Wissen · documents

Vom Scanner direkt ins Archiv: Scannen ohne Umwege

Dein Bürogerät kann Scans per WebDAV direkt in die Dokumentenablage senden – ohne PC dazwischen. So richtest du Scan-to-Archive in Minuten ein.

Vom Scanner direkt ins Archiv heißt: Dein Bürogerät sendet jeden Scan ohne PC-Zwischenschritt in die Dokumentenablage, wo er automatisch gelesen, klassifiziert und durchsuchbar gemacht wird. Technisch läuft das über WebDAV – einen Standard, den viele Scanner und Multifunktionsgeräte beherrschen, oft versteckt unter der Bezeichnung „SharePoint" oder „SharePoint/WebDAV". Einrichtung: URL und Zugangsdaten am Gerät eintragen, fertig.

Das Problem mit Scan-to-E-Mail und Scan-to-Ordner

Die üblichen Scanner-Workflows haben alle dieselbe Schwachstelle – einen manuellen Zwischenschritt:

• Scan-to-E-Mail: Der Anhang liegt im Postfach und wartet darauf, dass jemand ihn ablegt. Oft wartet er lange.
• Scan-to-USB: Der Stick wandert in die Schublade, die Datei bleibt unbenannt.
• Scan-to-Netzwerkordner: Die Datei heißt „SCAN_20240312_0815.pdf" und ist für die Suche wertlos, bis jemand sie umbenennt und einsortiert.

Jeder Zwischenschritt ist eine Stelle, an der Belege liegen bleiben oder verloren gehen. Die Lösung ist, den Umweg zu streichen: Der Scanner liefert direkt in das System, das die Erschließung übernimmt.

So funktioniert die Direktanbindung

In webRichtung documents findest du unter „Massenupload & Scanner" einen organisationsbezogenen Zugang mit Benutzername und Passwort. Damit verbindest du dein Gerät:

1. Am Scanner die Ziel-Art „SharePoint/WebDAV" wählen (so nennen es viele Geräte von Kyocera, Brother, HP und anderen).
2. URL und Zugangsdaten aus documents eintragen.
3. Scannen. Ab jetzt landet jeder Scan direkt in der Verarbeitung: lesen, klassifizieren, durchsuchbar machen.

Zusätzliche Software brauchst du nicht. Denselben WebDAV-Zugang kannst du übrigens auch im Windows Explorer oder macOS Finder öffnen – Dateien hineinlegen genügt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht in der Dokumentation.

Für große Mengen: SFTP, FTPS und Batch

Steht eine Alt-Digitalisierung an – etwa Ordner vergangener Jahre –, nutzt du für die Stapelverarbeitung SFTP oder FTPS. Der Vorteil neben der Automatisierbarkeit: Im Batch sinkt der Preis pro verarbeitetem Dokument von 0,09 € auf 0,06 €. Ein Jahrgang mit 1.000 Belegen kostet so 60 € – einmalig.

Was nach dem Scan passiert

Egal über welchen Weg ein Dokument ankommt: Es durchläuft dieselbe Verarbeitung. Du findest es anschließend über Inhalt, Dokumenttyp, Datum oder Betrag – nicht über den kryptischen Scan-Dateinamen. Abgeschlossene Belege wandern ins GoBD-Archiv mit Object Lock (6, 8 oder 10 Jahre) und bleiben dort durchsuchbar. Erkennt die Verarbeitung in einem Dokument eine Frist, bereitet die Plattform daraus eine Aufgabe vor – freigegeben wird sie von dir.

So wird aus dem Stapel Papierpost ein Handgriff: auflegen, scannen, erledigt. Den größeren Rahmen – vom Posteingang bis zur prüfungsfesten Ablage – beschreibt der Artikel Belege digitalisieren: der einfache Weg.

Checkliste für die Einrichtung

• WebDAV-Zugang in documents unter „Massenupload & Scanner" geöffnet
• URL und Zugangsdaten am Gerät hinterlegt (Ziel-Art „SharePoint/WebDAV")
• Testscan gemacht und im Arbeitsbereich wiedergefunden
• Scanprofil als Favorit am Gerät gespeichert, damit das Team es mit einem Tastendruck nutzt
• Kurz im Team kommuniziert: Papierpost wird ab jetzt beim Öffnen gescannt

Mehr als diese fünf Punkte braucht es nicht – die Einrichtung ist in wenigen Minuten erledigt und läuft danach ohne Pflegeaufwand.

Markdown · Text