlussquote erzeugt. Dein Angebot, die persönliche Beratung und der Bedarf des Interessenten bleiben Teil des Ergebnisses.

Exklusive Lieferung beschreibt die Weitergabe der Anfrage durch webRichtung. Daraus entsteht keine Verpflichtung des Interessenten, bei deinem Betrieb zu kaufen. Der Nutzen liegt in der gewählten Art der Anfragebelieferung; den Auftrag gewinnst du anschließend mit deiner eigenen Leistung und einem passenden Angebot.

So startest du mit einem überschaubaren PV-Lead-Auftrag

Halte vor dem Start deine Annahmen auf einer Seite fest: Auftragsertrag, vorgesehener Vertriebsaufwand, gewünschter verbleibender Beitrag, betreubare Menge und Geschäftsgebiet. Bestimme im Team, wer neue Interessenten kontaktiert und wie aus dem Gespräch ein konkreter Beratungsschritt wird.

Registriere dein Unternehmen anschließend auf der PV-Branchenseite. Deine Begrüßungsmail führt dich zu webRichtung Customer. Dort kannst du den Lead-Auftrag mit Gebiet, Lieferart und Monatsobergrenze einrichten und den aktuellen Preis vor der Beauftragung sehen. webRichtung übernimmt die Gewinnung der Anfrage; dein Betrieb bringt seine Stärke in Beratung, Planung und Montage ein.

Werte den Start aus, sobald die betrachteten Anfragen einen sinnvoll beurteilbaren Stand erreicht haben. Vergleiche ursprüngliche Annahmen mit tatsächlichem Aufwand und gewonnenen Aufträgen. Daraus leitest du ab, welchen Umfang du als Nächstes betreuen möchtest und wo dein Vertriebsablauf bereits gut funktioniert. So wird aus einer einzelnen Preisfrage eine nachvollziehbare Entscheidung für neue Solarkunden.

Jetzt registrieren und PV-Leads für deinen Betrieb bestellen