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title: "Gemeinsames Postfach im Team: So organisierst du es richtig"
description: "Wie du ein gemeinsames Postfach wie info@ oder buchhaltung@ im Team organisierst: zentrale Anbindung, klare Verantwortung und geregelte Sichtbarkeit."
type: "wissen"
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source_language: "de"
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published: "2026-06-10"
status: "publish"
faq_json: [{"q":"Was ist ein gemeinsames Postfach?","a":"Ein Postfach, das mehreren Personen zugänglich ist – typisch info@, buchhaltung@ oder service@. Statt an eine Person gebunden zu sein, gehört es der Organisation und wird im Team gelesen und beantwortet."}, {"q":"Was sind die häufigsten Probleme mit gemeinsamen Postfächern?","a":"Doppelte Antworten, unbeantwortete Mails und Wissensverlust: Wenn niemand verantwortlich ist, fühlt sich niemand zuständig – und wenn das Passwort auf fünf Rechnern liegt, weiß keiner, wer was bearbeitet hat."}, {"q":"Wie regelt man Verantwortung für ein gemeinsames Postfach?","a":"Pro Postfach wird festgelegt, wer verantwortlich ist und wer es sehen darf. Verantwortung heißt: Diese Person sorgt dafür, dass eingehende Mails bearbeitet werden – nicht zwingend, dass sie alles selbst beantwortet."}, {"q":"Wie bindet man gemeinsame Postfächer technisch an?","a":"Bewährt ist die zentrale Anbindung per IMAP über die Organisation statt einzelner Passwort-Weitergaben. Bei webRichtung verbindet die Firma ihre Postfächer zentral in core und legt je Postfach Verantwortliche und Sichtbarkeit fest."}, {"q":"Können Anhänge aus dem Postfach automatisch archiviert werden?","a":"Ja. Verbundene Postfächer können den E-Mail-Import in documents speisen: Anhänge wie Rechnungen landen dann automatisch im Dokumentenbestand, der Mail-Kontext bleibt als Such- und Prüfkontext erhalten."}]
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Ein gemeinsames Postfach – info@, buchhaltung@, service@ – funktioniert im Team nur mit zwei klaren Festlegungen: Wer ist verantwortlich, und wer darf es sehen? Fehlen diese Regeln, passiert das Übliche: Mails werden doppelt beantwortet, gar nicht beantwortet oder hängen im Postfach einer Person fest, die gerade im Urlaub ist.

## Das Problem mit dem geteilten Passwort

In vielen Firmen wird ein gemeinsames Postfach so „geteilt": Das Passwort wandert per Zuruf an alle, die es brauchen, und jeder richtet es auf seinem Rechner ein. Das erzeugt drei Dauerbaustellen:

- **Niemand sieht, was bearbeitet ist.** Ist die Anfrage von gestern erledigt? Hat Kollegin A schon geantwortet, während Kollege B tippt?
- **Verantwortung verdunstet.** Was allen gehört, gehört niemandem – die unangenehme Mail bleibt liegen, weil sich jeder auf die anderen verlässt.
- **Sicherheitsrisiko.** Ein Passwort auf fünf Rechnern ist fünfmal so angreifbar, und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters denkt selten jemand ans Ändern.

## Der bessere Ansatz: zentral verbinden, Rechte regeln

Statt Passwörter zu verteilen, verbindet die Organisation ihre Postfächer einmal zentral – und regelt dann pro Postfach zwei Dinge:

1. **Verantwortung:** Wer sorgt dafür, dass eingehende Mails bearbeitet werden? Das heißt nicht, dass diese Person alles selbst beantwortet – sie ist der Kümmerer, der nichts liegen lässt.
2. **Sichtbarkeit:** Wer darf das Postfach sehen? Manche Postfächer gehören organisationsweit sichtbar (info@), andere nur für einen kleinen Kreis (bewerbung@, buchhaltung@).

Genau so arbeitet [webRichtung mail](https://www.webrichtung.de/module/mail/): Die Postfächer deiner Firma werden zentral in core unter Verwaltung → Integrationen per IMAP verbunden, und je Postfach legst du Verantwortliche und Sichtbarkeit fest – organisationsweit oder privat/direkt geteilt. Gelesen, beantwortet und verfasst wird dann direkt auf der Plattform, neben Kontakten, Dokumenten und Aufgaben.

## So sieht der Alltag damit aus

Im Modul wählst du oben das Postfach, mit dem du arbeitest, dann den Ordner – die Liste zeigt Nachrichten mit Ungelesen-Zähler. Eine geöffnete E-Mail zeigt Vorschau, Anhänge und Aktionen; mit „Neue E-Mail" verfasst du direkt aus dem gemeinsamen Postfach. Der Unterschied zum Passwort-Modell: Alle Berechtigten arbeiten auf demselben Stand, statt fünf private Kopien zu pflegen.

## Bonus: Anhänge versorgen sich selbst

Ein unterschätzter Vorteil zentral verbundener Postfächer: Sie können mehr als Mail. Dieselben Postfächer speisen auf Wunsch den E-Mail-Import in documents – eingehende Anhänge wie Rechnungen oder Lieferscheine landen automatisch im Dokumentenbestand deiner Organisation, der Mail-Kontext (Absender, Betreff, Empfangsdatum) bleibt als Such- und Prüfkontext erhalten. Die Buchhaltungsmail muss niemand mehr manuell ablegen.

## Drei Regeln für den Start

1. **Pro Postfach genau ein Verantwortlicher.** Zwei Verantwortliche sind so gut wie keiner.
2. **Sichtbarkeit bewusst wählen.** Organisationsweit ist bequem, aber nicht für jedes Postfach richtig – sensible Postfächer eng halten.
3. **Bearbeitungsstand sichtbar machen.** Das Team braucht eine gemeinsame Sicht darauf, was offen ist – nicht fünf private Wahrheiten.

Wie du speziell das info@-Postfach in den Griff bekommst, liest du im Artikel [info@ im Griff](/de/wissen/info-postfach-organisieren.html).