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title: "Dokumente per E-Mail importieren: Postfach anbinden, Anhänge automatisch ablegen"
description: "Rechnungen kommen per E-Mail – und bleiben im Postfach liegen. Wie der automatische E-Mail-Import Anhänge direkt in die Dokumentenablage bringt."
type: "wissen"
product: "documents"
slug: "dokumente-per-email-importieren"
source_language: "de"
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published: "2026-06-10"
status: "publish"
faq_json: [{"q":"Wie funktioniert der E-Mail-Import von Dokumenten?","a":"Du verbindest ein Postfach per IMAP und wählst die relevanten Ordner. Eingehende Anhänge werden ab dann automatisch importiert, gelesen und klassifiziert."}, {"q":"Werden ganze E-Mails oder nur Anhänge importiert?","a":"Importiert werden die Anhänge. Der Mail-Kontext – Absender, Betreff, Empfangsdatum – bleibt als Such- und Prüfkontext am Dokument erhalten."}, {"q":"Kann ich auch ältere E-Mails rückwirkend importieren?","a":"Ja. Über ein Startdatum läuft zunächst der historische Import, danach der laufende Sync. Den Zeitraum kannst du später rückwirkend erweitern, ohne das Postfach neu zu verbinden."}, {"q":"Welche Postfächer eignen sich für den Import?","a":"Vor allem Funktionspostfächer, über die Belege eingehen: rechnung@, buchhaltung@, info@. Wer das Postfach sehen darf, legst du je Postfach fest."}, {"q":"Was passiert mit den importierten Dokumenten?","a":"Sie landen im Arbeitsbereich, durchlaufen die normale Verarbeitung und sind danach über Inhalt, Typ, Datum und Betrag auffindbar – archivierbar im GoBD-Archiv."}]
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Dokumente per E-Mail zu importieren heißt: Du verbindest die Postfächer deiner Firma einmal per IMAP – und eingehende Anhänge wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge werden ab dann automatisch in die Dokumentenablage übernommen, gelesen und klassifiziert. Das manuelle „Anhang speichern, umbenennen, einsortieren" entfällt; der Mail-Kontext (Absender, Betreff, Empfangsdatum) bleibt als Prüfkontext am Dokument erhalten.

## Warum das Postfach die größte Beleglücke ist

Der Großteil der Geschäftsbelege kommt heute per E-Mail – und genau dort bleibt er oft liegen. Das Postfach ist aber keine Ablage: Anhänge sind nicht klassifiziert, nicht über Inhalte durchsuchbar und nicht geschützt aufbewahrt. Mails werden gelöscht, Postfächer bei Personalwechseln aufgelöst, und bei der Suche nach einer Rechnung von vor zwei Jahren beginnt das Scrollen. Wer seine Belegablage automatisieren will, fängt deshalb am besten beim Postfach an – nirgends ist der Hebel größer.

## So richtest du den Import ein

In [webRichtung documents](https://www.webrichtung.de/module/documents/) ist der E-Mail-Import in drei Schritten verbunden:

1. **Postfach verbinden** (per IMAP) und die relevanten **Ordner** wählen – einen, mehrere oder alle.
2. **Startdatum festlegen:** Ab dort läuft zunächst der historische Import, danach der laufende Sync.
3. **Fertig.** Neue Anhänge landen ab jetzt von selbst in der Ablage.

Gut zu wissen: Den historischen Zeitraum kannst du später rückwirkend erweitern, ohne das Postfach neu zu verbinden – praktisch, wenn du nach dem Start auch ältere Jahrgänge nachziehen willst. Die Postfächer deiner Organisation verwaltest du zentral; je Postfach legst du fest, wer verantwortlich ist und wer es sehen darf.

## Was importiert wird – und was nicht

- Importiert werden **Anhänge**, nicht vollständige Mailtexte als eigenes Dokument.
- Der **Mail-Kontext** (Absender, Betreff, Empfangsdatum) bleibt als Such- und Prüfkontext erhalten.
- Importierte Dokumente landen zunächst im **Arbeitsbereich** und durchlaufen die normale Verarbeitung: lesen, klassifizieren, durchsuchbar machen.

Danach findest du jeden Beleg über Inhalt, Dokumenttyp, Datum oder Betrag – und archivierst Abgeschlossenes im GoBD-Archiv mit Object Lock für 6, 8 oder 10 Jahre.

## Welche Postfächer du anbinden solltest

Starte mit den Funktionspostfächern, über die Belege fließen: rechnung@, buchhaltung@, eingang@ oder info@. Persönliche Postfächer folgen bei Bedarf – wichtiger ist die Teamregel, dass Lieferanten Rechnungen an die Funktionsadresse schicken. So entsteht ein Belegfluss, der ohne tägliches Zutun läuft.

## Tipps für einen sauberen Start

- **Klein anfangen:** Erst das Rechnungspostfach anbinden, Ergebnis eine Woche beobachten, dann weitere Postfächer ergänzen.
- **Startdatum bewusst wählen:** Für den Anfang reicht oft der Jahresbeginn – ältere Zeiträume ziehst du später rückwirkend nach.
- **Ordner gezielt auswählen:** Wenn ein Postfach auch Newsletter und Internes enthält, importiere nur die relevanten Ordner.
- **Klassifizierung stichprobenartig prüfen:** Gerade in den ersten Tagen lohnt der Blick, ob Typ, Datum und Betrag korrekt erkannt werden.

## Der rechtliche Blickwinkel

E-Mail-Anhänge wie Rechnungen sind aufbewahrungspflichtige Belege; das Postfach selbst erfüllt die Anforderungen an geordnete, unveränderbare Aufbewahrung in der Regel nicht. Der automatische Import schließt genau diese Lücke. Welche Mails darüber hinaus aufbewahrt werden sollten, erklärt der Artikel [E-Mails GoBD-konform archivieren](/de/wissen/gobd-email-archivierung.html).

Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.