Firmy rzemieślnicze mają często więcej papierów i plików PDF, niż by chciały: oferty, faktury, listy przewozowe, raporty serwisowe, zdjęcia i dokumenty klientów.
Archiwizacja dokumentów AI sprawia, że dokumenty nie są już odkładane byle gdzie, lecz można je później bez trudu odnaleźć.
Co się poprawia
- Szybsze znajdowanie faktur
- Gromadzenie dokumentów klientów według zlecenia
- Przeszukiwanie listów przewozowych i ofert
- Mniej pytań zwrotnych w zespole
- Lepsze przygotowanie do księgowości i doradztwa podatkowego
Dlaczego wyszukiwanie pełnotekstowe jest ważne
Wiele dokumentów jest wyszukiwanych według treści, a nie nazwy pliku. Kto wie tylko tyle, że gdzieś widnieje numer seryjny, adres lub numer faktury, potrzebuje wyszukiwarki, która rozumie zawartość dokumentów.
Sensowny początek
Pierwszym krokiem jest przejrzysty punkt przyjmowania dokumentów: skany, przesyłane pliki i załączniki do wiadomości e-mail są centralnie rejestrowane i udostępniane do przeszukiwania.