---
title: "Importowanie dokumentów przez e-mail: podłączenie skrzynki pocztowej, automatyczne zapisywanie załączników"
description: "Faktury przychodzą e-mailem – i zostają w skrzynce pocztowej. Jak automatyczny import e-maili przenosi załączniki bezpośrednio do repozytorium dokumentów."
type: "wissen"
product: "documents"
slug: "importowanie-dokumentow-przez-email"
source_language: "de"
target_languages: ["de", "en", "es", "pl", "tr"]
published: "2026-06-10"
status: "publish"
faq_json: [{"q":"Jak działa import dokumentów przez e-mail?","a":"Łączysz skrzynkę pocztową przez IMAP i wybierasz odpowiednie foldery. Przychodzące załączniki są od tej pory automatycznie importowane, odczytywane i klasyfikowane."}, {"q":"Czy importowane są całe e-maile, czy tylko załączniki?","a":"Importowane są załączniki. Kontekst wiadomości – nadawca, temat, data odbioru – pozostaje przy dokumencie jako kontekst wyszukiwania i weryfikacji."}, {"q":"Czy mogę zaimportować również starsze e-maile wstecz?","a":"Tak. Za pomocą daty początkowej najpierw przebiega import historyczny, a następnie bieżąca synchronizacja. Zakres możesz później rozszerzyć wstecz bez ponownego łączenia skrzynki pocztowej."}, {"q":"Które skrzynki pocztowe nadają się do importu?","a":"Przede wszystkim skrzynki funkcyjne, przez które przychodzą dokumenty: rechnung@, buchhaltung@, info@. Kto może widzieć skrzynkę, ustalasz dla każdej skrzynki osobno."}, {"q":"Co dzieje się z zaimportowanymi dokumentami?","a":"Trafiają do obszaru roboczego, przechodzą normalne przetwarzanie, a następnie są wyszukiwalne po treści, typie, dacie i kwocie – z możliwością archiwizacji w archiwum GoBD."}]
language: "pl"
source_id: "wissen/dokumente-per-email-importieren"
source_hash: "1923aff480142e7761ffe2c4963adf03272a7b3500b6d561119df6c8ceec9f6f"
---

Importowanie dokumentów przez e-mail oznacza: jednorazowo łączysz skrzynki pocztowe swojej firmy przez IMAP – a przychodzące załączniki, takie jak faktury, dowody dostawy czy umowy, są od tej pory automatycznie przenoszone do repozytorium dokumentów, odczytywane i klasyfikowane. Ręczne „zapisz załącznik, zmień nazwę, posortuj" odpada; kontekst wiadomości (nadawca, temat, data odbioru) pozostaje przy dokumencie jako kontekst weryfikacyjny.

## Dlaczego skrzynka pocztowa jest największą luką w dokumentacji

Większość dokumentów firmowych przychodzi dziś e-mailem – i właśnie tam często zostaje. Skrzynka pocztowa nie jest jednak repozytorium: załączniki nie są klasyfikowane, nie da się ich przeszukiwać po treści ani przechowywać w sposób zabezpieczony. Wiadomości są usuwane, skrzynki likwidowane przy zmianach kadrowych, a przy szukaniu faktury sprzed dwóch lat zaczyna się przewijanie. Kto chce zautomatyzować archiwizację dokumentów, najlepiej zacznie więc od skrzynki pocztowej – nigdzie efekt dźwigni nie jest większy.

## Tak konfigurujesz import

W [webRichtung documents](https://www.webrichtung.de/module/documents/) import e-maili jest połączony w trzech krokach:

1. **Podłącz skrzynkę pocztową** (przez IMAP) i wybierz odpowiednie **foldery** – jeden, kilka lub wszystkie.
2. **Ustal datę początkową:** od niej najpierw przebiega import historyczny, a następnie bieżąca synchronizacja.
3. **Gotowe.** Nowe załączniki od teraz same trafiają do repozytorium.

Warto wiedzieć: zakres historyczny możesz później rozszerzyć wstecz bez ponownego łączenia skrzynki pocztowej – wygodne, jeśli po starcie chcesz dociągnąć także starsze roczniki. Skrzynkami pocztowymi swojej organizacji zarządzasz centralnie; dla każdej skrzynki ustalasz, kto jest odpowiedzialny i kto może ją widzieć.

## Co jest importowane – a co nie

- Importowane są **załączniki**, a nie pełne teksty wiadomości jako osobny dokument.
- **Kontekst wiadomości** (nadawca, temat, data odbioru) pozostaje jako kontekst wyszukiwania i weryfikacji.
- Zaimportowane dokumenty trafiają najpierw do **obszaru roboczego** i przechodzą normalne przetwarzanie: odczyt, klasyfikacja, udostępnienie do przeszukiwania.

Następnie znajdziesz każdy dokument po treści, typie dokumentu, dacie lub kwocie – a zakończone sprawy archiwizujesz w archiwum GoBD z Object Lock na 6, 8 lub 10 lat.

## Które skrzynki pocztowe warto podłączyć

Zacznij od skrzynek funkcyjnych, przez które przepływają dokumenty: rechnung@, buchhaltung@, eingang@ lub info@. Skrzynki osobiste dołączysz w razie potrzeby – ważniejsza jest zasada zespołowa, że dostawcy wysyłają faktury na adres funkcyjny. W ten sposób powstaje przepływ dokumentów, który działa bez codziennego udziału.

## Wskazówki na czysty start

- **Zacznij od małego:** najpierw podłącz skrzynkę faktur, obserwuj efekt przez tydzień, a potem dodawaj kolejne skrzynki.
- **Świadomie wybierz datę początkową:** na początek często wystarczy początek roku – starsze okresy dociągniesz później wstecz.
- **Wybieraj foldery celowo:** jeśli skrzynka zawiera też newslettery i sprawy wewnętrzne, importuj tylko odpowiednie foldery.
- **Sprawdzaj klasyfikację wyrywkowo:** zwłaszcza w pierwszych dniach warto sprawdzić, czy typ, data i kwota są poprawnie rozpoznawane.

## Perspektywa prawna

Załączniki e-mail, takie jak faktury, są dokumentami podlegającymi obowiązkowi przechowywania; sama skrzynka pocztowa z reguły nie spełnia wymogów uporządkowanego, niezmiennego przechowywania. Automatyczny import wypełnia dokładnie tę lukę. Które wiadomości poza tym powinny być przechowywane, wyjaśnia artykuł [Archiwizowanie e-maili zgodnie z GoBD](/de/wissen/gobd-email-archivierung.html).

Niniejszy artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej.