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title: "Recibir y archivar correctamente las facturas electrónicas"
description: "Así organizas la recepción y el archivo de facturas electrónicas: definir un buzón, asegurar el original, conservar conforme a la GoBD, paso a paso."
type: "wissen"
product: "documents"
slug: "recibir-archivar-factura-electronica"
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target_languages: ["de", "en", "es", "pl", "tr"]
published: "2026-06-10"
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faq_json: [{"q":"¿Cómo recibo correctamente las facturas electrónicas?","a":"Un buzón de correo electrónico se considera suficiente para la recepción. Es razonable usar una dirección fija solo para las facturas que comunicas a los proveedores y vinculas con tu archivo."}, {"q":"¿Debo conservar el original en XML?","a":"Sí. En las facturas electrónicas, el conjunto de datos estructurados es el original. Debe conservarse sin modificaciones durante todo el plazo de conservación; una impresión no basta."}, {"q":"¿Puedo borrar el correo electrónico si el adjunto está asegurado?","a":"Si la propia factura está archivada de forma completa e inalterada, el correo electrónico suele servir solo como vía de transporte. Si el propio correo contiene contenidos relevantes para la factura o el negocio, también debería conservarse."}, {"q":"¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas electrónicas?","a":"Las facturas electrónicas son comprobantes contables y están sujetas a los plazos fiscales de conservación. Son determinantes los plazos legales del Código Tributario y del Código de Comercio."}, {"q":"¿Qué significa archivo inalterable?","a":"El documento no puede sobrescribirse ni borrarse tras su archivo hasta que expire el plazo de conservación, técnicamente, por ejemplo, mediante Object Lock en el almacenamiento de archivo."}]
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Las facturas electrónicas las recibes correctamente a través de un buzón de correo electrónico fijo, y las archivas asegurando el conjunto de datos estructurados sin modificaciones durante el plazo legal de conservación. El principio más importante: en una factura electrónica, el XML es el original. Una impresión o una imagen en PDF no lo sustituye.

## Paso 1: Organizar la recepción de forma ordenada

Para la recepción basta legalmente con un buzón de correo electrónico. Para que no se convierta en un caos, ayuda una estructura clara:

- **Una dirección fija** solo para facturas de entrada (p. ej. factura@tu-empresa.de)
- **Comunicarla a todos los proveedores**, para que las facturas no lleguen dispersas por buzones personales
- **Aclarar responsabilidades:** ¿Quién revisa la entrada, quién da la aprobación?

## Paso 2: Del buzón al archivo de forma automática

El paso más propenso a errores es el guardado manual de los adjuntos. Es mejor que conectes tu buzón de facturas directamente con el archivo de documentos: [webRichtung documents](https://www.webrichtung.de/module/documents/) importa automáticamente los adjuntos entrantes, y el contexto del correo (remitente, asunto, fecha de recepción) se conserva como contexto de búsqueda y verificación. También es posible una importación histórica a partir de una fecha de inicio, útil si quieres poner orden de forma retroactiva. Cómo funciona esto en detalle lo muestra el artículo [Importar documentos por correo electrónico](/es/wissen/dokumente-per-email-importieren.html).

## Paso 3: Conservar el original de forma inalterable

Las facturas electrónicas son comprobantes contables y están sujetas a los plazos fiscales de conservación. Dos requisitos son fundamentales:

1. **Inalterabilidad:** El conjunto de datos estructurados debe conservarse tal como se recibió.
2. **Localizabilidad:** En una inspección debes poder presentar las facturas en un tiempo razonable.

Técnicamente, documents lo resuelve mediante un archivo conforme a la GoBD con Object Lock: los documentos archivados quedan bloqueados contra sobrescritura y borrado durante 6, 8 o 10 años. El almacenamiento de archivo está incluido en el modelo actual; se factura por documento procesado a partir de 0,09 € (0,06 € en lote).

## Paso 4: Encontrar en lugar de buscar

El archivo es solo la mitad del trabajo: también quieres volver a encontrar las facturas cuando la asesoría fiscal pregunte. Como cada documento se lee y se clasifica durante el procesamiento, en documents no buscas solo por el nombre del archivo, sino por contenido, tipo de documento, fecha e incluso por importe desde/hasta. Si la plataforma detecta un plazo en un documento, prepara una tarea, que tú apruebas.

## Lista de comprobación para empezar

- Buzón de facturas fijo configurado y comunicado a los proveedores
- Buzón conectado con el archivo de documentos (importación automática de adjuntos)
- Responsabilidad de revisión y aprobación aclarada
- Archivo con el plazo adecuado (6, 8 o 10 años) activo
- Prueba realizada: volver a encontrar a modo de prueba una factura electrónica recibida

Si puedes marcar los cinco puntos, tu lado de entrada está preparado para la factura electrónica; el resto es operación continua.

## Error frecuente: asegurar solo el PDF

En las facturas ZUGFeRD muchos ven solo el PDF y olvidan que el XML incrustado es la parte determinante. Por eso asegura siempre el archivo original tal como se recibió, no una versión convertida o impresa. Una visión general de las reglas básicas la encuentras en [Archivo conforme a la GoBD](/es/wissen/gobd-konforme-archivierung.html).

Este artículo informa de forma general y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal.