E-Rechnungspflicht: Diese Ausnahmen gibt es

Die E-Rechnungspflicht im B2B kennt klar definierte Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sowie Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze müssen nicht als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden. Zusätzlich sind Kleinunternehmer nach aktueller Rechtslage von der Ausstellungspflicht befreit – die Empfangspflicht bleibt davon unberührt.

Die wichtigsten Ausnahmen im Überblick

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: etwa Tankquittungen oder Bürobedarf – hier genügt weiterhin Papier oder PDF.
• Fahrausweise: Tickets im Personenverkehr sind ausgenommen.
• B2C-Umsätze: Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht, denn sie gilt nur zwischen inländischen Unternehmen.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze: Für einzelne nach dem Umsatzsteuergesetz steuerfreie Leistungen besteht keine E-Rechnungspflicht.
• Kleinunternehmer: von der Ausstellungspflicht befreit, nicht aber vom Empfang – Details im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Daneben laufen Übergangsfristen, in denen auch sonst betroffene Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen dürfen. Nach dem im März 2026 veröffentlichten Stand des Bundesfinanzministeriums bleiben außerdem Leistungen an nicht unternehmerisch tätige juristische Personen und bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an Endverbraucher ausgenommen. Die genaue Abgrenzung einzelner Fälle solltest du mit deiner Steuerberatung klären.

Der häufigste Denkfehler: Ausnahme heißt nicht „egal“

Eine Ausnahme von der E-Rechnungspflicht ist keine Ausnahme von den übrigen Pflichten. Drei Dinge gelten weiter:

1. Aufbewahrung: Auch eine Kleinbetragsrechnung ist ein Buchungsbeleg und muss über die gesetzliche Frist aufbewahrt werden.
2. Ordnung und Auffindbarkeit: Belege müssen geordnet und für eine Prüfung nachvollziehbar abgelegt sein.
3. Empfang: Selbst wenn du keine E-Rechnungen ausstellen musst – bekommst du welche, musst du sie annehmen und im strukturierten Original sichern.

In der Praxis entsteht so ein gemischter Belegbestand: XRechnungen vom Großhändler, PDF-Rechnungen aus der Übergangszeit, Papierquittungen vom Tanken. Genau dieser Mix macht eine einheitliche digitale Ablage wertvoll.

Gemischte Belege, ein Archiv

Statt für jede Belegart einen eigenen Prozess zu pflegen, führst du besser alles an einem Ort zusammen. Mit webRichtung documents gelangen Belege per Browser-Upload, E-Mail-Import oder Stapelverarbeitung in dieselbe Ablage. Die KI-Auswertung erschließt die Dokumente, und über die Archivsuche bleibt der gemischte Bestand auffindbar.

Für deine Ablage kann damit derselbe Arbeitsfluss tragen, ob ein Beleg unter die E-Rechnungspflicht fällt oder unter eine Ausnahme. Welche rechtlichen Anforderungen im Einzelfall gelten, bleibt davon unberührt.

Kurz-Check: Bist du betroffen?

Vier Fragen, die du dir der Reihe nach stellen kannst:

1. Verkaufst du an Unternehmen im Inland? Wenn nein (nur B2C), bist du von der Ausstellungspflicht nicht erfasst.
2. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Dann bist du bei der Ausstellung entlastet.
3. Stellst du Rechnungen über 250 Euro? Kleinbeträge darunter bleiben ausgenommen.
4. Empfängst du Rechnungen von Unternehmen? Dann gilt die Empfangspflicht – unabhängig von allen Antworten zuvor.

Im Zweifel hilft die Steuerberatung bei der Einordnung deines konkreten Falls.

Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.