---
title: "Zdigitalizowane dokumenty a urząd skarbowy: co jest uznawane"
description: "Czy urząd skarbowy akceptuje zeskanowane dokumenty? Tak – pod warunkiem przestrzegania zasad skanowania zastępczego. Na co musisz zwrócić uwagę, aby dokumenty cyfrowe się ostały."
type: "wissen"
product: "documents"
slug: "belege-digitalisieren-finanzamt"
source_language: "de"
target_languages: ["de", "en", "es", "pl", "tr"]
published: "2026-06-10"
status: "publish"
faq_json: [{"q":"Czy urząd skarbowy uznaje zeskanowane dokumenty?","a":"Zasadniczo tak: zasady GoBD pozwalają na tzw. skanowanie zastępcze. Warunkiem jest możliwy do prześledzenia proces, w którym obraz skanu odpowiada oryginałowi i jest przechowywany w sposób niezmienialny."}, {"q":"Czy mogę zniszczyć papier po zeskanowaniu?","a":"W wielu przypadkach tak, z wyjątkami takimi jak akty notarialne lub dokumenty, które należy przedkładać w oryginale. W razie wątpliwości wyjaśnij to ze swoim doradztwem podatkowym."}, {"q":"Czym jest dokumentacja procedury przy skanowaniu?","a":"Krótkim opisem twojego procesu skanowania: kto skanuje, kiedy, jak się sprawdza i gdzie trafiają cyfrowe obrazy. Czyni ona proces możliwym do prześledzenia dla kontrolerów."}, {"q":"Czy wystarczy zdjęcie dokumentu z telefonu?","a":"Również dokumenty zarejestrowane mobilnie mogą zostać uznane, jeśli są przechowywane w sposób kompletny, czytelny i niezmienialny. Decydujący jest uporządkowany proces, a nie urządzenie."}, {"q":"Jak należy przechowywać zdigitalizowane dokumenty?","a":"W sposób uporządkowany, niezmienialny i z możliwością odnalezienia przez ustawowy okres – na przykład w archiwum GoBD z Object Lock przez 6, 8 lub 10 lat."}]
language: "pl"
source_id: "wissen/belege-digitalisieren-finanzamt"
source_hash: "1b6ee2b9b41860af5f80ed6ee1911bcc01f94d07290ca9d459c90d51efe204f9"
---

Urząd skarbowy zasadniczo uznaje zdigitalizowane dokumenty: zasady GoBD pozwalają na tzw. skanowanie zastępcze, w którym cyfrowy obraz zastępuje papierowy dokument. Warunkiem jest uporządkowany proces – obraz skanu musi być zgodny z oryginałem, przechowywany w sposób niezmienialny i pozostawać dostępny przez ustawowy okres. W wielu przypadkach papier można następnie zniszczyć.

## Co oznacza „skanowanie zastępcze”

Skanowanie zastępcze oznacza: zeskanowany dokument prawnie zastępuje papier. Aby to działało, GoBD formułują wymagania wobec procesu:

- **Zgodność obrazowa:** skan odwzorowuje oryginał w pełni i czytelnie – łącznie z rewersami zawierającymi istotną treść.
- **Terminowe rejestrowanie:** dokumenty są digitalizowane możliwie szybko po wpływie.
- **Niezmienialność:** cyfrowy obraz jest przechowywany tak, aby nie można go było niezauważalnie zmienić ani usunąć.
- **Możliwość prześledzenia:** przebieg jest opisany – kto skanuje, jak się sprawdza, dokąd trafiają pliki (dokumentacja procedury).

## Kiedy papier musi zostać

Nie każdy dokument można po zeskanowaniu wyrzucić na makulaturę. Wyjątkami są w szczególności dokumenty, które na mocy ustawy należy przechowywać lub przedkładać w oryginale – na przykład akty notarialne lub dokumenty o szczególnej funkcji dowodowej. Również dokumenty celne i pewne zaświadczenia mogą stanowić przypadki szczególne. Zanim zniszczysz całe zasoby akt, warto skonsultować się z doradztwem podatkowym – raz zniszczonego oryginału już nie ma.

## Dokumentacja procedury: niewielki wysiłek, duży efekt

Wielu odstrasza ten termin, a tymczasem dla małych firm często wystarczy krótki, uczciwy opis: jakie dokumenty są skanowane, przez kogo, jakim urządzeniem, jak sprawdzana jest czytelność, dokąd trafiają cyfrowe obrazy, jak chronione jest przechowywanie? Jedna strona opisująca twój rzeczywisty przebieg jest warta więcej niż dwadzieścia stron teorii, której nikt nie stosuje.

## Tak wygląda przebieg odporny na kontrolę

1. **Skanowanie bezpośrednio do systemu:** skaner wysyła przez WebDAV do [webRichtung documents](https://www.webrichtung.de/module/documents/) – bez objazdu przez lokalne foldery, w których pliki mogą zaginąć lub zostać zmienione.
2. **Automatyczne opracowanie:** każdy dokument jest odczytywany i klasyfikowany; wynik sprawdzasz w widoku dokumentu z podglądem.
3. **Archiwizacja w sposób niezmienialny:** zakończone dokumenty trafiają do archiwum GoBD z Object Lock – w zależności od klasy okresu zablokowane przed nadpisaniem i usunięciem na 6, 8 lub 10 lat.
4. **Pozostawanie dostępnym:** podczas kontroli znajdujesz dokumenty po treści, typie, dacie lub kwocie – zamiast grzebać w kartonach.

Jak ogólnie podejść do rozpoczęcia digitalizacji, pokazuje artykuł [Digitalizacja dokumentów: prosta droga](/de/wissen/belege-digitalisieren.html).

## Najważniejsze w jednym zdaniu

Urząd skarbowy akceptuje dokumenty cyfrowe, jeśli twój proces jest uporządkowany – decydujące są zgodność z oryginałem, niezmienialność i dostępność, a nie nośnik.

W praktyce oznacza to: kto już dziś zacznie od czystego procesu skanowania, napisze jedną stronę dokumentacji procedury i będzie archiwizować cyfrowe obrazy w sposób niezmienialny, ten zasadniczo spełnił wymagania. Wysiłek jest niewielki, a zysk podwójny – mniej papieru w biurze i znacznie mniej stresu, gdy kontrola rzeczywiście nadejdzie.

Niniejszy artykuł ma charakter ogólnie informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej.