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Oficina sin papeles: empezar de forma realista en lugar de un cambio radical
Cómo introducir la oficina sin papeles de forma pragmática: primero digitalizar la entrada de documentos, luego el archivo, y abordar con calma el material antiguo.
Una oficina sin papeles no significa que ya no exista ni una hoja de papel. Significa que los documentos llegan en formato digital, se procesan en formato digital y se archivan en formato digital: el papel se convierte en la excepción. El camino realista hacia ese objetivo no comienza con el material antiguo del sótano, sino con la entrada de documentos de hoy.
Por qué „realista“ es la palabra más importante
Muchos cambios fracasan por la pretensión de quedar completamente sin papel en una fecha determinada. Entonces el equipo se enfrenta a montañas de viejas carpetas, se acumula el atasco en el escáner y, al cabo de dos semanas, todo vuelve a ser como antes. El enfoque pragmático invierte el orden: primero hay que asegurarse de que ya no se archive nada nuevo en papel; el material antiguo se aborda más tarde o según la ocasión.
El inicio en cuatro pasos
- Digitalizar la entrada. El correo entrante se escanea directamente tras su llegada, idealmente transferido de forma automática desde el escáner al archivo. Los archivos adjuntos de correo electrónico, como las facturas, deberían acabar en el conjunto de documentos sin trabajo manual, por ejemplo mediante una importación de correo electrónico conectada.
- Un solo archivo en lugar de muchos. Un conjunto de documentos común y consultable para la organización supera a las carpetas dispersas en ordenadores individuales. Lo importante es que encuentres los documentos a través de su contenido, no solo a través de los nombres de archivo.
- Adaptar los procesos. Las aprobaciones, notas y plazos pertenecen al sistema, no a notas adhesivas. Las buenas herramientas reconocen los plazos en los documentos y te los presentan para su aprobación.
- Abordar con calma el material antiguo. Digitaliza los expedientes antiguos paso a paso, por ejemplo siempre que un expediente se vaya a tocar de todos modos. Mucho de ello puede desecharse de todas formas una vez transcurridos los plazos de conservación.
Qué ocurre con los originales en papel
Tras el llamado escaneo sustitutivo, muchos originales en papel pueden destruirse si el proceso de escaneo está debidamente documentado y el archivo digital cumple los requisitos de conservación inalterable. Aun así existen excepciones, como las escrituras notariales o los documentos con función probatoria en el original. Aclara los detalles de tu caso con tu asesor fiscal.
Para los comprobantes con relevancia fiscal se aplican las GoBD: los documentos digitales deben conservarse de forma inalterable, completa y localizable. Puedes leer más sobre ello en el artículo Archivado conforme a las GoBD.
Qué tecnología necesitas realmente
Se necesita menos de lo que muchos piensan: un escáner (o los equipos multifunción existentes), una gestión documental con una buena búsqueda, y disciplina en la entrada. webRichtung documents está construido para ello: los documentos llegan al sistema mediante carga por navegador, directamente desde el escáner (WebDAV), por SFTP o automáticamente desde buzones de correo electrónico; se leen, se clasifican y se hacen consultables. El archivo conforme a las GoBD conserva los documentos de forma inalterable con Object Lock durante 6, 8 o 10 años.
La cuestión de los costes también sigue siendo manejable: la cuenta y los usuarios cuestan 0 euros, se factura por consumo: desde 0,09 euros por documento procesado, 0,06 euros en lote. Así, la oficina sin papeles crece con tu volumen real en lugar de con una factura de licencias.
Cómo notas que funciona
Una buena prueba al cabo de cuatro semanas: ¿encuentra tu equipo cualquier documento de las últimas semanas en menos de un minuto, sin saber quién lo archivó? Si es así, el fundamento está listo. Entonces merece la pena el siguiente paso: incorporar los fondos antiguos y conectar más vías de entrada, como buzones de correo adicionales.
Este artículo informa de forma general y no sustituye al asesoramiento jurídico o fiscal.
FAQ
¿Qué significa oficina sin papeles?
Una oficina sin papeles significa que los documentos llegan en formato digital, se procesan en formato digital y se archivan en formato digital. El papel se convierte en la excepción: no hace falta que desaparezca la última hoja para que surja el beneficio.
¿Por dónde empiezo con la oficina sin papeles?
Por la entrada de documentos de hoy, no por el material antiguo: escanear el correo y los comprobantes directamente tras su llegada, archivar automáticamente los archivos adjuntos de correo electrónico; así crece el fondo digital desde el primer día.
¿Tengo que digitalizar de inmediato las carpetas antiguas?
No. El material antiguo puede digitalizarse paso a paso o según la ocasión, por ejemplo cuando un expediente se va a necesitar de todos modos. Lo decisivo es que ya no se archive nada nuevo en papel.
¿Puedo destruir los originales en papel después de escanearlos?
A menudo sí, si el escaneo es correcto y el archivo es a prueba de revisiones; para determinados documentos como las escrituras notariales esto no se aplica. En caso de duda, pregunta a tu asesor fiscal.
¿Cuánto cuesta una oficina sin papeles?
Eso depende de la herramienta. Con webRichtung documents pagas por consumo: la cuenta y los usuarios cuestan 0 euros, el procesamiento cuesta desde 0,09 euros por documento (0,06 euros en lote).