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title: "E-Rechnung-Pflicht: Was ab wann gilt"
description: "Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B stufenweise. Wer betroffen ist, welche Übergangsfristen laufen und was du jetzt konkret tun solltest."
type: "wissen"
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slug: "e-rechnung-pflicht"
source_language: "de"
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published: "2026-06-10"
status: "publish"
faq_json: [{"q":"Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?","a":"Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung folgt stufenweise über Übergangsfristen."}, {"q":"Ist ein PDF eine E-Rechnung?","a":"Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF zählt als sonstige Rechnung."}, {"q":"Betrifft die Pflicht auch Privatkunden-Rechnungen?","a":"Nein, die E-Rechnungspflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Endverbraucher sind nicht erfasst."}, {"q":"Was muss ich als Empfänger tun?","a":"Du musst E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können – ein E-Mail-Postfach für den Empfang gilt als ausreichend. Zusätzlich müssen die strukturierten Daten unverändert aufbewahrt werden."}, {"q":"Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?","a":"E-Rechnungen unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Wichtig: Aufbewahrt werden muss das strukturierte Original, nicht nur ein Ausdruck oder eine Bildkopie."}]
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Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B): Empfangen können muss seitdem grundsätzlich jedes betroffene Unternehmen, die Pflicht zur Ausstellung greift stufenweise über Übergangsfristen. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format nach der Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD.

## Was als E-Rechnung zählt

Entscheidend ist das Format. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten maschinenlesbar in einem strukturierten Datensatz:

- **XRechnung:** ein reines XML-Format, Standard vor allem bei öffentlichen Auftraggebern
- **ZUGFeRD:** ein Hybridformat – ein PDF zum Lesen plus eingebettetes XML für Maschinen

Ein gewöhnliches PDF oder eine Papierrechnung gelten seit der Neuregelung nur noch als „sonstige Rechnung". Sie dürfen in den Übergangsfristen weiter verwendet werden, erfüllen die E-Rechnungspflicht aber nicht.

## Der Zeitplan in Stufen

So ist die Einführung nach aktueller Rechtslage angelegt (Stand: Mitte 2026):

1. **Seit 1. Januar 2025:** Alle inländischen Unternehmen müssen im B2B E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht zunächst ein E-Mail-Postfach.
2. **Übergangsfrist bis Ende 2026:** Papier- und PDF-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin ausgestellt werden.
3. **Verlängerte Frist bis Ende 2027:** für Unternehmen unterhalb einer gesetzlich festgelegten Umsatzgrenze.
4. **Danach:** Die Ausstellung als E-Rechnung wird im B2B grundsätzlich zur Regel, mit gesetzlich definierten Ausnahmen.

Für Details und Sonderfälle lohnt der Blick in die aktuellen BMF-Schreiben oder das Gespräch mit deiner Steuerberatung – die Ausgestaltung wurde seit 2024 mehrfach konkretisiert.

## Wen die Pflicht betrifft – und wen nicht

Betroffen sind Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz im Inland. Nicht unter die Ausstellungspflicht fallen unter anderem Rechnungen an Endverbraucher (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Auch für Kleinunternehmer gibt es Erleichterungen bei der Ausstellung – empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Mehr dazu im Artikel [E-Rechnung für Kleinunternehmer](/de/wissen/e-rechnung-pflicht-kleinunternehmer.html).

## Was du jetzt konkret tun solltest

- **Empfang sicherstellen:** Lege ein festes Postfach für Eingangsrechnungen fest und kommuniziere es an Lieferanten.
- **Ablage regeln:** E-Rechnungen müssen im strukturierten Original aufbewahrt werden – ein Ausdruck genügt nicht. Du brauchst also eine digitale, geordnete Ablage.
- **Prozess vereinfachen:** Je weniger manuelle Schritte zwischen Eingang und Archiv liegen, desto weniger geht verloren.

Genau hier setzt [webRichtung documents](https://www.webrichtung.de/module/documents/) an: Du verbindest dein Rechnungspostfach, eingehende Anhänge werden automatisch importiert, gelesen und klassifiziert – und im GoBD-Archiv mit Object Lock für 6, 8 oder 10 Jahre unveränderbar aufbewahrt. Abgerechnet wird pro Dokument ab 0,09 € (0,06 € im Batch), ohne Grundgebühr.

## Häufige Missverständnisse

Drei Irrtümer begegnen uns rund um die E-Rechnungspflicht besonders oft:

- **„Ich schicke doch schon PDFs."** Ein PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – es fehlt der strukturierte Datensatz.
- **„Das betrifft nur Große."** Die Empfangspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße; nur bei der Ausstellung gibt es Erleichterungen und Übergangsfristen.
- **„Ich drucke die E-Rechnung aus und hefte sie ab."** Der Ausdruck ist nur ein Abbild – aufbewahrt werden muss das elektronische Original.

Wer Empfang, Ablage und Archivierung früh sauber aufsetzt, erledigt die Pflicht nebenbei – und profitiert sofort von durchsuchbaren, automatisch klassifizierten Belegen.

Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.