Ek diş sigortası talepleri: Açık soruları sonraki görüşmeye aktarın

İlk görüşmenin ardından ilgili kişi ek diş sigortası hakkında bilgi alır. “Teşekkürler, elime ulaştı” yanıtı ofisinize gelir; daha sonraki bir sorusu başka bir çalışma arkadaşınıza ulaşır. İkisi de “tamamlandı” başlığı altında kaybolursa sonraki danışmanlık görüşmesi eksik bir noktadan başlar. İyi bir devir, her açık soruyu ilgili olduğu bilgiye ve birinin üstlendiği göreve bağlar.

Kaydolun ve ek diş sigortası müşteri talepleri satın alın

Bilginin ulaşmasını, açıklamayı ve açık soruyu ayırın

webRichtung talebi; istenen teminat alanı, kişinin belirttiği tedavi durumu ve zaman tercihi ile Almanya’daki konum ve iletişim bilgilerini içerir. İlk görüşmeden sonra ekibiniz gerçek konuşmayı ekler. Başlangıçtaki seçim, daha sonra yapılan hangi açıklamanın anlaşıldığını göstermez.

Çalışma notunda üç olguyu ayırın: Bilgi gönderildi; ulaştığı doğrulandı; belirli bir soru görüşüldü. Bu adımlar farklı günlerde gerçekleşebilir. Yalnızca teslim alındığı doğrulanmışsa, söz verdiğiniz açıklama hâlâ bekliyordur. Böylece gönderim kaydı, yapılacak konuşmanın yerini almaz.

Kişinin önünde hangi belge sürümünün veya mesajın bulunduğunu da yazın. Sonraki danışman böylece daha önce gönderilen tüm bilgileri yeniden toplamak zorunda kalmadan doğru bölümü hazırlayabilir.

Kısa bir soruyu devretmeden önce netleştirin

Bir kişinin başlangıçta koruyucu diş bakımını öncelik olarak belirttiğini düşünün. Bilginizi aldıktan sonra şöyle yazsın: “Teşekkürler. Koşulların bulunduğu bölümü ayrıca açıklamanızı istiyorum.” Bu durumda hem bilginin ulaştığına ilişkin yanıt hem de açıklama isteği görüşmenin güncel kaydında bulunur.

İç devir için üç somut nokta yeterlidir:

• Dayanak: Daha önce gönderilmiş bilgi ve bu bilginin kastedilen bölümü.
• Açık soru: Kişinin neyi anlamak istediği, mümkünse kendi sözleriyle.
• Hazırlık: Kararlaştırılan görüşme için uygun açıklamayı kimin hazırlayacağı.

Hangi bölümün kastedildiği belli değilse tam olarak bu bağlantıyı kurmak ayrı bir görev olur. Genel bir “teminatlar açıklandı” notu yazmayın. Böyle bir not, açıklama isteğini tamamlanmış danışmanlık görüşmesine dönüştürür. Ekibin sorudan yeni bir teminat isteği çıkarması da gerekmez.

Sonraki görüşmeye kalan sorudan başlayın

Dosyayı devralan kişi hazırlığı üstlendiğini ekip içinde doğrular. Randevudan önce ek bir mesaj gelip gelmediğini kontrol edin. Yeni mesaj aynı dosyada kalır; eş zamanlı ve koordinasyonsuz ikinci bir geri arama başlatmamalıdır.

Uygun bir başlangıç şöyle olabilir: “Bilgi elinize ulaştı. İşaretlediğiniz bölümü konuşmak istiyordunuz. Bu hâlâ en önemli konu mu?” Danışman böylece bilinen durumdan devam ederken sorunun değişmiş olmasına da yer bırakır.

Ardından gerçekten neyin görüşüldüğünü ve hangi devam adımının kararlaştırıldığını kaydedin. Bir bölüm açık kaldıysa bunu açıkça belirtin. Randevu ertelenirse soru ile ona yönelik hazırlığı birlikte koruyun.

Yeni talepleri takip işleriyle birlikte planlayın

Ofiste ilk temasların yanında bu şekilde hazırlanmış açıklamalar için de zaman ayırın. Belge göndermek bu işi otomatik olarak bitirmez. Açık sorulara kısa bir bakış, hangi sonraki görüşme için hâlâ hazırlık gerektiğini gösterir.

Almanya’dan yeni talepler için webRichtung’da bölgeyi, teslimat türünü ve aylık üst sınırı seçersiniz. Güncel fiyatı webRichtung Customer’da siparişten önce görürsünüz. Talep alımını, ekibiniz hem yeni kişilerle hem de kararlaştırılan devam görüşmeleriyle bizzat ilgilenebilecek şekilde düzenleyin.

Kaydolun ve ek diş sigortası müşteri talepleri sipariş edin