--- title: "Digitalizar comprobantes: el camino sencillo" description: "Digitalizar comprobantes sin maratón de transcripción: qué vías llevan del papel al sistema, qué reconoce la IA en el proceso y cómo mantener el proceso ágil de forma duradera." type: "wissen" product: "documents" slug: "digitalizar-comprobantes" source_language: "de" target_languages: ["de", "en", "es", "pl", "tr"] published: "2026-06-10" status: "publish" faq_json: [{"q":"¿Cuál es la forma más sencilla de digitalizar comprobantes?","a":"Con un escáner que envíe directamente al archivo de documentos (p. ej. por WebDAV), más la importación por correo electrónico para facturas digitales. Así se elimina el guardado y la clasificación manuales."}, {"q":"¿Tengo que etiquetar manualmente los comprobantes escaneados?","a":"En los sistemas modernos no: el procesamiento lee cada comprobante, reconoce el tipo, la fecha y el importe, y lo hace localizable en texto completo."}, {"q":"¿Puedo tirar los comprobantes en papel después de escanearlos?","a":"Bajo las condiciones del escaneo sustitutivo, en principio sí, con excepciones como las escrituras notariales. Aclara los detalles para tu caso con la asesoría fiscal."}, {"q":"¿Cuánto cuesta digitalizar comprobantes?","a":"En los modelos basados en el uso pagas por documento: en webRichtung documents desde 0,09 euros por comprobante, en lote 0,06 euros, sin cuota básica por cuenta y usuario."}, {"q":"¿Cómo recupero las carpetas de comprobantes antiguos?","a":"Por años, mediante escaneo en lote y carga masiva (WebDAV o SFTP). Importante: primero automatiza la entrada corriente y luego recupera el archivo histórico."}] language: "es" source_id: "wissen/belege-digitalisieren" source_hash: "96bf6a4ddf5ab21c6039ce4452f74cf16bb8a6fa625174dcb080bbce4b0e4eed" --- Digitalizar comprobantes significa, en esencia: llevar comprobantes en papel y PDF por el camino más corto posible a un archivo ordenado y con búsqueda. El camino sencillo consta de dos componentes: un escáner que envía directamente al sistema y una importación por correo electrónico que archiva automáticamente las facturas digitales. Todo lo demás (leer, reconocer, clasificar) lo asume el procesamiento. ## Por qué «fotografiar y meter en una carpeta» no basta Una foto en la carpeta del smartphone no es un comprobante digitalizado, sino solo caos desplazado: no se puede buscar, no está clasificado, no está conservado de forma ordenada. Digitalizar solo merece la pena cuando se dan tres cosas: - **Captar** sin pasos intermedios manuales - **Catalogar**, para que el comprobante sea localizable por contenido, fecha o importe - **Conservar**, de forma ordenada y, en el caso de comprobantes con relevancia fiscal, de manera inalterable ## Las tres vías hacia el sistema 1. **Conectar el escáner directamente:** muchos equipos de oficina (entre otros de Kyocera, Brother, HP) envían los escaneos por WebDAV directamente a [webRichtung documents](https://www.webrichtung.de/module/documents/), a menudo oculto tras el ajuste «SharePoint/WebDAV». Una vez configurado, digitalizar consiste solo en: comprobante sobre el cristal, pulsar el botón. Más detalles en el artículo [Del escáner directamente al archivo](/es/wissen/scanner-direkt-archivieren.html). 2. **Importación por correo electrónico:** tu buzón de facturas se conecta por IMAP; los archivos adjuntos entrantes se importan automáticamente y el contexto del correo se conserva como contexto de verificación. 3. **Carga por navegador y carga masiva:** los archivos individuales los subes desde el navegador; para grandes volúmenes existen WebDAV, SFTP y FTPS. Todas las vías conducen al mismo procesamiento: cada comprobante se lee, se clasifica y se hace localizable mediante búsqueda; luego lo encuentras por el contenido, el tipo, la fecha o incluso el importe. ## Qué ocurre con el papel Tras el escaneo surge la pregunta: ¿conservar el original? Las GoBD permiten el llamado escaneo sustitutivo: bajo ciertas condiciones, el papel puede destruirse tras la captura de imagen, con excepciones (como escrituras notariales o documentos que deben presentarse en original). Es recomendable una breve documentación del procedimiento de tu proceso de escaneo. Qué acepta la administración tributaria como comprobantes digitalizados lo analiza el artículo [Comprobantes digitalizados y la administración tributaria](/es/wissen/belege-digitalisieren-finanzamt.html). ## Evaluar costes y esfuerzo de forma realista Con Pay per Use, digitalizar resulta rentable incluso para volúmenes pequeños: documents cobra desde 0,09 € por documento procesado, en lote 0,06 €; la cuenta y los usuarios cuestan 0 €. Una caja de zapatos con 300 comprobantes antiguos cuesta así, en lote, unos 18 €; el mes corriente con 50 comprobantes, alrededor de 4,50 €. ## El proceso sostenible Digitalizar no es un proyecto, sino un hábito: el correo se escanea al abrirlo, las facturas digitales entran automáticamente, una vez por semana revisas las clasificaciones y archivas lo completado. Si algo no se ha podido procesar, el archivo te avisa para que nada quede pendiente sin que te des cuenta. Dos hábitos marcan la diferencia: primero, de inmediato en lugar de acumulado: un comprobante que se escanea al recibirlo ya no puede perderse en el suelo del coche o en el bolsillo de la chaqueta. Segundo, una regla clara para el equipo: los comprobantes van al sistema, no a carpetas o buzones privados. Así surge, de paso, un archivo que resiste una inspección y en el que apenas tienes que buscar nada. Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal.