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E-Rechnungspflicht: Diese Ausnahmen gibt es
Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, B2C, Kleinunternehmer: Welche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten und was du trotzdem beachten musst.
Die E-Rechnungspflicht im B2B kennt klar definierte Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sowie Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze müssen nicht als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden. Zusätzlich sind Kleinunternehmer nach aktueller Rechtslage von der Ausstellungspflicht befreit – die Empfangspflicht bleibt davon unberührt.
Die wichtigsten Ausnahmen im Überblick
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: etwa Tankquittungen oder Bürobedarf – hier genügt weiterhin Papier oder PDF.
- Fahrausweise: Tickets im Personenverkehr sind ausgenommen.
- B2C-Umsätze: Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht, denn sie gilt nur zwischen inländischen Unternehmen.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze: Für einzelne nach dem Umsatzsteuergesetz steuerfreie Leistungen besteht keine E-Rechnungspflicht.
- Kleinunternehmer: von der Ausstellungspflicht befreit, nicht aber vom Empfang – Details im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Daneben laufen Übergangsfristen, in denen auch sonst betroffene Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen dürfen. Die genaue Abgrenzung einzelner Fälle solltest du mit deiner Steuerberatung klären, da die Verwaltung die Regeln seit 2024 mehrfach konkretisiert hat.
Der häufigste Denkfehler: Ausnahme heißt nicht „egal"
Eine Ausnahme von der E-Rechnungspflicht ist keine Ausnahme von den übrigen Pflichten. Drei Dinge gelten weiter:
- Aufbewahrung: Auch eine Kleinbetragsrechnung ist ein Buchungsbeleg und muss über die gesetzliche Frist aufbewahrt werden.
- Ordnung und Auffindbarkeit: Belege müssen geordnet und für eine Prüfung nachvollziehbar abgelegt sein.
- Empfang: Selbst wenn du keine E-Rechnungen ausstellen musst – bekommst du welche, musst du sie annehmen und im strukturierten Original sichern.
In der Praxis entsteht so ein gemischter Belegbestand: XRechnungen vom Großhändler, PDF-Rechnungen aus der Übergangszeit, Papierquittungen vom Tanken. Genau dieser Mix macht eine einheitliche digitale Ablage wertvoll.
Gemischte Belege, ein Archiv
Statt für jede Belegart einen eigenen Prozess zu pflegen, führst du besser alles an einem Ort zusammen. Mit webRichtung documents landen Belege auf dem Weg im System, der gerade passt: per Browser-Upload, direkt vom Scanner (WebDAV), per SFTP oder automatisch aus deinem Rechnungspostfach. Jedes Dokument wird gelesen und klassifiziert, sodass du es später über Inhalt, Typ, Datum oder Betrag findest – und im GoBD-Archiv mit Object Lock für 6, 8 oder 10 Jahre unveränderbar aufbewahrst.
So spielt es für deine Ablage keine Rolle mehr, ob ein Beleg unter die E-Rechnungspflicht fällt oder unter eine Ausnahme: Der Prozess ist derselbe, die Nachweisbarkeit auch.
Kurz-Check: Bist du betroffen?
Vier Fragen, die du dir der Reihe nach stellen kannst:
- Verkaufst du an Unternehmen im Inland? Wenn nein (nur B2C), bist du von der Ausstellungspflicht nicht erfasst.
- Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Dann bist du bei der Ausstellung entlastet.
- Stellst du Rechnungen über 250 Euro? Kleinbeträge darunter bleiben ausgenommen.
- Empfängst du Rechnungen von Unternehmen? Dann gilt die Empfangspflicht – unabhängig von allen Antworten zuvor.
Im Zweifel hilft die Steuerberatung bei der Einordnung deines konkreten Falls.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen
Welche Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sowie Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). An Endverbraucher darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen.
Sind Kleinunternehmer eine Ausnahme?
Teilweise: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nach aktueller Rechtslage von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Was gilt bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?
Sie dürfen weiterhin als Papier- oder einfache PDF-Rechnung ausgestellt werden. Als Empfänger musst du sie wie andere Belege geordnet aufbewahren.
Entbindet eine Ausnahme von der Aufbewahrungspflicht?
Nein. Auch ausgenommene Rechnungen bleiben aufbewahrungspflichtige Belege und müssen über die gesetzlichen Fristen geordnet und unverändert aufbewahrt werden.